Foton var allmänna handlingar

Sammanfattning
Kammarrätten i Göteborg upphävde Region Hallands beslut i den del som avsåg att inte lämna ut fotografier som tagits vid en uppställning av produkter som offererats vid en upphandling. Eftersom uppställningen utgjort en del i utvärderingen i upphandlingen ansåg kammarrätten att fotografierna utgjorde allmänna handlingar.

Målet visades åter till Region Halland för prövning om handlingarna var offentliga.

Bakgrund
Region Halland genomförde en offentlig upphandling av mobila operationsbord. Som ett led i utvärderingen ställdes de offererade operationsborden upp på prov i Region Hallands lokaler och utvärderades av en arbetsgrupp utifrån ett antal bedömningspunkter. Under uppställningen hade arbetsgruppen möjlighet att göra enskilda minnesanteckningar och ta bilder.

Merivaara lämnade anbud i upphandlingen. I samband med tilldelningsbeslutet begärde bolaget att få ta del av samtliga handlingar som rörde utvärderingen av samtliga anbudsgivare.

Region Halland lämnade ut utvärderingsprotokoll som gällde Merivaaras eget anbud men inte de övrigas anbud med motiveringen att motsvarande enskilda utvärderingsprotokoll inte upprättats för övriga anbud.

Region Halland beslutade dessutom att inte lämna ut de fotografier och anteckningar som upprättats under provuppställningen och hänvisade till att minnesanteckningar och fotografier inte utgör allmänna handlingar enligt Tryckfrihetsförordningen,TF.

Kammarrättens bedömning
Kammarrätten framhöll att det saknades skäl att ifrågasätta Region Hallands uppgifter om att det saknades enskilda utvärderingsprotokoll för övriga anbud. När det gällde arbetsgruppens anteckningar konstaterade Region Halland  att anteckningarna inte hade tagits om hand av Region Halland och att det därför inte fanns några handlingar att lämna ut.

Även här ansåg kammarrätten att det inte fanns skäl att ifrågasätta Region Hallands uppgifter och överklagandet avslogs därför i dessa delar.  

Avseende fotografierna hävdade Region Halland att de var ett stöd i arbetsgruppens eget arbete och att fotografierna inte hade tillfört ärendet några nya sakuppgifter som påverkat utgången av upphandlingen.

Men kammarrätten ansåg att fotografierna hade tillfört ärendet nya sakuppgifter. Kammarrätten menade att provuppställningen och betygssättningen av operationsborden genomförts som ett led i utvärderingen.

Kammarrätten konstaterade att de omständigheter som framkommit vid provuppställningen, och som även dokumenterats genom de aktuella fotografierna, de facto hade legat till grund för anbudsutvärderingen.

Mot denna bakgrund nådde kammarrätten slutsatsen att fotografierna utgjorde allmänna handlingar och inte minnesanteckningar. Dessutom konstaterade kammarrätten att ärendet fotografierna hänförde sig till hade slutbehandlats hos Region Halland.

Kammarrätten upphävde därför det överklagade beslutet i den del som avsåg fotografierna och visade målet åter till Region Halland för prövning av om handlingarna var offentliga.

Analys
Rätten att ta del av handlingar avser initialt allmänna handlingar. Om en handling ska klassas som allmän avgörs utifrån bestämmelserna i TF. Med handling avses en framställning i skrift eller bild samt en upptagning som endast med tekniska hjälpmedel kan läsas eller avlyssnas eller uppfattas på annat sätt, se 2 kap. 3 § TF.

En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och anses inkommen till eller upprättad hos en myndighet, se 2 kap. 4 § TF.

Minnesanteckningar, utkast och koncept är föremål för särreglering, se 2 kap. 12 § TF. En minnesanteckning som har gjorts hos en myndighet och som inte har expedierats ska inte, trots att den är att anse som upprättad enligt 2 kap. 10 § TF, klassas som en allmän handling.

Minnesanteckningen anses dock vara upprättad om den tas om hand för arkivering. Med minnesanteckning avses promemorior och andra uppteckningar eller upptagningar som har kommit till endast för föredragning eller beredning av ett ärende, dock inte till den del de har tillfört ärendet någon sakuppgift.

Domen slår fast att anteckningar och fotografier som tillfört nya sakuppgifter utgör allmänna handlingar och inte minnesanteckningar. Utgången i målet är inte överraskande men är ändå intressant att belysa.

Den aktuella typen av handlingar kan innehålla uppgifter som är intressanta för anbudsgivare att ta del av, i synnerhet om anbudsgivaren tänker överpröva upphandlingen. I sammanhanget ska dock Kammarrätten i Stockholms dom i mål nr 2084-23 som meddelats tidigare i år särskilt nämnas.

Kammarrätten kom i domen fram till att tidpunkten för när upphandlingsärendet är slutbehandlat inträffar först efter att meddelat tilldelningsbeslut inte längre kan angripas rättsligt. Det innebär att en myndighet varken under avtalsspärren eller en överprövningsprocess behöver lämna ut hos myndigheten upprättade anteckningar eller fotografier som tillfört nya sakuppgifter i anbudsprövningen.

Sammantaget är domen en påminnelse om att anteckningar, fotografier eller annan dokumentation som använts som ett stöd i utvärderingen kan komma att utgöra en allmän handling. Avgörande blir om handlingen tillfört upphandlingsärendet någon sakuppgift.

Målnummer och domstol
Kammarrätten i Göteborgs dom den 26 oktober 2023 i mål nr 5963-23.

Juristpanelen