Köper 99 procent utanför ramavtal

Region Gotland upphandlingsverksamhet inte är ändamålsenligt organiserad. Enligt PWC, som på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat regionens upphandling, saknar upphandlarna rätt utbildning och har inte tillgång till rätt information.

Enligt rapporten görs avsteg från både lagstiftning och regionens egna riktlinjer när det gäller direktupphandlingar. Detta bedöms kunna bero på att inköpare/beställare inte har tillgång till relevant information och inte alltid är rätt utbildade för att uppfylla sitt uppdrag.

Inom vissa förvaltningar är avtalstroheten extremt dålig. Inköp görs för vissa varor och tjänster bara undantagsvis från upphandlade ramavtalsleverantörer. Större inköp hamnar som regel hos upphandlade leverantörer medan ”småinköpen”, som på vissa håll är betydande, inte sällan sker utanför ramavtal.

Samhällsbyggnadsförvaltningen har exempelvis tillgodosett 99 procent av kontorsmaterialbehovet utanför ramavtal. Yrkeskläder och skor köps till 96 procent utanför ramavtal. Samma förvaltning har till hundra procent gått förbi ramavtalad leverantör av juristtjänster.

Hanteringen av regionens avtal får kritik. Enligt revisorernas bedömning brister kontrollen av vilka avtal som finns och inte finns i avtalsdatabasen. Avtal lagras på enskilda medarbetares datorer gör inköpsprocessen personbunden och försvårar att få en helhetsbild över samtliga avtal. Detta problem råkade revisorerna ut för när de efterfrågade underlag till granskningen.

Knappt tio procent av de drygt 300 ramavtalen har en löptid som överstiger fyra år. Så långa avtal får enligt revisorerna endast tecknas om det finns särskilda skäl.

Regionens upphandlingsverksamhet är sedan år 2014 föremål för översyn. Det finns bland annat planer på att anställa en avtalscontroller för att förbättra följsamheten mot tecknade avtal. Tanken är också att varje nämnd/förvaltning ska utse en inköpssamordnare.