Inköpsanalys gör gott för avtalstroheten

Att öka troheten mot ingångna avtal är en viktig uppgift för en kommun som Örebro. Istället för att köpa varor och tjänster från den eller de leverantörer som kommunen har avtal med händer det att medarbetarna vänder sig till andra företag.

– Alla har ambitionen och viljan att handla rätt, men det är inte alltid det räcker hela vägen fram, konstaterar Filip Eriksson, upphandlare vid Örebro kommun.

Örebro kommun blir i december pilotkund för en ny inköpsanalystjänst från Inexchange. Det webbaserade verktyget läser av och sammanställer de fakturor som kommunen får – och kan på så vis ge en exakt bild av vad som har köpts, av vem och till vilket pris.

– Genom att använda den här tjänsten får vi information om allt som kommunens personal köper in, säger Filip Eriksson som förklarar att detta gör det lättare att hitta de områden där stödet för att medarbetarna ska kunna handla på ingångna avtal måste bli bättre.

Filip Eriksson säger att man ännu inte har några praktiska erfarenheter av systemet, utan ska börja ”labba” och se vilka möjligheter som finns:

– Vi medverkar vid utvecklingen av tjänsten som pilotanvändare och har precis fått tillgång till systemet som befinner sig i en tidig utvecklingsfas.

Förhoppningen är inköpsanalys på sikt ska spara pengar åt kommunen. Enligt Filip Eriksson finns det inga konkreta sparmål, men förhoppningen är att det ska gå att få en bra nytta av tjänsten:

– De primära fördelarna som idag kräver en hel del manuell hantering är kontroll av faktura mot prislista för att identifiera felfakturering. Vi får möjlighet att automatiserat se inköp utanför ramavtal som överstiger direktupphandlingsgränsen och kan hitta felköp av avtalsprodukter.

Hur fungerar detta nya verktyg?

– Det första intrycket är positivt vad gäller layout och ambitionsnivå. Systemet är helt webbaserat.

Krävs det omfattande arbete med exempelvis datalager för att den automatiska analysen ska bli möjlig?

– Inexchange är idag vår fakturaportal och det gör att tillgång redan finns till våra fakturor för att hämtar informationen till tjänsten. Det nya är att den informationen matchas mot våra avtalade prislistor.