Från och med halvårsskiftet 2014 måste direktupphandlingar på belopp över 100 000 kronor dokumenteras. I Karlskoga slarvas det med den saken enligt en färsk revisionsrapport som gjorts av Pwc på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer.
Karlskoga kommuns upphandlingsenhet har hjälpsamt tagit fram en blankett och önskemålet är att skicka den till enheten för arkivering. Fast bland revisorernas 84 stickprovade direktupphandlingar var ingen dokumenterad enligt upphandlingsenhetens instruktioner.
Revisorerna rekommenderar att dokumentationen av direktupphandlingar ska sammanställas och förvaras centralt i kommunen av upphandlingsenheten.
Utöver att kravet på dokumentation inte efterlevs slår revisorerna ned på avsaknad av uppdaterade policys och riktlinjer i kommunen. Upphandlingspolicyn, som antogs i november 2012, är lätt antikverad då bland annat de regler för direktupphandling som ändras därefter inte finns med. Dessutom sker ingen strukturerad uppföljning.
Enligt Konkurrensverkets stora kartläggning av den förändrade direktupphandlingsgränsen finns det förbättringspotential vad gäller dokumentation av direktupphandlingar.
Av myndighetens rapport framgår exempelvis att ungefär en tredjedel av kommunerna inte samlar dokumentationen centralt. Med uppgifter utspridda på nämnder och förvaltningar försvåras möjligheterna att få kontroll över kommunens totala inköp från olika leverantörer.
Konkurrensverket har i samband med utredningar om otillåtna direktupphandlingar påpekat bristande dokumentation för kommunerna Eda, Klippan och Vårgårda. Inget ärende har dock hamnat i domstol. Än så länge, ska sägas, då verket sedan i höstas arbetar med tre tillsynsärenden som rör just dokumentationsplikten.
Karlskogarevisorernas skrivelse är ställd till kommunstyrelsen som ska svara senast 6 april.
Tyvärr är inte Karlskoga unikt på något sätt är min uppfattning. Nej när kravet på att annonsera köp över 100 tkr tappade vi denna ”boll” å det grövsta!