På upphandlingsområdet blir det mer och mer aktuellt med krav kopplade till kvalitet, miljö, arbetsmiljö och sociala aspekter. I ett förslag till lagändring som skickades ut på remiss i slutet av oktober 2021 föreslår även regeringen att det ska vara obligatoriskt att ta hänsyn till klimatet, miljön, människors hälsa, omsorg om djuren samt sociala och arbetsrättsliga aspekter vid offentlig upphandling (se närmare Ds 2021:31 En skyldighet att beakta vissa samhällsintressen vid offentlig upphandling).
Ur ett ideologiskt perspektiv är det positivt att den offentliga affären används för att driva utveckling i de aktuella frågorna, men ur ett rent juridiskt perspektiv kan det ibland leda till svårigheter.
Den som ska genomföra upphandlingen behöver säkerställa att en bra effekt uppnås, utan att konkurrensen begränsas i orimligt stor utsträckning, och den som vill tävla om de offentliga kontrakten behöver analysera nya kravställningar och arbeta med både anbudet och sin verksamhet på ett nytt sätt.
Med den pågående utvecklingen av kravställning inom kvalitets- och miljöområdet ser jag att nya frågor dyker upp gång på gång. Dessa besvaras inte i bestämmelserna om kvalitets- och miljöledningsstandarder i upphandlingsreglerna (15 kap. 14 och 15 §§ LOU, 14 kap. 18 och 19 §§ LUF) utan är av mer praktisk natur.
Nedan har jag valt att besvara ett par vanligt förekommande frågor samt lista avslutande tips som vi hoppas kan vara till hjälp i arbetet med den här typen av krav.
Skillnaden mellan policy och ledningssystem
Begreppen är inte definierade i lag och får ibland olika innebörd i praktiken. Generellt kan man ändå säga att policyn beskriver den övergripande riktningen medan ledningssystemet är en mer komplett produkt med både karta och vägbeskrivning.
Ledningssystemet består, utöver målsättningar, av konkreta rutiner och fastställda processer med mätbara kriterier som kan följas upp. Det ska vara ett strukturerat sätt att arbeta efter och det integreras i företagets verksamhet, ofta på ett sådant sätt att själva ledningssystemet inte lämpligen kan presenteras i sin helhet i exempelvis ett anbud.
Skillnaden mellan en plan och ett ledningssystem
I byggentreprenader, och även vissa andra uppdrag i projektform, kan det vara aktuellt att ta fram en kvalitets- och miljöplan. Dessa är i regel projektspecifika och beskriver hur arbetet på det aktuella området ska bedrivas i just det uppdraget.
En kvalitets- och miljöplan kan därmed som utgångspunkt inte användas som bevis för att anbudslämnaren på ett generellt plan bedriver ett systematiskt kvalitets- och miljöarbete (se Kammarrätten i Jönköpings dom mål nummer 2359-20).
Skillnaden mellan ISO 9001 och ISO 14001
ISO 9001 är namnet på en vanligt förekommande standard för kvalitetsledningssystem och ISO 14001 är motsvarande för miljö. Båda standarderna är framtagna av ISO, International Organization for Standardization. Organisationen består av många medlemmar från olika länder och den nationella organisationen i Sverige heter SIS, Svenska Institutet för Standarde). Det är dock bara ett av flera alternativ när det gäller standarder för systematiskt kvalitets- och miljöarbete.
Det här innebär certifiering
Certifiering innebär att en tredje part (oberoende) har granskat kvalitets- och miljöledningsarbetet i det certifierade företaget och bedömt att det uppfyller kraven i den standard som certifieringen sker mot. Det är med andra ord ett bevis på att verksamheten bedrivs enligt standarden.
Ett vanligt krav på bevis i upphandlingar är att anbudslämnaren kan visa certifikat eller lämna en beskrivning av sitt kvalitets- och miljöledningssystem. I det sammanhanget är det viktigt att den som ska kontrollera anbuden vet vad som krävs för att beskrivningen ska uppfylla de ställda kraven.
Får leverantörer åberopa annans certifiering?
I huvudsak är det inte tillåtet att enbart åberopa en certifiering från annat bolag. Ett kvalitets- och miljöledningssystem utarbetas individuellt för den aktuella verksamheten och det har därför inte ansetts möjligt att åberopa ett annat företags kapacitet för att uppfylla krav på kvalitets- och miljöledningssystem (se bland annat Kammarrätten i Göteborgs dom i mål nummer 3914-14, Kammarrätten i Stockholms dom i mål nummer 1849-16 och Kammarrätten i Sundsvalls dom i mål nummer 573-576-18).
Om anbudslämnaren i det enskilda fallet uppfyller kraven blir emellertid alltid beroende av hur kravet och beskrivningen är formulerade. Det är därför centralt att en prövning sker i varje situation.
Tips till upphandlare och leverantör
Avslutningsvis kommer här ett par tips för hantering av krav inom kvalitets- och miljöområdet.
Till upphandlande organisation:
- Tänk alltid på effekten av kravet i praktiken och hur anbudslämnarna ska kunna besvara det. Fundera gärna på hur ni själva skulle besvara kravet och läs på om den standard ni överväger att ställa krav på.
- Gör en självständig bedömning av innehållet i ingiven bevisning i varje enskilt fall.
- Säkerställ att det finns avtalsvillkor som möjliggör uppföljning av avtalet samt boka in en rutin för att kontrollera att alla löften i anbudet också infrias under avtalstiden.
- Att ställa höga krav i upphandlingar innebär ofta högre priser. Det bör förankras på strategisk nivå i organisationen vilka krav som är motiverade att ställa och hur mycket det får kosta. Om ni inte vet vilka krav som driver kostnader hos leverantörerna är det en god idé att bjuda in till dialog.
Till leverantören och anbudslämnaren:
- Läs noggrant igenom den här typen av nya krav och vid osäkerhet kring vad som egentligen krävs av er för att bli godkända – ställ en fråga.
- Om ni inte har en certifiering som kan används som bevis för ert kvalitets- och miljöarbete kan ni ofta ge in en beskrivning i stället. Gör en generell översyn och säkerställ att ni bedriver ett systematiskt arbete på de relevanta områdena samt att era beskrivningar är aktuella och tillräckliga för att bevisa det i en upphandling.
- Tveka inte att ta en dialog med den upphandlande myndigheten om kraven och utvärderingsmodellerna.
Jenny Kenneberg
Advokat, Brick Advokat
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer