Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Nyheter
    • Arbetsmarknad
      • Karriär
      • Lön
    • Bransch
      • IT
      • Livsmedel
      • Samhällsbyggnad
      • Transport
      • Utbildning
      • Vård & omsorg
      • Övriga tjänster
    • Hållbarhet
      • Miljökrav
      • Sociala krav
    • Innovation
    • Juridik
      • Avtal
      • Korruption
      • Lagstiftning
      • Upphandlingsavgift
      • Överprövning
    • Praktiskt
      • Metod
      • Upphandlingsstöd
      • Utvärderingsmodell
    • Samhälle
      • EU
      • Insyn
      • Konkurrens
      • Politik
    • Upphandling
      • Dialog
      • Direktupphandling
      • Förfrågningsunderlag
      • Ramavtal
      • Uppföljning
      • Anbud
  • Domstolskoll
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
    • Praxisdagen • 7 november • Stockholm
    • Praxisdagen • 21 november • Göteborg
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Vi som jobbar här
    • Integritetsspolicy

Att våga strunta i att förlänga

ExpertkommentarKonsekvenserna av att ha en leverantör som missköter sig kan vara stora och därför behöver man fundera över vad man ska göra om så sker. Har man försökt allt, dialog, hot, vite, gråt och hot igen, är det bättre att avsluta samarbetet, skriver Linda Bjarle.

| 2020-09-16
Linda Bjarle är livsmedelscontroller och en av Inköpsrådets experter.

Helsingborgs stad har hundratals leverantörer och cirka 1 300 beställare. Hur många leveranser vi har per år vågar jag inte ens gissa.

Det är mycket som ska gå fel. Frågan är hur man fångar upp att en leverantör bryter mot avtalet och hur man sedan agerar om en leverantör missköter sig?

En utmaning är att den avtalsansvarige oftast inte får signaler från beställarna att leverantören inte sköter sig förrän problem har pågått ett tag, och då kan det ibland vara svårt att reparera skadan.

Förtroendet för leverantören kan bli så pass skadat att beställarna på eget bevåg beslutar att gå utanför avtalet och börja handla någon annanstans. Leverantörens brister används som en anledning att få handla hos vem de vill.

I uppföljningen kommer detta att märkas genom att avtalstroheten går ner. Det vill man så klart undvika av både ekonomiska och rättsliga skäl. Därför är det viktigt att ha rutiner kring hur man fångar upp klagomålen ifrån beställarna samt hur de hanteras.

Som avtalsansvarig måste du göra dig ”känd” bland beställarna och tydliggöra rollen som kontaktperson för de avtal du är ansvarig för. Du måste vara den självklara personen de vill vända sig till med sina klagomål.

Tyvärr är nog steget oftast lite för långt för en missnöjd beställare att orka lyfta luren eller skriva ett mejl till avtalsansvarig efter att de kanske spenderat en halvtimme i kön till leverantörens kundtjänst. Där måste man hitta sätt som förenklar för beställarna.

Man måste även arbeta för att avdramatisera känslan hos dem som arbetar ute i kommunens verksamheter att behöva kontakta en tjänsteman som ibland kan upplevas som byråkratisk och svårnådd.

För de avtal som jag är ansvarig för har jag tagit fram en avvikelsemall där beställarna kan beskriva vad som gått fel och sedan skicka tillbaka den till mig.

Mallen ska innehålla all viktig information som jag kan behöva om jag skulle behöva kontakta leverantören. Speciellt i de fall då vite ska inkrävas. För vissa leverantörer kanske man bara får in en handfull avvikelser per år medan det för andra kan vara hundratals.

Genom att dokumentera avvikelserna kan du ganska snabbt upptäcka mönster var i leveransen felet ligger. Kanske är det priserna som aldrig stämmer, kanske är leveransen alltid sen eller också håller levererad artikel inte efterfrågad kvalitet.

En avvikelsemall i Wordformat är dock ingen optimal lösning utan det bästa är att ha en digital lösning som exempelvis en app där beställarna kan dokumentera avvikelsen direkt och att den sedan skickas till både avtalsansvarig och leverantör. Avvikelserna kan då följas upp och kategoriseras. Kommuner som exempelvis Lund använder sig framgångsrikt av en app för avvikelser i dag.

Jag är en stor förespråkare av affärsmässig dialog. Oftast går det mesta att lösa genom samtal och åtgärdsplaner, men inte alltid.

Tyvärr har jag fått erfara en leverantör som trots dialog och mängder med mejl och samtal ändå inte bättrar sig. Vad gör man då? Sliter sitt hår och gråter en skvätt? Absolut.

Jag är rätt övertygad om att det inte finns någon inköpsenhet där ute i Sverige som sitter och rullar tummarna utan de flesta har säkert en lång lista av uppdrag som ligger och väntar. Därför avbryter man inte gärna ett avtal i förtid utan utnyttjar all möjlighet till förlängning. Detta vet förmodligen leverantörerna om.

Konsekvenserna av att ha en leverantör som missköter sig kan vara stora och därför behöver man fundera på hur man ska gå tillväga om detta skulle hända.

Har man försökt allt, dialog, hot, vite, gråt och hot igen, så är det bättre att inse att man inte kommer vidare utan det är bättre att avsluta samarbetet.

I våras tog vi ett snabbt beslut att inte förlänga ett stort avtal som skulle gå ut tidigt i höst. Det fanns möjlighet till ytterligare ett års förlängning. Före  sommaren hade vi ett nytt avtal med en ny leverantör påskrivet.

Jag är så himla glad att vi tog beslutet att inte förlänga utan att vi i stället kraftsamlade för att få ut en ny upphandling. All den tid och energi jag och verksamheterna fick lägga på att försöka fixa leverantörens problem kommer vi nu förhoppningsvis att slippa.

Jag ser fram emot hösten och en ny samarbetspartner — i stället för en motpart.

Linda Bjarle
Livsmedelscontroller, Helsingborgs stad

Har du frågor till Linda Bjarle? Mejla dem till info@inkopsradet.se

Läs mer: ExpertkommentarHållbarhetLeverantör

Linda Bjarle

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Linda Bjarle

Linda Bjarle
Linda Bjarle är livsmedelscontroller på Inköpsenheten i Helsingborgs stad och ansvarar för stadsövergripande livsmedelsupphandlingar. Hon är med i Fokusgrupp upphandling inom Kost&Näring, som är Sveriges största branschförening för personer som leder landets offentliga måltidsverksamheter.

Lediga jobb

Upphandlare till Stockholms universitet

Strategisk inköpare till Arbetsförmedlingen

ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Lär dig skriva bättre avtal

Avtalet är kärnan i affären och avtalsrätten i sig regleras inte i LOU. Därför är det viktigt att du som upphandlare sätter dig in i hur du formulerar korrekta avtal och vad du bör tänka på för att säkerställa en bra affär.

Håll dig informerad

Prenumerera på Inköpsrådets kostnadsfria nyhetsbrev.

Prenumerera, v2
Specialområde
Sending

Senaste inläggen

Skräppostfilter och försenat mejl–igenSkräppostfilter och försenat mejl–igen
Ett år med kravet att begränsa skadaEtt år med kravet att begränsa skada
Mest läst på InköpsrådetMest läst på Inköpsrådet
Då får ogiltigt avtal beståDå får ogiltigt avtal bestå
Ingen fråga, ingen skadaIngen fråga, ingen skada
Fler nyheter som påverkar it-avtalFler nyheter som påverkar it-avtal
Ursäkta, vad är klockan? (Del 2)Ursäkta, vad är klockan? (Del 2)
Kontraproduktiv begäran om sekretessKontraproduktiv begäran om sekretess

Nytt från Upphandling24

  • Tvingas gräva i skattkistan
  • Bäst på att undvika domstol
  • Vinner mark med sysselsättningskrav
  • Skånsk duo stärker samarbetet
  • Ser fram emot att gräva djupt
  • Forskningsbrev ska göra skillnad
  • ”Alla möbler bör inte återbrukas”

Åsikter på sajten

  • Ett år med kravet att begränsa skada@Erik och Sara-Li, vilken bra artikel! @Bid manager, den erfarenhet vi gjort oss där jag arbetar (medelstor myndighet som trillar...
  • Ett år med kravet att begränsa skadaDet vore intressant att höra från upphandlande myndigheter ifall ni upplever en större mängd frågor under upphandlingsprocessen, mer utmanande och...
  • Ett år med kravet att begränsa skadaTack för inspel, och kul att du ifrågasätter vårt påstående! Det här är ju en krönika med just våra åsikter....
  • Ett år med kravet att begränsa skadaMan kan ifrågasätta författarnas påstående om att "det är viktigt att hela målet prövas redan i första instans". Jag hade...
  • Ingen fråga, ingen skadaMen i detta fall tyckte ju anbudsgivaren att de hade offererat ett "professionellt sladd-headset" i enlighet med underlaget. Alltså fanns...
  • Leder golvprispraxis till dåliga affärer?Hannes har klockrena åsikter, tankar och förslag att stävja otyget med fasta och/eller oskäligt låga priser. Jag delar hans åsikt...
  • Då får ogiltigt avtal beståDen risken finns så klart, men jag tror verkligen inte att den ska överdrivas. Det förutsätter att myndigheten skulle fatta...
  • Då får ogiltigt avtal beståFöreligger det inte risk att UM bygger in systematik i att använda och i dessa fall ”utnyttja” denna rättspraxis i...
  • Ingen fråga, ingen skadaSå bra att leverantören uppmanas att under annonseringstiden fråga om sådant som inte är riktigt beskrivet och som kan uppfattas...
  • Ingen fråga, ingen skadaIntressant. Så slutsatsen tyck vara att anbudsgivaren aldrig ska klaga på otydlighet i underlagen under överprövning eftersom det skadar ens...

Senaste inläggen

  • Skräppostfilter och försenat mejl–igen
  • Ett år med kravet att begränsa skada
  • Mest läst på Inköpsrådet
  • Då får ogiltigt avtal bestå
  • Ingen fråga, ingen skada
  • Fler nyheter som påverkar it-avtal
  • Ursäkta, vad är klockan? (Del 2)
  • Kontraproduktiv begäran om sekretess
  • Bevis krävs för ”Hamburgundantaget”
  • Nytt år, nya möjligheter!
  • Ha en plan för den digitala revolutionen
  • Skynda långsamt?
  • Negativt pris kan också vara ett pris
  • Tillsammans kan vi få cirkulär ekonomi
  • Vikten av en god planering

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Anbudsutvärdering | 7 mars
  • Agil upphandling | 9 mars
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 14-15 mars
  • Få fart på er avtals­förvaltning | 21 mars
  • Förhandling som redskap inom offentlig upphandling | 22 mars
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | 23 mars
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 29-30 mars
  • LOU på två dagar | 19-20 april
  • Ramavtal – fördjupningskurs | 3 maj
  • Fördjupad entreprenadupphandling | 4 maj
  • Leda upphandlingar effektivt | 11 maj
  • Säkerhetsskyddad upphandling | Våren 2023