Så du har bestämt dig för att du är lite sugen på att lämna anbud i en upphandling. Du läser underlaget och känner dig trygg i att du kan leverera det som myndigheten efterfrågar. Det uppstår dock några frågetecken. Inte alla beskrivningar av vad det är som efterfrågas är så tydliga, i vissa fall kanske upphandlande myndighet valt att frångå standardvillkor som alltid annars används i branschen.
Vad gör man då? Acceptera kraven och lämna anbud eller gå miste om en potentiellt god affär? Nej då, även om det inte alltid känns så, finns det faktiskt möjlighet att resonera med den upphandlande myndigheten. Man kan förklara vad det är som man tycker är konstigt, av vilken anledning och på vilket sätt man vill få till en förändring.
I vissa fall får man gehör för sina åsikter och i vissa fall inte. Får man inte gehör kan man testa att fråga igen, fast på ett annat sätt, eller så får man helt enkelt acceptera villkoret, kravet eller mervärdet som det är uppställt. Det är inte ovanligt att en upphandlande myndighet vid första påstötning står fast vid sitt krav men vid en andra påstötning, där syftet med frågan utvecklas, omvärderar sin inställning.
Det man måste ha förståelse för är att den upphandlande myndigheten inte får göra det som kallas för ”väsentliga förändringar” i förfrågningsunderlaget hur som helst. Gör de sådana förändringar kan de vara tvungna att förlänga anbudstiden eller till och med i vissa fall avbryta upphandlingen och annonsera den på nytt. Eftersom det inte finns någon solklar definition av vad en ”väsentlig” förändring är för något kan det ibland finnas en rädsla för att göra förändringar. Man kan ju inte göra fel om man inte gör någonting alls är ibland inställningen. Detta är synd. Upphandlande myndigheter har stora möjligheter att förändra och förbättra sina underlag i dialog med leverantörerna.
Så hur gör man då om man ska försöka få till stånd en förändring av någonting i ett underlag som man tycker är felaktigt. Här finns det framförallt två punkter att tänka på.
- Se till att förklara varför du vill få till en specifik förändring och varför nuvarande krav är opassande. Är någonting annat standard i branschen? Bryter regleringen mot de grundläggande principerna? Innebär det höga kostnader till lite mervärde?Om upphandlaren förstår varför förändringen bör ske är det större sannolikhet att den förstår värdet i att göra den. Kanske är det värt att förlänga anbudstiden en vecka för en större förändring. Förstår inte upphandlaren värdet av förändringen vill han eller hon knappast ta sig besväret.
- Finns det möjlighet att tolka eller tolka om redan existerande formulering så att förändringen sker på detta sätt? Detta underlättar för upphandlaren och innebär ett mindre ingrepp i underlaget, vilket innebär större chans att förtydligandet går igenom. En formulering kan då se ut enligt följande; ”Vi har uppfattat XX som att det innebär YY, är detta korrekt?”
Det finns alltså alla möjligheter att få till stånd en förändring av en annonserad upphandling under förutsättning att man på ett tydligt sätt argumenterar för sin sak.
Lycka till!
Läs några av Sten Lövrups övriga artiklar på Inköpsrådet om aktivt anbudsarbete
Dra nytta av offentlighetsprincipen
Så fungerar ramavtal
Så lägger du upp ditt anbudslämnande
Samarbeta med andra företag för att vinna upphandling