Jag är en person som tar steget innan jag ens tänkt om jag vågar eller inte. Det är inte alltid lyckosamt, ibland blir det att snubbla i en grop eller något annat smärtsamt. Men många gånger går det alldeles utmärkt och då är jag glad för min totala orädsla.
När jag vågade byta sektor, från privat till offentlig, fick jag många upplevelser. En av dem är att jag saknade förhandling som arbetsredskap.
På många vis förhandlar vi alla i vardagen men att förhandla i yrket har alltid varit en av mina favoritgrenar. Att förhandla är att komma överens om villkoren för något och att argumentera för olika perspektiv, vilket ger ett mervärde i utbytet av affärsrelationen. Offentlig sektor är novis när det gäller förhandling.
En annan sak jag upplevde var rädsla, rädsla att göra fel. Rädsla är något som begränsar och mod är något som utvecklar. I näringslivet förekommer rädsla för att inte nå målen vilket gör att alla tricks är tillåtna för att nå resultat. Den privata sektorn fokuserar på mätbara resultat medan offentlig sektor fokuserar på mjukare mål såsom välfärd för medborgaren. Båda delarna är framgångsrika men graden av tydlighet skiljer sig åt markant.
Inom offentlig sektor råder lagens mening närmre individen, lagen ger ett stöd och formar vardagen för många. Det är många ögon som granskar vad som sker vilket ger en känsla av att vara iakttagen. Den delen förekommer inte alls i näringslivet, där är nästan allt hemligt.
Att vara begränsad gör oss mindre kreativa vid problemlösning. Upphandlande myndighet har bevisbördan att få förhandla vilket i sig är begränsande om det finns en osäkerhet att göra fel.
Många gånger får jag frågan om vad vi inte får förhandla om i offentlig sektor. Jag är alltid lika förvånad och tänker… tja… det mesta.
Jag tänker hellre i termer av vad vi kan förhandla om än vad vi inte får förhandla. Det finns vissa grundstenar, men kortfattat handlar det om att vi inte kan förhandla om ”fasta” krav men vi kan förhandla om det som tillför vid utförandet.
Det är lättare att utgå tankemässigt från att regleringen skyddar dem som inte lämnar anbud. Om förhandlingen förflyttar affären till något annat än avsett från början så kanske det hade varit intressant för andra företag än de aktuella anbudsgivarna, ett företag som vill och hade kunnat lämna anbud har då inte fått chansen. En förhandling får inte förändra affären i den utsträckningen att konkurrensen hämmats.
Jag brukar använda ett par bilder för att symbolisera skillnaderna mellan en klassisk förhandling och offentlig förhandling inom ett förhandlat förfarande.
På bild 1 åskådliggörs den klassiska förhandlingen. Det finns två parter, båda drar för att nå sina mål. Denna bild är givetvis förenklad och visar enbart en aktuell situation inom en relation. I det extrema fallet är det en dragkamp och båda parter föreslår olika villkor för att komma så nära sitt affärsförslag som möjligt.
På bild 2 åskådliggörs en förhandling inom ett förhandlat förfarande vid fas 2. Upphandlande myndighet har ett antal obligatoriska krav (minimikrav) som inte är förhandlingsbara. Men de har också mervärden som är önskvärda vilka kan förhandlas genom att förtydliga behoven så att anbudsgivare kan möta kraven på bästa sätt.
Det är möjligt att förhandla om bara pris men i praktiken så brukar det innebära att även förhandla om lösningsförslagets innehåll, omfattning, avgränsning och riskfördelning.
Det beror också på vilket slags vara, tjänst eller entreprenad som förhandlas. Ju mer innovativa, formgivande och sofistikerade villkor, desto mer möjligheter att förhandla. Ju fler företag som måste anpassa sitt föremål för leveransen för att upphandlande myndighetens behov ska tillgodoses, desto mer utrymme för förhandling.
Avtalsvillkoren kan utformas med olika incitament som helt är beroende på parternas prestationer – då är möjligheten att förhandla mycket viktigt för att affären och leveransen överhuvudtaget ska bli meningsfull.
Det kan låta enkelt men är ack så diffust för en upphandlande myndighet som inte vill göra fel. De grundläggande principerna råder alltid, särskilt likabehandling- och transparensprincipen.
Upphandlingslagarna har en del regleringar om förhandling, jag hoppas vi kan få bilden att klarna en aning så att osäkerheten minskar i er vardag. Dela gärna med er till mig om era tankar, vad vill ni läsa om och hur ser ni på att möjligheterna att förhandla i offentlig sektor. Hör av er i kommentarsfältet, LinkedIn eller e-posta petra@ecenea.se. Vi ses i kommande avsnitt!
Petra Rantzow
Vd, Ecenea Syd
