Lyckat med reserverat kontrakt

Från och med den 1 september levererar det sociala företaget Stenbackens boende- och arbetskooperativ fruktkorgarna till Söderhamns kommun. För själva upphandlingen står Inköp Gävleborg och den har, som en av hittills få svenska upphandlingar, genomförts som ett reserverat kontrakt.

Sandra Stark är ansvarig upphandlare vid Inköp Gävleborg. Hon beskriver en mycket lärorik process som inleddes i vintras:

– Vi lär oss mycket av att föra dialog med de sociala företagen. Eftersom det är ett nytt område för oss och även relativt oprövat rättsligt har vi fått testa oss fram och dialogerna har då varit en viktig del, berättar hon.

Bakgrunden till upphandlingen är Söderhamns kommuns beslut att under året rikta två upphandlingar till sociala företag.

– Det känns väldigt bra att kunna använda upphandling som ett verktyg för att personer som idag står långt ifrån arbetsmarknaden ska få meningsfull sysselsättning.

För att ta reda på mer om hur intresset bland dessa aktörer såg ut bjöd kommunen och Inköp Gävleborg in till dialog. Därefter såg man över vilka behov som skulle kunna upphandlas som reserverade kontrakt.

I dessa dialoger har köpare och säljare gemensamt undersökt bland annat vad som skulle krävas av leverantörer rent praktiskt. Kartläggningen har bland annat handlat om vilka tillstånd som krävs vid hantering av livsmedel, hygienfrågor med mera.

– Rent kravmässigt ställer vi i stort sätt lika höga krav på dessa leverantörer och produkter som vi gör vid alla våra upphandlingar, poängterar Sandra Stark.

Affärens värde beräknas till sammanlagt under 800 000 kronor för hela avtalsperioden inklusive förlängningar. Avtalet är tecknat under två år med möjlighet till förlängning ett plus ett år.

– Avtalslängden är både för vår och leverantörens skull. Vi vill inte smälla på med fyra år direkt då det är ett obeprövat område för båda parter.

Under vårens möten med de sociala företagen har upphandlarna bjudit på all sin kunskap. Utöver grundläggande utbildning kring LOU har en mer praktisk anbudsskola med fokus på hur man formulerar och lämnar in ett anbud ordnats.

– Upphandlingen lockade två anbud, vilket vi är mycket nöjda med.

Sandra Stark ser denna upphandlingsform som användbar på många områden. Den finns arbetsintegrerande sociala företag som driver restauranger och caféer, utför lokalvård, sanering, skomakeri, sömnad, hantverkartjänster, odlingar och jordbruk.

– Inget av dem som vi hade dialog med hade någonsin tidigare arbetat med fruktkorgar, men de är verkligen villiga att satsa om de får chansen. Våga testa!

Utöver kommunen har bolagen Söderhamn Nära och Faxeholmen medverkat i upphandlingen och är avropsberättigade på avtalet.