Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Nyheter
    • Arbetsmarknad
      • Karriär
      • Lön
    • Bransch
      • IT
      • Livsmedel
      • Samhällsbyggnad
      • Transport
      • Utbildning
      • Vård & omsorg
      • Övriga tjänster
    • Hållbarhet
      • Miljökrav
      • Sociala krav
    • Innovation
    • Juridik
      • Avtal
      • Korruption
      • Lagstiftning
      • Upphandlingsavgift
      • Överprövning
    • Praktiskt
      • Metod
      • Upphandlingsstöd
      • Utvärderingsmodell
    • Samhälle
      • EU
      • Insyn
      • Konkurrens
      • Politik
    • Upphandling
      • Dialog
      • Direktupphandling
      • Förfrågningsunderlag
      • Ramavtal
      • Uppföljning
      • Anbud
  • Domstolskoll
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
    • Praxisdagen • 28 november • Göteborg
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Vi som jobbar här
    • Integritetsspolicy

Bättre lösningar med funktion

Rädsla för att prova något nytt i kombination med ovana gör att upphandlare inte gärna väljer att upphandla med funktion trots de uppenbara fördelarna. Lösningen är kunskap – och att börja i det lilla.

| 2018-09-03

I en traditionell upphandling tänker du dig en viss lösning och ställer kraven efter det. Det brukar ofta vara väldigt detaljerade krav som tar många timmar att jobba fram för upphandlaren. Risken är dessutom påtaglig att upphandlaren bestämmer vad som ska köpas innan man vet vilka lösningar som finns.

Mats Lindbäck som är lärare på utbildningen ”Upphandla funktion i praktiken” menar att det kan bli en mycket bättre upphandling med funktionskrav. Det är ofta leverantörerna som vet vilka lösningar som passar bäst i olika sammanhang. Men frågar du inte efter lösningar får du heller aldrig ett anbud med olika innovativa alternativ.

– När jag frågar upphandlare varför de inte gör funktionsupphandlingar får jag svaret att det känns svårt och läskigt. De är vana att göra på ett sätt sedan tidigare och då känns det säkrare även om det blir sämre, kostar mer och tar längre tid, konstaterar Mats Lindbäck.

Du kan upphandla funktion i både mindre och större grad. Det kan mer vara ett tankesätt vid kravställningen att du inte berättar för leverantörerna hur de ska lösa en uppgift eller vilken produkt det ska vara och hur den ska vara utformad. Leverantören får då möjlighet att använda sin innovativa förmåga för att föreslå en lösning oavsett om det är en vara eller en tjänst.

– Jag försöker få upphandlare att för varje liten del tänka: Kan jag ställa funktionskrav här och vad skulle det i så fall vara? I en upphandling kan du handla en mängd saker och då kan du välja att göra en traditionell upphandling till 90 procent och i en liten del ställa funktionskrav, säger Mats Lindbäck.

Ju mer du använder leverantörernas erfarenhet desto bättre lösningar kan du få.

– Det är bara om du vet att det du ska upphandla måste vara på ett visst sätt som du inte ska använda funktion. Gäller det exempelvis en kontorsprodukt kan det vara svårt att vara så hemskt innovativ och då är det bara dumt att göra en funktionsupphandling.

Om man väljer att funktionsupphandla kan det bli mycket bättre med förhandling. En leverantör kan ha flera alternativ för att lösa en uppgift. Då är det en verklig fördel att du som köpare kan välja vilket alternativ du vill prata vidare om och ni kan förstå varandra bättre.

– LOU är otroligt fyrkantigt. Har man missförstått varandra är det väldigt svårt att klara ut det om du inte har valt förhandling. Det du har skrivit som ska-krav kan du aldrig backa på.

Med förhandling kan du nå en bättre lösning dels genom att ni kan ha en dialog där leverantören får möjlighet att justera sin lösning och ändra på priserna. Dels kan ni jobba fram en lösning som passar dig som köpare bättre och som matchar de behov du har.

– Många upphandlare tror att man inte kan jämföra päron och äpplen. Men det kommer jag att visa på kursen att du med en utvärderingsmodell faktiskt kan ställa en lösning med högre kvalitet mot en annan lösning. Och göra den jämförelsen på ett schyst sätt.

Varför kvalificerar du dig som lärare för den här utbildningen?
– Jag har många års erfarenhet av funktionsupphandlingar både av att göra dem själv och att som upphandlingskonsult hjälpa andra organisationer. Sedan har jag skrivit en hel del om funktion i min bok ”Metodhandboken”.

Vad får man lära sig på kursen?
– Du kommer att förstå vad funktionsupphandling är ända ner till hur du skriver ett underlag. Vi går även igenom hur du skriver ett underlag så att det går att förhandla och du får exempel på hur du kan genomföra en förhandling under en upphandling.

Vem vänder sig kursen till?
– Målgruppen är upphandlare som vill ha lite mer råd, få inspiration och se exempel innan de vågar prova funktionsupphandling. Den vänder sig även till upphandlingschefer som har som mål att öka graden funktionsupphandlingar som görs och därför vill kunna greppa området.

FAKTA:
Mats Lindbäcks 3 bästa tips
* Lägg mer tid på förberedelser. Kika om någon gjort det här tidigare, ta hjälp av någon eller prata med leverantören – kanske har de några goda exempel?
* Våga låta bli att reglera leverantören när det gäller detaljer.
* Välj förhandling. Det ger större frihetsgrad att klara ut missförstånd.

[Utbildning_Funktion]

Annons

Lär dig förhandla inom LOU
Vill du bli bättre på att utnyttja de möjligheter till förhandling som LOU trots allt ger? Vill du bli bättre på att förhandla? Då är utbildningen Praktisk förhandlingsteknik under Petra Rantzows ledning rätt utbildning för dig. Läs mer här >>

Läs mer: FörhandlingKarriärMetodPraktisktUpphandlingUtbildning

Maria Agrén

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

IT-upphandlare till Säkerhetspolisen

Upphandlare till Sollentuna kommun

  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet
ANNONS FRÅN INKÖPSRÅDET

Terrorhot — så påverkas upphandlingar

Terrorhotnivån har höjts från en trea till en fyra på den femgradiga skala som Säpo använder för att gradera hotbilden mot Sverige. En ökad hotbild kan även påverka den säkerhetsskyddsbedömning och lämplighetsprövning som ska ske innan en säkerhetsskyddad upphandling genomförs, skriver Viktor Robertson.

Håll dig informerad

Prenumerera på Inköpsrådets kostnadsfria nyhetsbrev.

Prenumerera, v2
Specialområde
Sending

Hållbart beställarengagemangHållbart beställarengagemang
Kammarrätten vägleder om preklusionKammarrätten vägleder om preklusion
Varför samarbetar inte fler företag?Varför samarbetar inte fler företag?
Hyresundantag och byggherretjänstHyresundantag och byggherretjänst
Svepande påståenden räcker inteSvepande påståenden räcker inte
Myndighets mejl måste lämnas utMyndighets mejl måste lämnas ut
”Mer av detta” – Praxisdagen 2023”Mer av detta” – Praxisdagen 2023
Koncession blev lösningen för äldreKoncession blev lösningen för äldre
ANNONS FRÅN AFF

Vem ska vara ombud för entreprenaden?

Vi håller på med en upphandling av parkskötsel. Vem ska stå som ombud för entreprenaden? Vi på upphandlingsenheten ansvarar för alla avtal och borde vara ombud, samtidigt är det parkavdelningen som ska sköta entreprenaden operativt. Vad säger Aff?

Nytt från Upphandling24

  • Här är alla nya tröskelvärden
  • Fortsätter outsourca upphandling
  • Prisas för uppsats om priser
  • Driver digitalisering på UHM
  • Överprövningar ner 17 procent
  • Lycksele upphandlar kossor
  • Tar täten för konsumentmakt

Åsikter på sajten

  • Varför samarbetar inte fler företag?Det stora problemet med konsortieanbud är ansvarsfrågan. Väldigt få leverantörer vill ta ansvar för andra leverantörers arbete så som sitt...
  • Svepande påståenden räcker inteDet "krävs att leverantören för fram omständigheter till stöd för att samtliga rekvisit av ett undantag inte är uppfyllda för...
  • Så hanteras anbud från samma företagVad skulle den bestå av? frågeställningen, kan nollas genom begreppet: specialistkunskap i områdets efterfrågade kvalitetskrav, som exempel!
  • Koncession blev lösningen för äldreIntressant. Hur förhåller sig det till lagen om kommunala befogenheter? Där får ju avgiften inte vara högre än kommunens självkostnad...
  • Fel förkasta försenad förklaringAnna, dessvärre är den del av HFD 2013 ref. 5 som du citerar förlegad i och med LOU:s senaste ändringar...
  • Kontrollfråga var inte kompletteringJag tycker principiellt att upphandlingar där UM ställer krav utan att ge sig själv rimliga förutsättningar för att kontrollera kraven...
  • Fel förkasta försenad förklaringInstämmer med alla kommentarer bortsett från Anna S. Denna dom ställer hela lagstiftningen på kant. Men kanske förvaltningsdomstolarna har för...
  • Tre saker att tänka på vid spendanalysJag tycker att en egen enkel struktur är att föredra, men för att göra detta och få ett bra resultat...
  • Kontrollfråga var inte kompletteringRättelse: Nej, det uppställs inget krav på att redovisa belopp men det förutsetts att åberopade referensprojekt uppfyller beloppskravet.
  • Kontrollfråga var inte kompletteringArtikeln innehåller några saker värda att kommentera. FR gör en sannolikhetsbedömning som är märklig. En uppgift som lämnas i ett...

Senaste inläggen

  • Hållbart beställarengagemang
  • Kammarrätten vägleder om preklusion
  • Varför samarbetar inte fler företag?
  • Hyresundantag och byggherretjänst
  • Svepande påståenden räcker inte
  • Myndighets mejl måste lämnas ut
  • ”Mer av detta” – Praxisdagen 2023
  • Koncession blev lösningen för äldre
  • Skada trots passivitet
  • Försörjningsberedskapen ska stärkas
  • Hållbara inköp i framtiden
  • Kontrollfråga var inte komplettering
  • Utländska investeringar kan stoppas
  • Fler hittar till den offentliga affären
  • En vara eller inte vara?

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Leda upphandlingar effektivt | 30 november
  • LOU på två dagar | 6-7 december
  • Entreprenadupphandling och AMA AF | 11 december
  • Ramavtal – fördjupningskurs | 18 januari 2024
  • Hållbar upphandling | 7 maj 2024
  • Anbudsutvärdering | Våren 2024
  • Agil upphandling | Våren 2024
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | Våren 2024
  • Säkerhetsskyddad upphandling | Våren 2024
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | Våren 2024
  • Få fart på er avtals­förvaltning | Våren 2024
  • Förhandling som redskap inom offentlig upphandling | Våren 2024
  • Kvalificerad IT-upphandlare | Våren 2024