Del 10: Skapa tolerans i underlaget

ARTIKELSERIE Med rätt metoder kan du skapa underlag som är toleranta mot formella misstag som anbudslämnare kan göra, misstag som gör att du annars tvingas förkasta ett bra anbud.

IKEA


Inköpsrådet publicerar en serie med utdrag ur boken Metodhandboken av Mats Lindbäck. Det här är en del i den serien, för övriga avsnitt se längst ned i texten.

Regelverket gör tyvärr att leverantörerna upplever upphandlare som fyrkantiga, särskilt då en leverantör blir utesluten av formella skäl trots att anbudet är bra. Det finns dock en rad metoder och arbetssätt som kan beaktas för att inte utesluta bra anbud i onödan och för att små problem inte ska leda till onödig uteslutning.

Knepet är att ”designa” upphandlingar och upphandlingsunderlag med så hög tolerans som möjligt, så att små problem och bra anbud inte utesluts vid prövning och utvärdering.

Tyvärr finns det upphandlare med inställningen att det är bra att utesluta leverantörer av formella skäl oavsett om det handlar om små problem eller inte. Troligen beror denna inställning på att upphandlaren ser en tidsvinst med att avgränsa antalet leverantörer (och därmed arbetet) på ett säkert sätt som inte kan bestridas i domstol.

En bättre inställning hos upphandlare är att försöka hjälpa snarare än att stjälpa leverantörer, givetvis inom regelverkets ramar. Inställningen bör vara att göra bra affärer med hjälp av god konkurrens. Exempel på detta är när upphandlaren under frågor och svar-perioden ringer upp en leverantör som inte förstår ett visst krav, med syfte att undersöka vad problemet är, i stället för att skriva ett svar som kanske inte hjälper. Ett annat exempel är att man klarar ut oklarheter vid förhandlingar så att anbuden inte bygger på missförstånd.

Tolerans skapas genom att undvika obligatoriska krav där det inte är nödvändigt. Exempelvis kan upphandlaren acceptera två av tre referenser och basera värderingen på det beräknade medelvärdet av inkomna referenser, i stället för att ställa ett obligatoriskt krav på tre referenser. Överväg alltid att ändra kravet från ett obligatoriskt krav till ett kriterium om du är osäker på om leverantörer kan uppfylla det obligatoriska kravet.

I många fall är det svårt för en leverantör att veta vilken produkt som en köpare föredrar. Detta gäller till exempel när en konsult efterfrågas med en viss kompetens, vars nivå köparen avgör genom att granska vissa bevis, till exempel cv. Leverantören har ofta flera konsulter som kan komma i fråga. Upphandlare kan skapa tolerans i underlaget genom att utvärdera flera konsulter även om endast en ska väljas. Med denna metod kommer upphandlaren att välja konsulten med det bästa resultatet, av de konsulter som leverantörerna tillåts erbjuda.

Metoder med så kallade ersättningsprodukter kan användas för att skapa tolerans. Ett exempel är när en möbel efterfrågas och det vid prövningen av möbeln visar sig att produkten inte uppfyller samtliga obligatoriska krav. Köparen kan då låta leverantören välja en ersättningsprodukt som i stället prövas och utvärderas. En förutsättning för att detta ska fungera är att ersättningsprodukten finns med och är prissatt i anbudet. Att tillföra en produkt som inte var inkluderad i anbudet torde inte vara förenligt med regelverket. Metoden ger tolerans då den innebär att upphandlaren under vissa förutsättningar hjälper leverantören att få ett resultat med en annan produkt i stället för att bli utesluten. Att öppna upp för ersättningsprodukter ska användas selektivt, när det verkligen behövs.

En sund inställning hos upphandlare är att noga överväga vilka upphandlingsföreskrifter som är obligatoriska krav (som måste uppfyllas) och vilka som är rekommendationer med syfte att kunna göra en effektiv prövning och utvärdering ur köparens perspektiv. Feltoleranta underlag skapas om exempelvis följande punkter skrivs som rekommendationer och inte som obligatoriska krav:

  • kapitelnumrering som anbudet ska följa
  • att det ska finnas mer än en e-postadress
  • att konsultbolaget ska ha en webbplats
  • antalet kopior av anbudet.

Givetvis är det onödigt att utesluta en leverantör som avviker från mindre viktiga föreskrifter i upphandlingen. Min erfarenhet är att leverantörerna oftast följer upphandlarens rekommendationer eftersom de underlättar för leverantören. Därför finns det sällan behov av att klassa alla föreskrifter som obligatoriska krav. Var alltså noggrann med vad som är rekommendationer och vad som är obligatoriska krav. Denna klassning är inte självklar och beror ofta på sammanhanget. Att begära kopior av ett anbud kan vara en rekommendation, men det kan också vara så viktigt att kopior är ett obligatoriskt krav. Skälet kan vara att det effektiviserar en upphandling då många personer är inblandade. Utan kopior måste upphandlaren kopiera eller skriva ut kopior, vilket blir en onödig felkälla. Vissa anbud kan dessutom vara näst intill omöjliga att kopiera eller att inkomma med elektroniskt, till exempel komplicerade prover som inte lämpar sig att leverera elektroniskt.

Prisuppgifter bör hanteras elektroniskt, oavsett om upphandlaren får dem via ett upphandlingsverktyg, via en minnessticka eller på annat elektroniskt medium. Svarsformulär kan med fördel utformas för inmatning av siffror i kalkylprogram, som Excel, för att undvika problem med priser. Att upphandlaren ska skriva in priser i ett kalkylark är en onödig felkälla. Det är bättre att använda leverantörens siffror så som leverantören har skrivit dessa. Förutom att svarsformulär ger färre fel är formuläret ett utmärkt hjälpmedel för att visa hur priskalkylen är uppbyggd i det fall formler och annat är svåra att förstå. Excel är ett utmärkt verktyg som gör att siffrorna i respektive leverantörs svarsformulär direkt kan användas utan nya inmatningar vid beräkningar av anbudspriser som består av flera delar, till exempel vid beräkning av totalkostnaden.

Det kan vara klokt att kontrollera kvalificeringskrav i ett sent skede av upphandlingen, och endast för vinnande leverantörer. Det ger mer tolerans vid upphandlingen eftersom bristande kravuppfyllelse kan vara ”läkande”, till exempel när leverantören har en skatteskuld eller för låg kreditvärdighet. Det kan omprövas i ett senare skede av upphandlingen (innan avtalet undertecknas) för att se om skatteskulden är reglerad och om kreditvärdigheten är förändrad. Det nya beviset har ”läkt” den bristande kravuppfyllelsen om skatteskulden är reglerad innan avtalet träffas.

Andra krav kan vara direkt olämpliga att betrakta som läkbara. Exempelvis skulle en utebliven namnteckning av en referens innebära att leverantören får en förmån i form av längre tidsfrist (jämfört med andra leverantörer) om en underskrift accepteras i ett senare skede.


Detta är en del i en serie med utdrag ur Metodhandboken
1. Att sätta en upphandlingsstrategi
2. Förankra upphandlingen
3. Exitstrategi och riskanalys
4. Krav i upphandlingar
5. Strukturera kraven
6. Att ställa funktionskrav
7. Utvärdera kostnaden
8. Selektera för effektivare process
9. Rationell utvärdering spar tid
10. Skapa tolerans i underlaget
11. Utvärdering: Viktade poäng för pris & kvalitet
12. Utvärdering: Monetära modeller
13. Utvärdering: Kvotmodellen

Metodhandboken är på 550 sidor och ger upphandlare inspiration, råd och idéer vid upphandling. Boken är ett uppslagsverk med fokus på hantverket, med förslag på metoder för hur upphandlaren löser sin uppgift i olika situationer vid offentlig upphandling. Boken kan beställas från SKL Kommentus. Se Metodhandboken.se för mer om hantverket upphandling.


P2P före årsskiftet

Kommentatorerna ansvarar för sina egna inlägg

3 reaktioner på ”Del 10: Skapa tolerans i underlaget

  1. Excel som anbudsprislista fungerar bra under förutsättning att strukturen är baserad på funktion som skall upphandlas. När den är baserad på en enda leverantörs tekniklösning utesluter det andra fullständigt. Ännu mer så när alla rutor måste fyllas i och det inte finns något kommentarsfält. Har sett otaliga exempel på det. Förmodligen pga brister i kunskap om det som skall köpas in och brister i kunskap om enkel excel. Upphandlaren behöver planera för att avsätta tid i utformningen av anbudsprislistan

    1. Vad menar du att ett kommentarsfält skulle tjäna till? Du får ju som anbudsgivare inte ange några reservationer eller liknande.

      Om man uppfattar att excel-filen gynnar viss(a) anbudsgivare eller på annat sätt strider mot LOU eller är olämplig i övrigt ska detta påpekas genom fråga/svarsfunktionen.

      Att lägga till en kommentar i själva anbudet kan jag inte se tjäna något till utan torde tvärtom medföra risk för uteslutning pga orent anbud.

  2. Jag har läst denna mening i ett flertal kommentarer över året ”Brister i kunskap vad som ska köpas”. Om nu så är fallet, vems fel är det? Finns det nyheter på markanden så måste de marknadsföras. En läkare, socialsekreterare, gatuingejör eller vem det nu är som ska nyttja det som ska upphandlas kan omöjligt veta vad som finns, om det inte markandsförs. Det är långt ifrån allt som är intressant som finns på markanden, trots att säljaren tror att det är något nytt och revolutionerande.
    Så det är bara att börja jobba.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *