För 15-20 år sedan såg den offentliga upphandlingen helt annorlunda ut. En sak som var väldigt viktig och som både köparsidan och säljarsidan var duktiga på var att skapa, bibehålla och utveckla relationer med varandra.
Köpare och säljare kände varandras verksamheter bättre förr eftersom båda var experter på det som skulle upphandlas. De hade därför lättare att kommunicera och bygga relationer med varandra. Förhandlingar var det absolut vanligaste sättet att upphandla.
Som med allt annat fanns det de, både på köparsidan och säljarsidan, som utnyttjade detta på ett otillbörligt sätt, vilket var en av anledningarna till att upphandlingslagstiftningen stramades upp. Det var synd men nödvändigt.
Efter hand som upphandlingslagstiftningen har stramats upp har detaljregleringen skett på ett ibland kontraproduktivt sätt. Mer regler gör att det blir lättare att göra fel.
Då det numera köps varor, tjänster och entreprenader för över 800 miljarder kronor per år bara i Sverige, finns dessutom ett incitament att använda sig av dessa fel för att ta hem affärer.
Med felen kommer dessutom osäkerheten, och med den har det skapats en ”vi mot dem” känsla. Lägg därtill en rädsla för att kommunicera (som tyvärr fortfarande existerar), så blir det ännu lättare att missförstå snarare än att förstå. Vi får ibland till och med känslan av att man inte ens vill förstå varandra.
Med åren har detta inneburit en successiv urholkning av tilliten. Vi generaliserar såklart. Det saknas inte goda exempel på både upphandlare och leverantörer som är riktigt bra på att kommunicera och skapa tillit i såväl affär som relation. Men dessa exempel är för få. Borde inte frågan om tillit vara grundläggande för såväl köpare som säljare?
Beteenden som bygger på misstro skapar ännu fler problem. Problem som kanske inte ens finns. Den som misstror någon anar lätt ugglor i mossen oavsett om det finns några eller inte. Den som litar på någon gör det däremot inte, i varje fall inte reflexmässigt och i onödan. Vad hände med win-win?
”Tillit” skulle av någon kunna upplevas som ett abstrakt, eller till och med fluffigt begrepp. Kärnan i begreppet är dock ganska enkel. Tror jag att den jag agerar med säger det han/hon menar, kommer att agera på det sättet? Att den personen tror att jag säger det jag menar, och tror att jag kommer att agera som jag säger. Samt att båda parter i grunden har en tro på att den andre vill agera på ett sätt som faktiskt blir bra.
Som med alla frågor kan det här problematiseras mycket mer, men kärnan finns ändå här. Det intressanta är dock inte hur vi ser på frågan utan på vad var och en, köpare och säljare, gör för att skapa tillit i sin affär eller sin relation.
Det handlar alltså främst om två saker. Vad jag säger (skriver) och vad jag gör (beteenden). Och för att vara tydlig – jag behöver inte säga allt vad jag tycker och tänker – affärer är fortfarande en fråga om förhandling och att komma överens på en för parterna acceptabel (eller bra) nivå.
Men låt oss säga att upphandlaren uttrycker sig på ett sätt som visar att den upphandlande myndigheten har tänkt till, beskriver sitt behov på ett (tillräckligt) tydligt sätt, det vill säga så att den som läser förstår, bjuder in till dialog eller diskussion, svarar på inkomna frågor på ett nyanserat sätt, är öppen med varför ett beslut har blivit som det blivit och sedan följer det avtal som är tecknat (både där det är till för- och nackdel för upphandlande myndighet).
Och inte minst – visar att man är ute efter en äkta konkurrens för att få den bästa lösningen.
Låt oss sedan säga att leverantören bidrar i en dialog/diskussion genom att prata verksamhetens utmaningar och konkreta lösningar som leverantören kan bidra med, ställer relevanta frågor som visar på ett ärligt intresse, inte skickar in en överprövning efter att ha förlorat där frågan enbart gäller sådant som kunnat klagas på tidigare (avtalslängd, takvolymer med mera) och sedan följer det avtal som är tecknat (både där det är till för- och nackdel för leverantören).
Det här löser inte hela problematiken och kan tyckas vara självklart. Men handen på hjärtat, det är inte självklart. Vad är då problemet? Tar det för mycket tid? Tja, lite mer tid tar det nog, men sett till en tidslinje där det sker ett förarbete, en upphandling och en avtalstid på sisådär fyra år, handlar det inte om mycket tid. Är det svårt? Ja, kommunikation är inte alltid enkelt, men någonting som man helt enkelt måste behärska, oavsett om man är köpare eller säljare.
Det finns inte en enkel lösning. Fanns den hade det redan fungerat optimalt. Men lösningen är heller inte oöverstiglig. I likhet med många andra frågor handlar det om att börja någonstans. Tydligare, bättre och mer öppen kommunikation och ett sunt affärsmässigt agerande från alla sidor. Så skapar vi bra förutsättningar för goda affärer.
Juristpanelen
För att förbättra relationen mellan myndigheten och leverantör skulle jag vilja avskaffa titeln ” upphandlare ” och enbart använda titeln ” strategisk inköpare ”.
Jag anser att titeln ”upphandlare” ger en alltför stark association till LO Upphandling och ett strikt förhållande till allt.
Att köpa in varor och tjänster innebär inte enbart att skriva underlag , annonsera , utvärdera och tilldela. Jobbet handlar om att vårda relationerna till de olika leverantörerna, få dem att förstå att de behöver
1. förhålla sig till regler,
2. vilja leverera,
3. mer och bättre utbildning inom LOU,
4. förstå att man förlorar/ vinner uppdrag
Många leverantörer förstår, men många leverantörer förstår inte heller och då gäller det att ta tjuren vid hornen , lyfta telefonen och förklara utan att glömma bort dem som faktiskt levererar eller bara ha en trevlig och förklarande ton i samband med frågor och svar. Trots allt är efter en upphandling även före en upphandling. Med det önskar jag alla som läser detta en trevlig långhelg!
Att upphandlande part har en hearing med den marknad man vänder sig till innan krav och formuleringar tagit färdig form har visat sig framgångsrikt när det gäller att minimera överprövningar. Det finns enkla sätt idag att genomföra en hearing och borde kunna vara ett verktyg som båda parter skulle lära sig mycket av gällande varandras behov och orsak till kravställning
Håller med, men vill ändå tydliggöra. LOU handlar inte om relationer överhuvudtaget och ska inte handla om relationer. Det har över hela världen alltid varit ”relationer” som lagstiftarna vill komma till rätta med upphandlingsrättslig lagstiftning.
Förr, när jag jobbade för Sveriges tre största bygg- och anläggningsföretag, fick man alltid alla jobb, om man kände rätt personer och förhandlingar fanns i princip inte. ”Det kostar vad det kostar” brukade vi säga inom byggsvängen, och i detta ingick också så gott som alltid någon form av gratis ”extra” arbete på beslutsfattarnas privata fastigheter eller kraftigt subventionerade arbeten.
Vi ville alltid ha relationer med alla beslutsfattare och bjöd också mer än gärna på vidlyftiga representationsmiddagar, som tacksamt togs emot, så ofta vi hade möjlighet.
Relationsbyggande är en farlig väg, om vi inte vill tillbaka helt till det glada 80-talet och det är svårt att dra gränser i praktiken.
När det gäller tydlig och samtidig kommunikation, är detta A och O.
I verkligheten är relationer fortfarande nästan lika viktigt som på 80-talet och många tjänstemän vill fortfarande bli ”smörjda”. Mitt nuvarande företags policy förbjuder detta, vilket är helt rätt, men det är också en av anledningarna till att vi undviker offentliga upphandlingar, eftersom det då är svårt att konkurrera på lika villkor.
Upphandlande myndigheter i Sverige, behöver se sig själva i spegeln och fundera både en och tio gånger över varför så få företag intresserar sig för en marknad värd snudd på 1 000 miljarder kr. Lagstiftarna behöver också igår göra något åt den omfattande korruptionen som vi idag har i Sverige vid upphandlingar, liksom export, där till och med regeringen gå ut och alltid hjälper samma ägares företag, trots att de satt i system att göra affärer med hjälp av mutor.
Herrar Johan Stern och Björn Bergström, var har ni fått uppfattningen att Sverige har många överprövningar ifrån? Med referens till bl a Ellen Hausel Heldahl på Svenskt Näringsliv vill jag söka slå hål på myten.
Sverige ligger i mittfältet när det kommer till överprövningar. Vad vi, till skillnad från andra länder har, är två saker som skapar illusionen av många överprövningar. Vi har tre förvaltningsrättsliga instanser och bra statistik. I många länder förs inte statistik förrän på nivå motsvarande Kammarrätt. Andra länder har klagenämnder eller abituration committes och de fallen som tas upp där räknas inte heller förrän i de sällsynta fall leverantören väljer civilrättslig process.
Det är beklagligt att statsrådet Shekarabi inte tog reda på fakta i stället för att lyssna på partsintressen innan beslut togs om utredning.