Del 5: Strukturera krav

ARTIKELSERIE Med rätt struktur på kraven i förfrågningsunderlaget har leverantörerna lättare att förstå och tolka underlaget. Här ges förslag hur kraven lämpligen kan struktureras.


Inköpsrådet publicerar en serie med utdrag ur boken Metodhandboken av Mats Lindbäck. Det här är en del i den serien, för övriga avsnitt se längst ned i texten.

Att krav struktureras är viktigt för att kunna genomföra en upphandling på ett effektivt sätt. Ett välstrukturerat underlag gör det också enklare att förstå. Det är en fördel om krav (oavsett kravtyp) inom ett och samma område samlas på en plats i underlaget i stället för att spridas över hela underlaget. Det är alltså en sämre metod att samla de obligatoriska kraven på en plats och utvärderingskriterierna på en annan plats i upphandlingens underlag. Det sistnämnda kan måhända uppfattas som effektivt för en upphandlare. Dock bör prioriteten ligga på att leverantörerna ska förstå underlaget.

I detta avsnitt beskrivs:

  • en metod för att stegvis strukturera kravställningen vid en upphandling
  • tre allmänna struktureringsregler
  • skillnaden mellan en platt och en hierarkisk struktur
  • fördelarna med en hierarkisk struktur
  • integrerad och separerad skrivning av krav i underlag.

Det är en fördel att skapa kravområden och krav utan att fastna i detaljer. Syftet med metoden som beskrivs i det följande är inledningsvis att skapa en struktur med kravområden, inte att identifiera och formulera alla krav.

Att avgöra vilken kategori av krav (obligatoriskt eller kriterium) som ett enskilt krav ska klassas som kan med fördel vänta. De formella kraven och beviskraven i en upphandling kan också vänta.

Steg 1: Fasta huvudområden
Struktureringen innebär inledningsvis att kravområden skapas baserat på vilken del av ett underlag som kraven bör placeras inom. Därmed skapas följande tre fasta så kallade huvudområden:

  • leverantörskrav
  • sakkrav
  • avtalsvillkor.

Steg 2: Skapa kravområden
I nästa steg skapas kravområden på rubriknivå på valfritt sätt. Kraven ska sedan sorteras till huvudområdena. De kravområden som skapas baseras på vilka områden som upphandlaren förväntar sig att definiera krav inom, men kan givetvis kompletteras med kravområden som upphandlaren inte kunde förutse under processen.

Figuren nedan visar ett exempel på kravområden inom en upphandling av IT-drift som skapats på en whiteboard, så att en arbetsgrupp kan jobba gemensamt och se resultatet växa fram på tavlan. I exemplet är följande kravområden skapade för huvudområdet sakkrav: pris, helpdesk, arbetsplats, skrivare, miljö. Dessa områden kan med fördel skapas utan att man behöver ta ställning till om kraven ska vara obligatoriska att uppfylla eller om de ska vara kriterier. I detta skede har man endast skapat utrymme för krav inom ett antal kravområden, för att i ett senare skede fylla tavlan med konkreta krav.

Steg 3: Skapa krav och flera kravområden
I steg 3 listas enskilda krav. Dessa placeras i kravområdena. Figuren nedan visar hur gula lappar använts för att lista kraven, som sorteras till rätt kravområde. Skriv kort; i detta skede är det inte viktigt att formulera kraven eller att avgöra vilka krav som ska vara obligatoriska krav och vilka som ska vara kriterier. Det viktiga är att den som skrev kravet kan förklara det för andra personer vid en genomgång. I ett senare skede ska kraven förädlas.

Skapa även underområden till kravområdena vid behov. Figuren till höger visar ett exempel på hur krav sorteras till underområdena tangentbord och bildskärm för kravområdet arbetsplats.

 

Steg 4: Ta strukturen till underlaget
Det gemensamma whiteboard-arbetet ger att antal grupper med krav. Dessa kan nu struktureras i ett underlag.

Om man inte föredrar att fortsätta arbetet på en whiteboard kan det vara lämpligt att gå över till elektronisk form. Överför innehållet från tavlan till det format du vill jobba med (ordbehandlare, upphandlingsverktyg etc.). Exempelvis kan krav och kravområdena som identifierats i steg 3 ge struktur på sakkraven i kravspecifikationen som i figuren nedan.

Steg 5: Struktur med produktområden
Nästa fråga är att avgöra om några kravområden ska delas in i så kallade produktområden för att utvärderas separat och oberoende av varandra. Här inkluderas både varor och tjänster i begreppet produkt. I figuren nedan skapas produktområdena Skrivare och Arbetsplats för att dessa inte har med varandra att göra. De krav inom miljö som har med Skrivare respektive Arbetsplats att göra har också dubblerats till dessa produktområden. Krav inom helpdesk är ett generellt område som man anser har samma utformning för båda produktområdena. Det kan därför läggas fristående under generella krav. Observera att strukturen fortfarande utförs utan att separera obligatoriska krav från kriterier. Strukturen kan bli som i figuren nedan.

 

Steg 6: Struktur med anbudsområden
Ska en vinnare utses i upphandlingen eller ska upphandlingen delas upp i anbudsområden med en vinnare per anbudsområde? Hoppa över detta steg om en uppdelning i anbudsområden inte är aktuell. Med anbudsområden ska utvärderingen inom ett anbudsområde vara oberoende av resultatet inom andra anbudsområden. Därför är det lämpligt att särskilja kraven för anbudsområdena strukturmässigt sett. Med en indelning i anbudsområdena Arbetsplats och Skrivare kan strukturen se ut som i figuren nedan, antingen som exemplet till vänster eller till höger.

Steg 7: Pris i strukturen
Nästa fråga är priskravens placering i strukturen. Med priskrav avses här vanligen att köparen efterfrågar pris eller priser för produkterna. Ofta är det en fördel att samla alla priskrav på en plats i stället för att sprida dem i strukturen. Det viktiga är dock att priskraven kopplas till rätt kravområden i strukturen, så att det blir tydligt vilka krav som ska uppfyllas när priset anges. I figuren nedan har priskraven samlats på en plats i strukturen.

Regler vid strukturering av krav
Vid arbete med att strukturera kravområden och krav kan följande regler vara till hjälp. Dessa regler är relevanta oavsett vilken struktureringsmetod som används. Reglerna förklaras nedan och strukturen illustreras med ett så kallat kravträd.

Fullständighet: Se till att summan av kravområden/krav täcker det som ska upphandlas.

Exklusivitet: Dubblera inte kravområden/krav.

Begränsat antal: Använd högst sju objekt per område.

Fullständighet
Då ett område byggs upp av flera underområden/krav ska summan av dessa motsvara området. I figur en nedan består området Miljö av kraven Krom och Lack. Detta betyder att de enda miljöaspekter som bedöms är de som hör till Krom och Lack. När krav skapas är det alltså viktigt att dessa fullständigt beskriver det man vill pröva och utvärdera inom miljöområdet, eftersom det inte går att tillföra nya underområden/krav när underlaget har publicerats.

Exklusivitet
Ett krav bör inte dubbleras, det ska helst vara exklusivt. Med andra ord ska en egenskap bara räknas en gång då resultatet räknas samman. Problem kan uppstå om till exempel kriteriet pris placeras på flera platser i strukturen som i figuren nedan. Det är knappast så att leverantörerna kan ange pris för miljöegenskaperna separat, utan priset bör i stället efterfrågas på ett ställe i strukturen.

 

Begränsat antal objekt
Det finns i princip ingen gräns för antalet områden eller krav som får användas. I figuren nedan hör underområdena Inställningar och Städbarhet till kravområdet Funktion.

En regel är dock att hålla sig till maximalt sju kravområden. I figuren ovan finns fem kravområden inom området Inställningar. Forskning inom beslutsstöd visar att människan presterar bäst då hon inte har för många aspekter att beakta samtidigt, därav begränsningen till maximalt sju.

Platt eller hierarkisk kravstruktur för områden/krav
Man brukar skilja mellan platt och hierarkisk kravstruktur för områden och krav. Med platt kravstruktur avses att alla krav ställs bredvid varandra. En hierarkisk kravstruktur innebär att varje område/krav ställs i relation till ett överliggande krav eller område, som fortsättningsvis kallas objekt. Denna relation i den hierarkiska strukturen gör att man inte behöver vara lika detaljerad i sina förklaringar och namngivning av underområden/krav eftersom det framgår av strukturen. Man brukar säga att ett underliggande objekt ärver egenskaper från överliggande nivå (objekt). Alla förutsättningar behöver alltså inte upprepas i ett underlag om upphandlaren är tydlig i upphandlingens underlag. Exempelvis är det inte nödvändigt att upprepa vad kriteriet Höjd avser – dess placering i strukturen visar att höjden avser sitsens höjd. Den hierarkiska strukturen är enklare att utveckla och att fördjupa än en platt struktur.

Hierarkisk kravstruktur

 

Platt kravstruktur.

 

Fördelar med hierarkiska kravstrukturer
En berättigad fråga är om det är värt mödan att skapa en hierarkisk struktur för krav jämfört med att områden och krav presenteras platt i en upphandling. Följande skäl talar för att strukturera hierarkiskt, särskilt om områdena/kraven är många vid en upphandling:

Omfattande kravställningar kan brytas ner så att varje del blir enklare.

Det är enklare att förstå underlaget då alla relevanta delar inom ett område är samlade på en plats i underlaget. Exempelvis är alla miljökrav som avser varan/tjänsten samlade under ett kapitel och inte utspridda på flera ställen i kravspecifikationen.

Det är enklare att införa ändringar (lägga till eller ta bort krav eller att ändra mellan krav och kriterium) utan att numrering av kapitel i underlaget måste göras om (med alla hänvisningar).

Det är enklare för olika skribenter att utforma ”sina” delar utan att det påverkar andra delar.

Texterna blir kortare och upprepning av förutsättningar med mera kan undvikas tack vare principen om att underliggande delar ärver ovanliggande beskrivningar.

Den struktur som skapas kan återanvändas vid viktsättning och vid redovisning av resultatet.

Integrerad eller separerad skrivning
Med integrerad skrivning menas att de obligatoriska kraven och kriterierna skrivs samlat. Separerade skrivningar innebär att alla obligatoriska krav samlas för sig och kriterier för sig. Integrerad skrivning är att föredra eftersom

  • det är enklare att skriva en kravtext sammanhållet
  • det är enklare att förstå sammanhanget för leverantörerna
  • det är enklare att göra ändringar i kravtexten om ett krav byter typ mellan kriterium och obligatoriskt krav, man slipper alltså flytta texten till ett annat eller ett nytt kapitel.

I följande texter skrivs samma krav integrerat och separerat.

Exempel: Integrerad skrivning
2.1 Stolens inställningar:

Lutning av sitsen ska kunna ställas in mellan x och y grader och bör kunna lutas framåt till minst x grader. Ryggstödet ska kunna regleras i höjdled. Ryggstödet bör kunna låsas i viss position.

Exempel: Separerad skrivning
2.1 Stolens inställningar

Lutning av sitsen ska kunna ställas in mellan x och y grader.Ryggstödet ska kunna regleras i höjdled.

3.1 Stolens inställningar

Stolens sits bör kunna lutas framåt till minst x grader.
Ryggstödet bör kunna låsas i viss position.

Det förekommer att kraven upprepas på flera platser i underlaget. Detta rekommenderas inte eftersom dubblerade texter alltid ökar risken för skrivfel i ett underlag.

Sammanfattning, Strukturera krav

  • Strukturera krav i områden, gärna hierarkiskt.
  • Det lönar sig ofta att skapa en genomtänkt struktur från början.
  • Samla krav inom ett område hellre än att sprida kraven över hela upphandlingsunderlaget.
  • Överväg struktur med produktområden eller anbudsområden.
  • Följ de tre struktureringsreglerna:
  1. fullständighet
  2. exklusivitet
  3. högst sju objekt.
  • Hierarkisk struktur har många fördelar.
  • Integrerad skrivning av obligatoriska krav och kriterier rekommenderas.

 


Detta är en del i en serie med utdrag ur Metodhandboken
1. Att sätta en upphandlingsstrategi
2. Förankra upphandlingen
3. Exitstrategi och riskanalys
4. Krav i upphandlingar
5. Strukturera kraven
6. Att ställa funktionskrav Publiceras 20/11 2017 klockan 15:00

7. Utvärdera kostnaden Publiceras 27/11 2017 klockan 15:00
8. Selektera för effektivare process Publiceras 4/12 2017 klockan 15:00
9. Rationell utvärdering spar tid Publiceras 11/12 2017 klockan 15:00
10. Skapa tolerans i underlaget Publiceras 18/12 2017 klockan 15:00

Metodhandboken är på 550 sidor och ger upphandlare inspiration, råd och idéer vid upphandling. Boken är ett uppslagsverk med fokus på hantverket, med förslag på metoder för hur upphandlaren löser sin uppgift i olika situationer vid offentlig upphandling. Boken kan beställas från SKL Kommentus. Se Metodhandboken.se för mer om hantverket upphandling.

Kommentatorerna ansvarar för sina egna inlägg

En reaktion på ”Del 5: Strukturera krav

  1. Jag har sett många exempel på helt vettlösa ostrukturerade krav i upphandlingar. Även krav godkännanden och certifierade varor . Samtidigt som man specificerar tekniska krav som är direkt motsägelsefulla. Som leverantör skall då jag skicka in fråga på fråga för att bringa ordning. Det är då uppenbart att upphandlaren inte förstår vad man handlar. Att kräva märkning av plaggen när det är stegar som skall köpas in är ett exempel! I stora privata företag har jag köpt in både tjänst och produkter. Där arbetar man strukturerat enligt ovan. Upphandlarna skulle kunna lära mycket av leverantörer och privata företag så att rätt produkter och tjänster köps till rätt pris. En fair konkurrens är det ingen som överprövar.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *