Fråga: Vårt företag har börjat kartlägga marknaden för offentlig upphandling. Vi har bra koll på vilka kontrakt som är intressanta för oss och vilka verksamheter som ska bearbetas. Men vi märker att det inte räcker med dessa uppgifter. Det svåra är inte att kartlägga utan i stället att veta om vi lyckats påverka och hur mycket. Vi har inte vunnit så många affärer som vi trodde att vi skulle göra genom kartläggningen. Finns det några tips där på vad man kan göra för att skapa större nytta med kartläggningen?
Svar: Tack för frågan. Bra att ni kartlägger men som ni har märkt är det bara första steget i en proaktiv säljprocess. Vad som ska anses som ett misslyckande eller inte avgörs av vad man har haft för förväntningar så vi kan väl börja där.
Vad har ni satt upp för mål med er kartläggning? Är de realistiska? Ta en ny diskussion om denna fråga internt och börja där: vad är ett realistiskt mål för kartläggningen?
När ni har fått koll på hur många upphandlingar som görs i er bransch, vilket deras totala värde är och vilka som har lämnat anbud i tidigare upphandlingar kan ni sätta upp mer realistiska mål och få en bra bild av spelplanen.
Här är några ytterligare faktorer jag tycker hjälper för att skapa realistiska mål:
- Relationen med kunden? Relationer kan mätas – hur starka är de? Det finns till exempel företag som inte lämnar anbud om de saknar relation till kunden. Ett sätt att mäta hur stark en relation är, är att räkna hur många möten ditt företag har haft med kunden. Ditt företag kanske väljer principen att bara lämna anbud till dem ni mött minst tre gånger. Även om ditt företag inte vill fastslå en princip, antar jag att det står glasklart för dig som läsare att relationen är viktig för framgången. Med relation menar jag dock inte bara den enskilde säljarens band till sin eller sina kontaktpersoner. Jag menar hela företagets samlade kontaktyta till kunden, från ledning till servicetekniker.
- Dagens leverantörer. Vilken leverantör har kontraktet i dag? På vilka sätt liknar det företaget ditt? På vilka sätt skiljer de sig åt? Ditt företag kommer troligen att få det svårare att bli leverantör om ni har en helt annan storlek, erfarenhet, inriktning eller specialisering än dagens leverantörer.
- Beslutsnivå. På vilken nivå fattar myndigheten beslut om att göra investeringar i ditt företags produkter eller tjänster? Vem bestämmer att de ska köpa in? Företagets representanter måste ha kontakt med så många av kundens beslutsfattarnivåer som möjligt. Om kunden har beslutsfattare eller påverkare på fem nivåer, från vaktmästare till generaldirektör, måste företaget ha personer på motsvarande nivåer för att matcha kunden. Då talar varje nivårepresentant med en person med motsvarande intresse. Exempelvis talar teknikern med en användare om tekniska problem och en processkunnig från företaget med en högre chef om hur verksamhetens processer kan effektiviseras.
- Mognad hos kunden. Hur van är myndigheten vid att göra upphandlingar? Hur vana är de att göra upphandlingar där kvalitet och resultat är i fokus?
Med dessa variabler som komplement till er kartläggning blir det lättare att skapa rätt förväntningar och planering.
Magnus Josephson
Kontakta Magnus Josephson om du har frågor om dina affärer.
Mejla info@inkopsradet.se
Magnus Josephson är upphandlingsjurist och affärsrådgivare med fokus på hur både säljare och köpare kan skapa bra avtal och investeringar.
