Sofia Elmeholt, som nu arbetar som upphandlingskonsult på AdviceU, prisades med Handslaget 2014 för Härnösands kommuns livsmedelsupphandling. I flera artiklar på Inköpsrådet har hon delat med sig av sitt recept för en lyckad upphandling.
Informera, ta upp en dialog, förenkla samt dela upp varu- och geografiska områden så att även små leverantörer finner det mödan värt att lägga anbud. Ytterligare framgångsfaktorer är att ta bort logistiska hinder och få anbuds- och avtalstider att gå i takt med odlingssäsongerna.
– Vår målsättning var att öka konkurrensen utan att krångla till det så att de stora leverantörerna inte lämnade anbud alls, berättar Sofia Elmeholt.
Rent praktiskt handlar förenklingarna om att utföra separata upphandlingar av exempelvis grönsaker och kött. På så sätt slipper potatisodlaren plöja igenom alla krav på exempelvis djurskydd i förfrågningsunderlaget.
Dialog är avgörande för resultatet – och det gäller inte enbart vid upphandling av livsmedel. Softa Elmeholt menar att dialog inte behöver vara mer komplicerat än att lyfta luren för ett förutsättningslöst samtal. Dialogen ska heller inte begränsas till före upphandlingen:
– Även uppföljning av upphandlingen, efter det att avtal tecknats, ska präglas av god dialog.
Sofia Elmeholt pläderar också för nytänkande. Och att gå utanför de snäva ramar som vi skapat själva:
– Det handlar inte om att vi ska trampa upp stigar till våra förvaltningsrätter, men ibland måste vi lämna ”det vi alltid gjort” bakom oss och pröva våra goda intentioner.
Hon är övertygad om möjligheten att vara kreativ och ändå upprätthålla en rättssäker upphandlingsprocess.
