I virustider: Så upphandlar du hemifrån

Som upphandlingskonsulter får vi ofta möjligheten att genomföra upphandlingar på distans och ibland sker detta arbete hemifrån. I stort sett är det samma upphandlingsarbete som behöver genomföras, fast med lite andra verktyg och metoder.  

Bli en mästare på videokonferenser
Videokonferens är hemmaupphandlarens främsta verktyg för att kommunicera. Här gäller de allmänna reglerna för hemmaarbete, sitt inte okammad i pyjamas. Några av videokonferensverktygen har förvisso inbyggda filter för att förbättra användarens utseende men än så länge erbjuds inte någon digital kostym.

Det finns en uppsjö av olika verktyg för videokonferenser men alla har samma grundfunktioner. Det finns en mute-knapp, en knapp för skärmdelning så att alla i videosamtalet kan se din skärm (exempelvis din upphandling) sedan finns det också en chattfunktion för att kunna skicka meddelanden till andra användare.

Om du inte har så stor erfarenhet av att genomföra videokonferenser så är tipset att först  öva med familj eller vänner.

Ett annat tips är att trycka på mute-knappen när du inte talar, men först efter du fått gult bälte i videokonferens, annars är risken stor att du sitter och pratar och ingen hör dig för att du glömt trycka på mikrofonen.

Innan du bokar in en videokonferens måste du fundera på om konferensen verkligen är nödvändig. Kan du i stället lösa uppdraget genom mejl eller ett kortare telefonsamtal? Kom ihåg att medelsvensken sitter 13 dagar i möten varje år!

Inled gärna videokonferensen med att beskriva vad förväntningarna på mötet är, vilka frågor som ska behandlas samt hur lång tid som finns till ert förfogande. När mötestiden är slut får konferensen avslutas.

Fundera över vilka som måste vara med på mötet, upp till sex personer är ofta inget problem men om det är mer än tio börjar konferensen bli svårhanterad och vissa deltagare dra sig för att aktivt delta i konferensen.

Parallell process eller seriell process?
En fråga som aktualiseras i stora upphandlingsprojekt är om man ska hantera kravställare och andra intressenter i en parallell process eller en seriell process.

Den parallella processen passar fint för oss i Sverige, där alla deltar och får tillgång till samtliga diskussioner och dialoger. Problemet är att en sådan process kan dra ut på tiden när man inte längre kan hantera 20 personer samtidigt i ett konferensrum. Det kan då vara läge att använda en seriell process.

I en seriell process tar man om samma möte men i mindre grupper och i en genomtänkt turordning som är fördelaktig för att förflytta upphandlingen framåt.

Planering
Planera och schemalägg dina arbetsdagar. Glöm inte bort att planera in kontakter med kollegor för ”småprat”, det är förvånande hur mycket energi man kan få av att prata lite om oväsentligheter med kollegor. Pausa var 90:e minut. Gå inte och titta på tv i pauserna eller börja plocka hemma, ge dig ut i friskluften! Ta en promenad och helt plötsligt klarnar det kring hur utvärderingsmetoden ska utformas.

It-säkerhet
När det kommer till it-säkerheten i upphandlingsprocessen gör det som huvudregel ingen större skillnad att sitta hemma eller på kontoret så länge du jobbar från din arbetsdator. Om du jobbar från en privat dator måste du se till windows uppdate är aktiverat samt att du har ett uppdaterat virusskydd.

Slutligen, du måste ha en bra brandvägg. Vill du ha en riktigt bra säkerhet så ansluter du din dator till jobbet genom vpn. Oavsett om du sitter hemma eller på jobbet är all trafik till och från upphandlingsverktygets servrar krypterad.

E-signering
E-signering är den sista pusselbiten för att få din upphandlingsprocess helt digital. Genom att använda upphandlingssystemets funktion för e-signering kan du få både interna och externa dokument signerade utan att behöva åka till kontoret för att hantera utskrifter, hitta  personen som ska underteckna samt skanna in dokumentet för att få det digitalt igen.

En helt digital upphandlingsprocess leder till fullständig möjlighet till arbete hemifrån eller på annan valfri plats.

Andra framgångsrika tips är; ät frukost, duscha och klä på dig, jobba inte i sängen, undvik isolation, håll rent på din arbetsplats…

Avslutningsvis måste du skapa en riktigt grym spellista för att hålla humöret och produktiviteten uppe och utan kollegor kan man äntligen köra volymen i botten på sin favoritlåt.

Per Werling och Sofia Elmeholt
E-avrop