Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Nyheter
    • Arbetsmarknad
      • Karriär
      • Lön
    • Bransch
      • IT
      • Livsmedel
      • Samhällsbyggnad
      • Transport
      • Utbildning
      • Vård & omsorg
      • Övriga tjänster
    • Hållbarhet
      • Miljökrav
      • Sociala krav
    • Innovation
    • Juridik
      • Avtal
      • Korruption
      • Lagstiftning
      • Upphandlingsavgift
      • Överprövning
    • Praktiskt
      • Metod
      • Upphandlingsstöd
      • Utvärderingsmodell
    • Samhälle
      • EU
      • Insyn
      • Konkurrens
      • Politik
    • Upphandling
      • Dialog
      • Direktupphandling
      • Förfrågningsunderlag
      • Ramavtal
      • Uppföljning
      • Anbud
  • Domstolskoll
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Vi som jobbar här
    • Integritetsspolicy

Personer måste få veta att de registreras

Anbud som lämnas i offentliga upphandlingar innehåller ofta personuppgifter, till exempel om anbudsgivarens anställda. GDPR innebär att anbudsgivare och myndighet måste informera de anställda om hur deras personuppgifter behandlas. Martin Brinnen och Kristian Pedersen, Advokatfirman Kahn Pedersen, beskriver vad upphandlare och anbudsgivare bör tänka på.

| 2019-08-20

Personer vars uppgifter behandlas måste få veta att de registreras. Vid personuppgiftsbehandling är det en central del av rättighetsskyddet i dataskyddsförordningen. Skyldigheten att informera har dessutom skärpts jämfört med den tidigare personuppgiftslagen.

Brister i informationen kan innebära att behandlingen anses otillåten. Det kan i sin tur leda till skadestånd och sanktionsavgifter.

Den som ansvarar för behandlingen av personuppgifterna, kallad personuppgiftsansvarig, måste göra informationen begriplig för mottagaren. Det är ett särskilt problem eftersom uppgifterna som krävs enligt GDPR är omfattande.

Det är därför viktigt att en personuppgiftsansvarig noga överväger hur informationen utformas och hur den når fram till den som berörs.

Utgångspunkten är att informationen ska lämnas individuellt till var och en, till exempel via ett mejl. Men ibland kan det vara tillräckligt att lämna generell information till allmänheten om personuppgiftsbehandlingen, till exempel på en webbplats, särskilt om det handlar om relativt harmlösa personuppgifter.

Det är alltid den som är personuppgiftsansvarig som har bevisbördan för att fullständig information har lämnats eller att något av undantagen är tillämpligt.

Undantag

I dataskyddsförordningen har EU-lagstiftaren till viss del tagit hänsyn till de praktiska problem som ibland finns för att nå fram med informationen till de registrerade. Förordningen innehåller därför ett antal viktiga undantag från informationsskyldigheten.

Man bör dock vara medveten om att undantagen ska tolkas restriktivt. Att lämna generell information riktad till allmänheten om personuppgiftsbehandlingen till exempel på en webbplats får många gånger ses som ett minimikrav.

Om det handlar om mer integritetskänslig personuppgiftsbehandling ställs det större krav på tydlighet och på att nå fram med informationen.

Ett generellt undantag är att man inte behöver informera om den registrerade redan känner till informationen till exempel för att denne redan har fått informationen vid ett tidigare tillfälle eller för att det är underförstått.

En arbetssökande som lämnar in sin ansökan till ett företag kan i regel antas känna till att företaget kommer att behandla uppgifterna i ansökan för att handlägga ansökan men troligen inte att uppgifterna senare under anställningen används i anbudshandlingar som lämnas in till en upphandlande myndighet.

När personuppgifter samlas in från någon annan än den registrerade finns det därutöver flera undantag från informationsskyldigheten.

Några exempel på undantag är när det är omöjligt eller innebär en oproportionerlig stor arbetsinsats, när det inte är möjligt med hänsyn till sekretess eller tystnadsplikt eller när personuppgiftsbehandlingen är uttryckligen föreskriven i författning.

Dessa undantag kan vara aktuella för den upphandlande myndigheten (se nedan).

Anbudsgivaren måste informera

Anbudsgivaren som samlar in personuppgifter för att använda dem i anbud, antingen direkt från berörda anställda eller från andra källor såsom anbudsgivarens egna system, är skyldig att informera de anställda om behandlingen.

Informationen kan förstås ha lämnats tidigare och behöver då, enligt det generella undantaget, inte lämnas på nytt vid upprättande av anbudet. Detta gäller under förutsättning att de anställda känner till att deras personuppgifter kommer att ingå i anbudet.

Det skadar ofta inte att informera en extra gång.

Det kan därför också vara aktuellt att komplettera tidigare lämnad information med uppgifter om nya ”mottagare”, det vill säga att personuppgifterna kommer att lämnas in till upphandlande myndigheter.

Så länge som detta ryms inom de ursprungliga ändamålen med anbudsgivarens behandling av de anställdas personuppgifter, eller i vart fall inte är oförenligt med dessa ändamål, räcker det med kompletterande information till de anställda.

Upphandlaren måste informera

När anbuden lämnas till den upphandlande myndigheten uppkommer ett personuppgiftsansvar för myndigheten. Myndigheten blir då skyldig att informera de personer vars personuppgifter förekommer i anbudshandlingarna om hur myndigheten kommer att behandla uppgifterna.

När myndigheten som i dessa fall inte har samlat in personuppgifterna direkt från de registrerade finns det, som nämnts tidigare, flera undantag från informationsskyldigheten. Man har också något längre tid på sig att informera den registrerade.

En situation då information inte behöver lämnas till anbudsgivarens anställda är om personuppgifterna omfattas av tystnadsplikt eller sekretess. Eftersom det råder absolut sekretess under upphandlingen – fram till dess att tilldelningsbeslutet fattas – kan myndigheten inte upplysa de berörda personerna att deras personuppgifter förekommer i en pågående upphandling.

Däremot hindrar inte upphandlingssekretessen myndigheten från att lämna generell information om att personuppgifter kan komma behandlas under upphandlingen.

På samma sätt som för anbudsgivaren innebär det generella undantaget att den upphandlande myndigheten inte behöver informera om sin personuppgiftsbehandling om det som de berörda personerna vet, exempelvis för att de känner till att deras cv finns i de inlämnade anbudshandlingarna eller för att de fått informationen vid ett tidigare inlämnat anbud.

Det är dock många gånger tveksamt om man kan dra den slutsatsen när det gäller all den information som ska lämnas enligt dataskyddsförordningen. Om inte annat kan det därför vara lämpligt att påminna om personuppgiftsbehandlingen.

En situation då undantag från informationsskyldigheten gäller är om mottagandet eller utlämnandet av personuppgifter uttryckligen föreskrivs i svensk rätt eller EU-rätten. Den behandling av anbudsgivarens anställdas personuppgifter som myndigheten gör i upphandlingen kan dock inte anses vara uttryckligen föreskriven i dataskyddsförordningens mening.

Det är inte tillräckligt att hänvisa till att behandlingen utförs för att myndigheten ska kunna upphandla, eller fullgöra ett allmänt formulerat uppdrag enligt lag eller myndighetens instruktion.

En annan situation då undantag kan göras är att det skulle innebära en oproportionerlig ansträngning att lämna information, exempelvis för att myndigheten saknar kontaktuppgifter till anbudsgivarens anställda. Bedömningen av proportionaliteten ska göras bland annat utifrån riskerna med behandlingen. Det krävs med andra ord större ansträngningar för att informera när det gäller mer integritetskänslig behandling.

Om myndigheten gör bedömningen att det medför en oproportionerlig ansträngning att informera anbudsgivarens anställda individuellt måste myndigheten vidta så kallade kompensatoriska åtgärder för att nå fram med informationen till de berörda personerna.

Här kan information i förfrågningsunderlaget med uppmaning till anbudsgivare att informera sina anställda fylla en viktig funktion.

Men offentlighetsprincipen?

Hur förhåller sig offentlighetsprincipen till dataskyddslagstiftningen? Dataskyddsförordningen hindrar inte myndigheter från att lämna ut allmänna handlingar enligt offentlighetsprincipen. Av 1 kap. 7 § dataskyddslagen framgår att varken dataskyddsförordningen eller dataskyddslagen ska tillämpas i den utsträckning som tillämpningen skulle strida mot tryckfrihetsförordningen eller yttrandefrihetsgrundlagen.

Det är emellertid svårt att se hur skyldigheten att informera de personer vars personuppgifter förekommer i allmänna handlingar kan komma i konflikt med bestämmelserna.

En annan sak är att det normalt innebär en oproportionerlig ansträngning att informera de berörda personerna om att deras personuppgifter förekommer i handlingar som lämnas ut enligt offentlighetsprincipen. Riskerna med behandlingen är med andra ord sällan så stora att det är proportionerligt att lägga ned tid och resurser på att informera dem individuellt.

Anbudsgivaren måste informera sina anställda om att deras personuppgifter kan komma att behandlas i anbudshandlingar vid upphandling. Det kan till exempel göras i förväg i anställningsavtal, eller i samband med att upphandlingen genomförs.

Viktigt att tänka på

  • Anbudsgivaren måste informera sina anställda om att deras personuppgifter kan komma att behandlas i anbudshandlingar vid upphandling. Det kan till exempel göras i förväg i anställningsavtal, eller i samband med att upphandlingen genomförs.
  • Den upphandlande myndigheten måste informera anbudsgivares anställda vars personuppgifter förekommer i inlämnade anbudshandlingar om hur deras personuppgifter kommer att behandlas av myndigheten, under och efter upphandlingen.
  • Om det, med hänsyn till sekretess eller av praktiska skäl, är svårt eller omöjligt för den upphandlande myndigheten att lämna individuell information bör informationen i stället lämnas i generell form på myndighetens webbplats.
  • Det kan även vara lämpligt att lämna motsvarande information i förfrågningsunderlaget men det är sällan tillräckligt för att uppfylla informationsskyldigheten.

Martin Brinnen och Kristian Pedersen

 

Läs mer: InsynJuridikLagstiftning

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Kvalificerad IT-upphandlare | 29-30 mars
  • LOU på två dagar | 19-20 april
  • Ramavtal – fördjupningskurs | 3 maj
  • Hållbar upphandling | 10 maj
  • Leda upphandlingar effektivt | 11 maj
  • Anbudsutvärdering | 18 oktober
  • Agil upphandling | 19 oktober
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 25-26 oktober
  • Säkerhetsskyddad upphandling | Hösten 2023
  • Få fart på er avtals­förvaltning | Hösten 2023
  • Förhandling som redskap inom offentlig upphandling | Hösten 2023
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | Hösten 2023

Lediga jobb

  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet
ANNONS FRÅN AFF

Undvik missförstånd, konflikter och juridiska tvister

Aff behövs för att alla ska hitta ett gemensamt språk, för att minska risken för tvister och för att öka kvaliteten, säger Philip Österlund, vd på Aff

Håll dig informerad

Prenumerera på Inköpsrådets kostnadsfria nyhetsbrev.

Prenumerera, v2
Specialområde
Sending

Senaste inläggen

EU-domstolen klargör kontrollkriterietEU-domstolen klargör kontrollkriteriet
Kunskap och rutin för hållbara affärerKunskap och rutin för hållbara affärer
Vad omfattas egentligen av sekretess?Vad omfattas egentligen av sekretess?
Dialogmöten höjer konstens kvalitetDialogmöten höjer konstens kvalitet
Då ska ska-kraven vara uppfylldaDå ska ska-kraven vara uppfyllda
Det positiva med överprövningDet positiva med överprövning
Några betalar men ingen kan uteslutasNågra betalar men ingen kan uteslutas
Bevis för onormalt lågt pris i anbudBevis för onormalt lågt pris i anbud
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Lär dig skriva bättre avtal

Avtalet är kärnan i affären och avtalsrätten i sig regleras inte i LOU. Därför är det viktigt att du som upphandlare sätter dig in i hur du formulerar korrekta avtal och vad du bör tänka på för att säkerställa en bra affär.

Nytt från Upphandling24

  • Mest affärer med män
  • Bytte arbetsgivare efter 18 år
  • Tar sikte på -30 och -45
  • Enighet i Örebro om klimatkrav
  • Går längre än EU kräver
  • Vill se nej till 30 motioner
  • Baxar undantagsförslag vidare

Åsikter på sajten

  • Det positiva med överprövningIakttagelserna är artikeln är mycket viktiga. Det är synd att en liknande insikt av hur avgörande leverantörsengagemang är för sunda...
  • Det positiva med överprövningHej! Som du är inne på finns det helt klart många överprövningar som enbart uppstår på grund av att någon...
  • Det positiva med överprövningHej Olle, Intressant perspektiv på överprövningar och KKV:s framtida roll! Jag tror jag håller med, till viss del i alla...
  • Intervallutvärderingens sista suckVet inte riktigt om jag delar påståendet att "Det är svårt att tolka domen på något annat sätt än att...
  • Så kan priser justeras utan indexklausulDirektivet är faktiskt tydligt i den delen, man behöver bara läsa den mer noggrant. Instämmer med Anders.
  • Intervallutvärderingens sista suckBer om ursäkt men den intressanta analysen är tyvärr felaktig. Det finns inget förbud mot att använda modellen som berörs...
  • Bevis för onormalt lågt pris i anbudApplåder för mycket bra analys!
  • Intervallutvärderingens sista suckHur långt ska vi gå i vår iver att undvika intervall? Ska vi enbart tillåta linjära skalor och vad är...
  • Intervallutvärderingens sista suckSom upphandlare kan vi kan förbjuda negativa priser. En upphandlande organisation får ställa krav som förbjuder delpriser med negativa värden....
  • Bevis för onormalt lågt pris i anbudHoppas att HFD tar upp detta. Så viktig fråga.

Senaste inläggen

  • EU-domstolen klargör kontrollkriteriet
  • Kunskap och rutin för hållbara affärer
  • Vad omfattas egentligen av sekretess?
  • Dialogmöten höjer konstens kvalitet
  • Då ska ska-kraven vara uppfyllda
  • Det positiva med överprövning
  • Några betalar men ingen kan uteslutas
  • Bevis för onormalt lågt pris i anbud
  • Intervallutvärderingens sista suck
  • Medvetet oförstående eller okunniga?
  • Hittade vägen till nya normer
  • Förutsättningar för prisavdrag
  • Professionalisering och politisering
  • Samarbete för hållbara behov
  • Förhandling ur långsiktigt perspektiv