Del 4: Krav i upphandlingar

I detta avsnitt behandlar jag kravarbete och i kommande delar kriteriearbete. Kriteriearbetet omfattar processen att skapa och förädla kriterierna samt arbetet med att välja och beskriva den utvärderingsmodell som ska tillämpas för att utse bästa anbud av de anbud som uppfyller de obligatoriska kraven.

Denna indelning i kravarbete och kriteriearbete speglar ett vanligt men inte det enda arbetssättet då det gäller att utarbeta en upphandlings underlag. Under kravarbetet vet upphandlaren ofta inte vilka krav som slutligen kommer att klassas som obligatoriska och vilka som kommer att klassas som kriterier. Kravarbetet kan också bedrivas parallellt med kriteriearbetet. De obligatoriska kraven måste inte fastställas innan kriteriearbetet kan påbörjas. Metodmässigt sett är det dock en fördel att kravarbetet genomförs helt eller delvis innan kriteriearbetet inleds.

I handboken beskrivs följande områden för kravarbetet:

• behov och egenskaper
• kravbegreppet
• kategorier av krav
• märkning av obligatoriska krav
• att strukturera krav
• bevis och trovärdighet
• inboxning av krav
• svarsformulär
• funktionskrav och innovationer
• kravens placering i underlaget.

Med behov avses det som köparen behöver eller behöver få utfört. Vid upphandling är det leverantörens anbud (och ansökan) som ska uppfylla köparens behov. Ett sätt att konkretisera behovet är att uttrycka det med egenskaper för efterfrågad vara eller tjänst (inklusive entreprenad), för att till slut formulera det som kravtexter i upphandlingens underlag.

I en upphandling av möbler kan behovet vara kontorsstolar. Stolarnas egenskaper kan uttryckas med ”inställningsbara” och ”komfortabla”. Med så kallade kravtexter formuleras i detalj vad som mer precist avses med inställningar och komfort samt vilka bevis som leverantören ska bifoga med anbudet för att styrka kravens uppfyllelse. Med komfort kan till exempel avses ”att stolen ska användas under två timmar utan att användaren upplever besvär av att sitta i stolen”. Med inställningsbar kan till exempel avses ”att ryggstödets vinkel och stolsitsens höjd kan regleras”. Som bevis på komfort tänker köparen använda en testgrupp som bedömer stolarnas komfort genom att stolarna provas. Som bevis för inställningar ska produktblad som beskriver möjliga inställningar bifogas anbudet.

Denna nedbrytning i kedjan behov, egenskaper, krav och bevis illustreras i figuren nedan. Bevisen ska kunna kopplas mot kraven, som ska kunna kopplas mot egenskaperna, som ska kunna kopplas mot behovet.

Upphandlaren har rättigheten att upphandla utgående från köparens preferenser. Det förekommer att leverantörer hävdar att köparen borde uppfylla andra behov än de som köparen har angett eller att köparens preferenser är felaktiga. Denna argumentation är inte hållbar. Det är viktigt att upphandlaren alltid har detta i åtanke och att upphandlaren också i upphandlingens underlag tydliggör att kravställningen baseras på köparens behov.

Det är en fördel om köparen redovisar det som ska uppnås med upphandlingen i stället för att endast redovisa detaljer om krav och kriterier utan koppling till behovet. Leverantörer som har kännedom om behovet kan bättre förstå den konkreta kravställningen, så att anbuden kan optimeras efter helheten snarare än efter en samling detaljerade kravtexter utan sammanhang.

Att hoppa över målsättningen och syftet med upphandlingen är tyvärr ganska vanligt, speciellt då upphandlaren ”ärver” eller ”lånar” andras underlag, eller då upphandlaren på grund av tidspress inte hinner jobba med behovsanalyser eller att ta fram de mål som bör uppfyllas under avtalstiden. Ett delmål vid upphandling av konsulter kan till exempel vara att konsulterna lär upp de anställda så att den egna personalen klarar arbetet utan konsulter. Ett delmål vid upphandling av stolar kan till exempel vara att stolarna ska leda till färre sjukskrivningar som orsakas av ryggproblem. Ett delmål vid outsourcing av IT-drift kan till exempel vara att datorerna på arbetsplatserna inte längre ska vara personliga utan ska kunna användas av alla behöriga. Det är tyvärr ganska ovanligt att mål definieras och mäts för en avtalsperiod. Många inköp skulle vinna på mätbara mål i kombination med systematisk uppföljning och åtgärder under hela avtalsperioden.

Köparens behov, de egenskaper, de upplevelser och de mål man försöker uppnå med upphandlingen kallas sammantaget och fortsättningsvis för ”behovet”.

Sammanfattning, Behov och egenskaper

• Köparens behov, de egenskaper, de upplevelser, de preferenser och de mål man försöker uppnå med upphandlingen kallas sammantaget för ”behovet”.
• Upphandlaren har rättigheten att upphandla utgående från köparens behov.
• Redovisa vad köparen försöker uppnå med upphandlingen i underlaget. Leverantörer som har kännedom om detta kan bättre förstå den konkreta kravställningen, så att anbuden kan optimeras efter helheten snarare än efter en samling detaljerade kravtexter utan sammanhang.