Så lägger du upp ditt anbudsarbete

Hur man bör lägga upp sitt anbudslämnande beror väldigt mycket på vilken typ av anbudslämnare man är. Det finns givetvis inte ”one size fits all”, utan det skiljer sig åt både avseende bransch, kunskap om anbudsgivning och antal år i branschen.

För ett nystartat bolag som inte har så mycket erfarenhet så är det sannolikt att man inte kvalificerar sig för de flesta upphandlingar som annonseras. Upphandlande myndigheter tenderar att ställa krav som gynnar etablerade företag eftersom det är det lättaste sättet att få till objektiva kvalitetskriterier. Upphandlande myndigheter är också oftast stora och komplexa organisationer och detta ställer en del krav på de leverantörer man ska ta in.

Om det skulle vara så att man befinner sig i den situationen är det bäst att så snabbt som möjligt försöka att avgöra huruvida man är kvalificerad för upphandlingen eller ej, och först därefter börja fundera på andra bitar såsom avtalsvillkor och värde på kontraktet. De ”hårda” kraven som man som nystartat företag oftast faller på är krav såsom referensprojekt, antal års erfarenhet och antal anställda.

Om man däremot är ett företag som är väletablerat, har en stor möjlighet och erfarenhet av att leverera till stora organisationer samt kanske till och med har deltagit och vunnit upphandlingar tidigare så finns det andra saker som man bör fokusera på först.

Vad är upphandlaren ute efter?

En sådan sak är hur avtalet har sett ut historiskt och vad upphandlande myndighet verkar vara ute efter eller prioritera. Är det en lägsta pris-upphandling kan det vara värt att fundera på hur lågt man kan tänka sig att gå och sedan försöka skaffa sig en bild av hur konkurrenterna offererat i tidigare upphandlingar utförda av upphandlande myndighet, eller andra myndigheter. Här kan det också vara intressant att granska kravställningen. Kanske är den sådan att det inte finns så många konkurrenter som klarar av att lämna anbud? Kanske är du den enda? I sådana fall finns det givetvis större möjligheter att öka sina marginaler jämfört med om konkurrensen är hård.

Om det är en mervärdesstyrd upphandling kan det vara vettigt att på ett tidigt stadium analysera mervärdesmodellen, leka lite med siffrorna i ett Excel-ark och tidigt försöka avgöra hur man strategiskt bör prissätta sina produkter och vilka mervärden som är värda att erbjuda och inte. Kanske är det så att mervärdesmodellen slår orättvist mot ditt företag och till stor fördel för någon av dina konkurrenter? Då kan det vara läge att ifrågasätta modellen.

Kan du acceptera villkoren?

I ett tidigt skede bör man även läsa igenom avtalsvillkoren och försäkra sig om att man kan tänka sig att acceptera dessa. Ju tidigare man påpekar saker man anser vara oskäliga, desto större sannolikhet är det att få till en förändring.

Sist men inte minst så kan man aldrig vara ute i för god tid. Visst är det fantastiskt att skjuta upp saker (jag vet, jag är själv något av en expert), men det är också fantastiskt att ge sig själv möjligheten och framförallt tiden att rätta till sina misstag. Gör därför klart anbudet så snart som möjligt och skicka in det. Är det någonting du skulle vilja förändra så är det bara att ta tillbaka anbudet, göra förändringen och skicka på nytt!