Lösningen är unik bland svenska kommuner, enligt Skellefteå kommun som tecknat ett fyraårigt avtal med Everon.
-Vad vi vet är vi de första som lyckas med en så här stor och övergripande upphandling för att få de produkter som vi verkligen vill ha, säger Michael Stiglund, som arbetar med utvecklingsfrågor på kommunens socialkontor.
Gå vidare eller pausa var alternativen i våras.
-Annonsering skedde i mars, är pandemin började ta fart. Det är klart att tanken kom upp om det verkligen var rätt läge att gå vidare med upphandlingen men dels hade vi jobbat i flera år med processen, dels var vi ett läge med en del gammal teknik som verkligen behövde ersättas med exempelvis svårigheter att få fram reservdelar, säger Michael Stiglund.
-I slutändan var det rätt beslut att slutföra processen i år. En effekt har dock varit att vissa leverantörer bedömt läget som för osäkert, inte minst när det gäller att bygga upp samverkan med underleverantörer för att klara vår kravställning, och att det kan ha hämmat konkurrensen. Vi fick dock in två anbud att utvärdera och är mycket nöjda med det avtal som blivit resultatet.
Det nya avtalet ska ersätta flera delösningar för larm som kommunen har idag med ett flertal leverantörer, bland annat Tunstall som även vållat Skellefteå kommun problem under hösten i likhet med många andra kommuner.
En utfasning av de nuvarande systemen påbörjas under första kvartalet 2021.
-Helhetskoncepten gör att vi har tekniska lösningar som fungerar över socialkontorets alla verksamhetsdelar – äldreboenden, stöd och service, personlig assistens och hemtjänst. Med samma larmlösning och app för personalen att använda blir det betydligt enklare att överblicka och det tar också bort stuprör som funnits mellan olika verksamheter på ett sätt som vi tror ger stora fördelar, exempelvis för personal som kan byta verksamhet enklare, säger Michael Stiglund.
Han pekar på ett gediget förarbete som viktigt för att nå fram till ett bra avtal.
-Vi gjorde verkligen en grundlig inventering av verksamhetens behov som var till nytta för vår kravställning – en inventering som både byggde på att underlätta för vår vård- och omsorgspersonal och att tekniken ska vara ett bra stöd för dom vi finns till för, säger Michael Stiglund.
-En första upphandling gjordes som en ren funktionsupphandling och där fick vi avbryta processen när vi såg att vi inte skulle få det som vi efterfrågade. I mångt och mycket byggde anbuden på gammal teknik.
I den RFI som sedan gick ut till marknaden var en central frågeställning varför kommunen inte fick det man efterfrågade i den första upphandlingen.
-Svaret var samstämmigt att marknaden inte var mogen för en funktionsupphandling. Den problematik som beskrevs är att leverantörerna är så styrda av att lägsta pris efterfrågas i offentliga upphandlingar att man har svårt att lyfta fram ny teknik som kan vara kostnadsdrivande.
-I den upphandling som nu slutförts har vi tydligare specificerat de funktioner som vi efterfrågat och i många fall på detaljnivå som en viss bildlösning eller typ av sensorer. Att få ihop alla tekniska delar i ett sammanhållet system har förstås också varit centralt och där är vår bild att vår nya helhetslösning blir unik bland svenska kommuner, säger Michael Stiglund.
Innovation finns med som en del av avtalet.
-Vi var tydliga med att efterfråga teknik som lanserats och visat sig fungera på marknaden – inte produkter som är i en utvecklingsfas. I avtalet finns dock en utvecklingsdel som ger utrymme för innovationer under avtalsperioden.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer