Skälig tid för att komma in med anbud

Fråga: Vi har bestämt oss för att delta i en offentlig upphandling som genomförs som ett förenklat förfarande enligt 19 kap. LOU. Vi anser att den tidsfrist för anbud som den upphandlande myndigheten har bestämt är för kort. Hur kort får egentligen en tidsfrist för anbud vara och finns det någonting som man som anbudsgivare kan göra för att påverka tidsfristen?

Svar: Tack för din fråga! Som anbudsgivare i en upphandling måste man alltid se till att inkomma med ett anbud inom den tid som den upphandlande myndigheten har bestämt. Därför är frågan om hur kort en tidsfrist får vara för att inkomma med anbud  mycket relevant.

Regeln om tidsfrister för anbud i upphandlingar under tröskelvärdet finns i 19 kap. 15 § LOU. Enligt bestämmelsen ska anbudsgivare ges skälig tid att inkomma med anbud. Hur lång tidsfristen måste vara för att anbudsgivarna ska anses ha fått skälig tid på sig framgår inte uttryckligen av bestämmelsen.

Vad som utgör en skälig anbudstid måste avgöras i varje enskilt fall. För att avgöra vilka faktorer som kan beaktas vid en sådan skälighetsbedömning är det möjligt att hämta ledning från bestämmelsen om tidsfrister på det direktivstyrda området, även om denna inte är direkt tillämplig vid upphandling enligt 19 kap. LOU.

Enligt 11 kap. 1 § LOU ska särskild hänsyn tas till upphandlingens komplexitet och hur lång tid leverantörer kan antas behöva för att utarbeta anbuden. Den bestämmelsen påminner om att fristerna i 11 kap. LOU är minimifrister och att anbudstiden alltid måste sättas efter varje upphandlings särskilda förhållanden.

Tidsfristen för att komma in med anbud ska vid användning av exempelvis ett öppet förfarande vara minst 35 dagar enligt 11 kap. 2 § LOU. Även om några uttryckliga minimifrister inte anges i 19 kap. LOU kan de minimifrister som anges i 11 kap. LOU tjäna som vägledning.

Ytterst är det dock proportionalitetsprincipen och likabehandlingsprincipen i 4 kap. 1 § LOU som är avgörande för om en tidsfrist är skälig.

En upphandlande myndighet och enhet kan också som hjälpregel utgå från hur lång tid det tog för myndigheten att ta fram ett upphandlingsdokument. Om myndigheten har skickat utkast på upphandlingsdokument på remiss rekommenderar jag att den då också ber om synpunkter från leverantörerna på hur lång anbudstiden bör vara.

Av praxis framgår tydligt att upphandlingsföremålet är styrande för vad som är skälig tid att inkomma med anbud.  Bland äldre praxis måste RÅ 1999 not 1 nämnas. En anbudstid om en dryg månad ansågs vara för kort för att lämna anbud på barn- och ungdomstandvård för tio geografiskt begränsade områden (förenklat förfarande).

Kammarrätten i Stockholm har i dom den 23 maj 2012 i mål nr 114-12 konstaterat att en anbudstid på 40 dagar inte var tillräcklig med hänsyn till att upphandlingen rörde tekniskt avancerad utrustning och att den var förhållandevis komplex (öppet förfarande).

Om en upphandling förändras under förfarandets gång kan det innebära att den upphandlande myndigheten har en skyldighet att förlänga anbudstiden. Så kan vara fallet om myndigheten till exempel besvarar frågor från potentiella anbudsgivare under förfarandet och genom sina svar gör ändringar i upphandlingsdokumenten.

I Kammarrätten i Jönköpings dom den 28 maj 2015 i mål nummer 2805-14 hade en upphandlande myndighet efter att flera frågor från anbudsgivarna inkommit justerat upphandlingsdokumentet 16 dagar innan anbudstiden löpte ut. Upphandlingen gällde ett ramavtal avseende gymnasial vuxenutbildning. Justeringen innebar att anbudsgivarna skulle erbjuda 1900 utbildningspoäng i stället för 1200 poäng.

Förvaltningsrätten konstaterade att denna förändring medförde att anbudsgivarna var tvungna att komponera nya utbildningspaket och således anpassa sina anbud. Enligt förvaltningsrätten hade anbudsgivarna inte givits tillräcklig tid att göra en sådan anpassning. Av detta skäl beslutades att upphandlingen skulle göras om beträffande det aktuella anbudsområdet.

Kammarrätten instämde i förvaltningsrättens bedömning och avslog den upphandlande myndighetens överklagande. Anbudstiden var således inte skälig utan för kort och upphandlingen skulle göras om (förenklat förfarande).

Att tidsfristen för anbud är tillräckligt lång är viktigt även ur den upphandlande myndighetens perspektiv. I de fall leverantörerna inte ges tillräcklig tid att utarbeta bra anbud finns risk för dels att inga anbud alls lämnas, dels att de anbud som inkommer brister i kvalitet eller annars inte tillgodoser den upphandlande myndighetens behov på bästa tänkbara sätt.

Att utforma anbudstiden med hänsyn till den tid som behövs för att lämna ett konkurrenskraftigt anbud gynnar därmed både beställaren och leverantörerna!

Om ni anser att anbudstiden är för kort så är det bra att så tidigt som möjligt uppmärksamma den upphandlande myndigheten på det. Detta kan ni göra genom funktionen frågor & svar eller genom att kontakta myndigheten direkt. Det är då bra att informera om skälen till att ni önskar en längre tidsfrist och att detta skulle gynna inte bara er utan också den upphandlande myndigheten.

Skulle den upphandlande myndigheten inte hörsamma ert önskemål är det möjligt att ansöka om överprövning av upphandlingen.

Hoppas att mitt svar kan hjälpa dig vidare!

Anna Ulfsdotter Forssell
Ulfsdotter Law