I juni släppte Fossilfritt Sverige nyheten om att en stor del av allmänheten är för klimatkrav i upphandlingar även om det kostar lite mera.
Nu har jag inte kunskap att bedöma hur statistiskt säkerställd denna undersökning är, men detta är för mig bara ett bevis i raden av många och det jag hör om att offentlig sektor måste blir bättre på att ställa hållbarhetskrav och sen följa upp dem.
Ja, jag vet att det ibland är lättare sagt än gjort. Men här måste jag få slå ett slag för att det finns färdiga framtagna krav som går att använda i många olika typer av upphandlingar.
Upphandlingsmyndighetens har krav, Trafikverket och Storstäderna har en färdig bilaga för entreprenader samt att Biodriv Öst har en vägledning och flera bra exempel från olika upphandlande organisationer på sin webb.
För en tid sen samlades Södertörnskommunerna (flera kommuner i södra Stockholmsområdet) kring en aktivitet att ta fram gemensamma klimatkrav för transporter. Både för att underlätta kravställande, men också för att skapa enhetliga krav för alla våra leverantörer som i många fall är samma. Se länken till våra krav längst ner.
Så nu när jag i Huddinge har säkerställt att vi har ställt dessa krav på moderna fordon och en viss andel förnybart drivmedel i transporterna och resorna har det under våren varit dags att följa upp dem.
Tidigare i maj hade Biodriv Öst och Mälardalsrådet sin senaste nätverksträff för sina medlemmar. Temat var då uppföljning av fordons- och drivmedelskrav för att främja en fossilfri omställning. Då var det härligt att under nätverksträffen få möjlighet att dela med sig av de erfarenheter vi skaffar oss från uppföljningen.
När vi skulle påbörja uppföljningen började jag med att sammanställa alla de upphandlingar jag kände till att vi hade ställt fordons- och drivmedelskrav i. Därefter blev det en prioritering av vilka avtal som skulle följas upp. Vissa avtal var så pass nya att det inte var värt att göra en uppföljning än.
Prioriteringen kan ju se olika ut för olika organisationer. Men till exempel kan man ju även välja att bara följa upp de avtal som är mest transportintensiva eller avtal med högt kontraktsvärde. Så tillsammans med en kollega började vi sammanställa alla leverantörer och vilka krav respektive avtal hade.
Då det var första gången vi skulle följa upp och i en tidigare uppstartsfas av att lära oss ställa relevanta och rimliga krav insåg vi ganska snabbt att kravställningen såg ganska olika ut från avtal till avtal. Lite olika måste det förstås vara för alla avtal är inte lika. Så det blev en liten extra utmaning på uppföljningen. Men detta ska ju inte stoppa oss från att börja följa upp och se vad mer vi kan lära oss av det.
När sammanställningen var gjord skickade vi ut den uppföljningsmall som Biodriv Öst har tagit fram (se länk till mallen längre ner).
Ganska snabbt fick vi svar från några leverantörer som påstod att de inte levererar till oss eller att de anlitar en transportör och undrade varför de då ska fylla i uppföljningsmallen. Dessa frågor måste jag säga att jag ställer mig lite fundersamt till.
Är det så att våra leverantörer inte läser kraven innan de lämnar anbud och innan de skriver på ett bindande avtal. För hur tror de att varorna kommer till oss och varför skulle kraven inte gälla även deras underleverantörer? Kravskrivningen är formulerad ungefär på följande sätt: ”För de fordon som används för att utföra uppdraget…”
Det är här dialogen och förtydligandet kommer in. Vi i offentlig sektor behöver bli bättre på att förklara våra krav och implementera våra avtal bättre. Då tror jag att vi kan få ett mycket bättre samarbete och efterlevnad av våra avtal.
Vid en uppstart av avtalen kan det vara viktigt att gå igenom de krav och villkor som riskerar att missförstås, de som vi planerar att följa upp eller är strategiskt viktiga för oss. För att ge några exempel. Här kan vi behöva förklara vilka fordon vi menar ska gälla för kravet och förtydliga att det även gäller för underleverantörer/transportörer.
För när vi har implementerat våra avtal bättre kommer troligen avtalsefterlevnaden också blir mycket bättre. Och det kommer troligen även bidra till en smidigare uppföljningsprocess. Vi kanske till och med kan lära oss något nytt av att prata med den andra sidan!
En lärdom vi redan har fått är att vara extra tydlig med vilken tidsperiod leverantören ska fylla i för, hur man ska fylla i uppföljningsmallen med mera. Så ta inget för givet, utan var pedagogisk i förklaringen.
Det som nu ligger i pipen för att effektivisera arbetet är att strukturera upp våra sanktionsvillkor, för det är trots allt flera leverantörer som inte uppfyller villkoren och även om dialog löser mycket, så löser det tyvärr inte allt.
Och glöm inte bort att vara människa och ring upp leverantörer som kanske inte svarar på mejl, för de är troligen fullt upptagna med att utföra uppdragen.
Lena Mårdh
Hållbarhetsstrateg i Huddinge kommun
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
