Ny modell ger Täby rätt fokus

Hösten 2020 gick Täby kommuns upphandlingsenhet i graven. I stället skapades en inköpsenhet med både upphandlare och avtalsförvaltare, de senare hade tidigare tillhört en egen enhet.

– Nu äger vi hela inköpsprocessen, tidigare har vi bara pratat upphandling, säger Vendela Emmelin som i samma veva ändrade titel från upphandlingschef till inköpschef. 

I dag består enheten av 12 personer som sköter kommunens upphandlingar, förvaltar kommunövergripandeavtal och stöttar verksamheterna i inköpsrelaterade frågor.

– Verksamheterna får samma stöd som förut. Men det finns ett viktigt signalvärde i vårt namnbyte: att hela inköpsprocessen är viktig och att upphandling och förvaltning är lika viktigt.

En av uppgifterna för den nya enheten har varit att ta fram en ny modell för klassificering av upphandlingar och avtal utifrån deras strategiska betydelse. Upphandlingar och avtal kommer att riskbedöms och klassificeras, något förenklat, som antingen strategiska avtal eller standardavtal.

– Det hjälper oss att anpassa fokus och prioritera våra resurser. Målet är att kunna lägga fokus på de upphandlingar och avtal som gör störst nytta för våra invånare, säger Vendela Emmelin.

Just nu pågår ett stresstest av klassificeringsmodellen på äldreomsorgens avtal. Slår det här väl ut kommer modellen erbjudas alla verksamheter.

– Målet är att öka kommunens inköpsmognad och föra en bättre dialog med leverantörerna.

Bakgrunden till att Täby tagit ett grepp om hela inköpsprocessen var ett beslut i kommunstyrelsen 2019 om att effektivisera och möjliggöra en ökad kontroll av inköpen.

– Steg ett har varit att få kontroll på kommunens inköp och klassificeringsmodellen har varit en del i detta arbete. Vi har utgått mycket från Upphandlingsmyndighetens material. Vi har också tittat mycket på hur andra kommuner gjort. 

Vendela Emmelin känner ett starkt stöd från både kommunledning och politiker i förändringsarbetet.

– Men det gäller att vara medveten om att resan tar tid.