Gemensamma erfarenheter är bäst

De stora upphandlande myndigheterna har gemensamma problem, utmaningar och glädjeämnen. Mot den bakgrunden initierade Statens inköpscentral för ett år sedan det så kallade Erfarenhetsutbytet.

Tillsammans har FMV, HBV, Trafikverket, Region Skåne och Statens inköpscentral utbytt erfarenheter kring ett antal teman som är centrala för inköpsverksamheterna. Upphandlare, kategoriledare, avtalsförvaltare, systemförvaltare, upphandlingschefer och inköpsdirektörer har deltagit i diskussionerna.

– Även om vi ännu inte genomfört några förändringar av vårt arbetssätt har vi identifierat många intressanta frågor och förslag som vi kommer att arbeta vidare med, säger projektledaren William Friberg, upphandlare på enheten för varor och tjänster vid Statens inköpscentral

En av dessa frågor är hur man bättre kan nå ut till leverantörer som ännu inte riktar sig till offentlig sektor och öka antalet anbud.

– För Statens inköpscentrals del kommer arbetet att utmynna i en intern handlingsplan med konkreta förbättringar vi vill genomföra.

Vad ser du som största vinsten med denna typ av dialog med andra stora inköpare?

– Det finns stor kompetens och mycket erfarenheter hos upphandlande myndigheter i Sverige som är viktig att ta tillvara på. Jag tror att många står inför liknande utmaningar – som vi skulle kunna lösa mer effektivt genom att samverka med varandra.

Avslutas projektet nu, eller fortsätter ni träffas?

– Detta projekt kommer nu att avslutas med ett sista möte för att utvärdera arbetet samt för att diskutera ifall det finns fler frågor att samverka kring i framtiden.

Närmare kontakter har redan knutits med anledning av projektet. Statens inköpscentral och FMV diskuterar till exempel frågor om processutveckling.  Statens inköpscentral och HBV kommer att arbeta vidare med frågor rörande gruppledarfunktionen, en ny roll som nyligen införts i båda organisationerna.

Till de frågor som varit uppe i gruppen hör rekrytering. William Friberg menar att upphandlande myndigheter skulle kunna stärka sina arbetsgivarvarumärken och kompetensutveckling ytterligare genom att tillhandahålla interna utbildningspaket:

– Det hade även varit intressant att utöka samarbetet med olika universitet, högskolor och andra utbildningar för att locka fler till upphandlaryrket samt för att stärka samverkan mellan upphandlande myndigheter och akademin.