Telemanagement har under åren 2014-2015 assisterat upphandlande enheter med ett tjugotal avrop från Kammarkollegiets KST-avtal. Byggt på den kunskapen tipsar man bland annat om att inte snegla för mycket på det avtal som löper ut:
– Eftersom det troligen är fyra fem år gammalt har säkert behoven förändrats. Mer mobila tjänster, bättre mobil täckning, tjänster som stöder medborgarservice är sådant som kommuner och myndigheter nu efterfrågar, säger Lars Hultman, kundansvarig för Telemanagements offentliga kunder.
Innan själva avropsarbetet påbörjas gäller det att göra klart vad man vill uppnå med avropet och vilka verksamhetsnyttor som ska tillgodoses. Kanske är det inte mest optimalt att avropa samtliga tjänster från en och samma leverantör, även om avtalet medger detta.
– Tänk i planeringen igenom hur en KST-lösning förhåller sig till övriga frågor inom IT och vad som kommer att ske under området under de fem år som ett avtal oftast handlar om.
Till de övriga praktiska tipsen hör att avstå från att slentrianmässigt efterfråga tjänster och funktioner som inte är nödvändiga, detta eftersom de kanske driver onödiga kostnader. Kika över användningen: kanske finns det tjänster i nuvarande utbud som inte används och som därmed kan skalas bort.
– En försiktighet i att addera främst ska-krav är att rekommendera. Det kan bli fel att tänka att ”det här har inte fungerat så nu ställer vi det och det som ska-krav”, vilket kan slå tillbaka kostnadsmässigt eller i en brist på inkomna anbud.
Att ta tid på sig är viktigt:
– Underskatta inte komplexiteten och att det alltid tar längre tid än man tänkt sig att ta att genomföra ett avrop.
Vill du fördjupa dig i kravarbete, utvärdering och förhandling i IT-upphandlingar, i syfte att göra bättre IT-affärer? Gå kursen som Upphandling24 arrangerar ”Fortsättningskurs IT-upphandling” Läs mer här!
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer