Lönsamt med en avtalscontroller

Krister Persson arbetar både som avtalscontroller och upphandlare i Norrtälje kommun. Det är en kombination som blir allt mer vanlig, enligt Krister Persson, då den skapar en större överblick. Det ger både insyn i vad som upphandlas och att avtalen följs.

Funktionen avtalscontroller har gett mer ordning och reda, både bland avtal och vad kommunen köpte.

– Tidigare fanns alla avtalen utsprida i en massa pärmar och i skrivbordslådor.  Idag är avtal sökbara i en överskådlig databas. I dag kollar vi upp hur mycket som vi köper av en leverantör och om vi har flera leverantörer på flera avtal.  Förut var det lite mer vilda västern. Kommunen hade mer pengar och behövde inte hålla så hårt i plånboken. Man behövde inte ha kunskap om avtalen på samma sätt som i dag.

När kommunen köper för 2,5 miljarder kronor gäller det att ha kontroll.

Krister Persson understryker att det i dag krävs att man är mer medveten och att  media granskar mer.

– Vi vill ju inte ha Aftonbladet utanför dörren!

Andra fördelar som en avtalscontroller bidrar med är att pengar sparas och att det finns möjlighet att förbättra avtalen framöver. Några direkt mätbara effekter har kommunen inte tagit fram, men att allting flyter bättre i dag är däremot tydligt.

Avtalscontrollern har inblick i hela kommunens verksamhet och kommer i kontakt med alla typer av tjänster och leverantörer.

Hjälp att tolka avtalen

En avtalscontroller har också en viktig roll i att tolka och förstå avtalen:

– Många i verksamheten behöver hjälp att tolka olika paragrafer.  Det är inte ovanligt att det är frågetecken kring vad som egentligen ingår i avtalen. Då vänder de sig till mig.

Arbetet som avtalscontroller spelar enligt Krister Persson en allt viktigare roll.

– Det är så mycket som ska kontrolleras och tolkas. Det är också bra för kommunikationen. Vi får veta om det verkligen fungerar. Vissa delar av verksamheten har följts upp tidigare, men mest när det har varit problem. I dag lyfter vi även upp det som fungerar bra och vi får på så sätt kunskaper som är nyttiga till kommande avtal.

I rollen som avtalscontroller intervjuar Krister Persson personalen i verksamheten om hur de anser att avtalen har fungerat, både det som är bra och det som är dåligt. Det tas sedan upp med leverantören, som också får samma frågor.

– Leverantörerna uppskattar att vi vill diskutera avtalen och de flesta möten är bra och konstruktiva.

Noggrann och diplomatisk

Krister Persson anser att noggrannhet och en förmåga att vara diplomatisk är egenskaper som är viktiga i rollen som avtalscontroller.

– Det är viktigt att kunna uttrycka sig på ett bra sätt. Förklara villkoren på ett bra språk och inte svänga sig med juridiska uttryck.

Att avtalscontrollern är en yrkesroll som kommer att vara kvar råder det inte några tvivel om enligt Krister Persson.

– En avtalscontroller är spindeln i nätet. När kommunen köper för 2,5 miljarder kronor på upphandlade avtal gäller det att ha kontroll.