Så fick Värmdö jätteavtalet i mål

Nio avtalsområden med 15 leverantörer per område. Det är ingen liten upphandling av stödboende som Värmdö kommun nyligen avslutat. 

Det fyraåriga avtal som träder i kraft i februari 2022, och som i vissa delar även omfattar Tyresö kommun, har ett beräknat värde på 110 miljoner kronor. 

Said Mousavi, chef för avdelningen för kvalitet och utveckling på Individ- och arbetslivskontoret på Värmdö kommun, har ansvarat för upphandlingen.

Han lyfter fram det goda samarbetat som hans avdelning haft med upphandlingsenheten och med IFO-verksamheterna (individ och familjeomsorg) i de båda kommunerna. 

– Vi har lyckats ha en tät dialog med korta möten och snabba svar, säger han.

En förutsättning för detta är att man haft tydliga spelregler. Vem som förväntas göra vad och vem som tar över om någon exempelvis är sjukskriven så att inte arbetet försenas.

– Det handlar om att få en samsyn, att vi verkligen förstår vilket behov verksamheterna har. Om inte alla lägger den tid som behövs får vi inte ett bra resultat. Och verksamhetscheferna har säkerställt att det funnits resurser, säger Said Mousavi.

Marianne Zetherlund är samordnare för avtals- och upphandlingsfrågor på samma avdelning som Said Mousavi och har arbetat med upphandlingen.

Vilka har utmaningarna varit?

– Att få fram exakt vad verksamheterna vill ha och att sedan ställa rimliga krav som det är möjligt för anbudsgivarna att förstå och besvara. Det är ett komplicerat område för sårbara målgrupper. 

När sista anbudsdag passerats i slutet av maj hade 211 anbud från 63 unika företag kommit in.

Knappt 190 anbud uppfyllde de formella kraven och gick vidare till utvärdering.  Leverantörerna rangordnades sedan efter pris, och 15 företag per anbudsområde fick teckna avtal. 

– Efter en dialog med verksamheterna såg vi det inte som nödvändigt att utvärdera även kvalitet. Däremot kan de som avropar frångå rangordningen om det finns särskilda krav, säger Marianne Zetherlund.

För att spara tid gjordes ingen RFI, något som med facit i hand hade varit bra, enligt Marianne Zetherlund.

– Till skillnad från tidigare upphandling ställde vi nu krav på viss bemanning. Det ledde till många frågor som hade varit lättare att ta innan upphandlingen gick ut. 

En leverantör som blivit utesluten överprövade men återkallade sedan sitt överklagande. 

Förra gången stödboende upphandlades var Nacka kommun inköpscentral, men det var inte aktuellt nu.

Tyresö är med på fyra av de nio avtalsområdena, men tecknar själv egna avtal och följer upp dem. 

– Därmed har de direktkontakt med leverantörerna, vilket vi tycker är en bra lösning, säger Said Mousavi.

I nästa upphandling, som omfattar HVB barn och unga, är det Tyresö som upphandlar för dem båda.