Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Nyheter
    • Arbetsmarknad
      • Karriär
      • Lön
    • Bransch
      • IT
      • Livsmedel
      • Samhällsbyggnad
      • Transport
      • Utbildning
      • Vård & omsorg
      • Övriga tjänster
    • Hållbarhet
      • Miljökrav
      • Sociala krav
    • Innovation
    • Juridik
      • Avtal
      • Korruption
      • Lagstiftning
      • Upphandlingsavgift
      • Överprövning
    • Praktiskt
      • Metod
      • Upphandlingsstöd
      • Utvärderingsmodell
    • Samhälle
      • EU
      • Insyn
      • Konkurrens
      • Politik
    • Upphandling
      • Dialog
      • Direktupphandling
      • Förfrågningsunderlag
      • Ramavtal
      • Uppföljning
      • Anbud
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • CV-databas
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Domstolskoll
  • Utbildning
  • Konferenser
    • Genomförda konferenser
      • Purchase to pay | 11 feb 2020
      • Praxisdagen Malmö
      • Praxisdagen Stockholm
      • Anbudsdagen
      • Hearing • Malmö • Förenklingar
      • Hearing • 18 juni • Förenklingar
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Vi som jobbar här
    • Integritetsspolicy

Så ska förhandlingen gå till

JuridikDEL 2. Möjligheterna att använda förhandlat förfarande har ökat, men området är långt ifrån oreglerat. Kristian Pedersen och Tahmina Sahibli reder ut hur förhandlingarna får gå till. Här är andra delen i artikelserien om förhandling.

| 2020-12-21
Kristian Pedersen och Tahmina Sahibli, Advokatfirman Kahn Pedersen.

Inför ett förhandlat förfarande med föregående annonsering ska den upphandlande myndigheten fastställa föremålet för upphandlingen. Det sker genom att myndigheten

  1. beskriver sina behov och de egenskaper som krävs hos de varor, tjänster eller byggentreprenader som ska köpas
  2. anger vad i beskrivningen som utgör de minimikrav som alla anbud ska uppfylla (så kallade ska-krav)
  3. anger tilldelningskriterierna, de egenskaper som utgör mervärden (ibland i form av så kallade bör-krav)

Informationen i upphandlingsdokumenten ska räcka för att en leverantör ska kunna bedöma upphandlingens art och omfattning och kunna ta ställning till om den ska ansöka om att få delta. Upphandlingsdokumenten bör även innehålla tydlig information om formerna för förhandlingarna, det vill säga hur förhandlingarna kommer att genomföras.

Ändringar i upphandlingsdokument under förhandlingarna medför skyldighet att informera anbudsgivarna och ge dem tid att ändra sina anbud.

Vad får man förhandla om?
Förhandlingarna får omfatta alla aspekter av de lämnade anbuden, och även förhandlingar om endast priset är tillåtna.

Men förhandlingsutrymmet är inte obegränsat. Av LOU framgår uttryckligen att den upphandlande myndigheten ska förhandla med anbudsgivarna om förbättringar i deras anbud samt att förhandlingarna inte får avse minimikraven (det vill säga ska-kraven) eller tilldelningskriterierna.

Förhandlingarna ska alltså handla om de lämnade anbuden och syftet ska främst vara att anpassa anbuden till kraven och kriterierna i upphandlingsdokumenten, inte att anpassa upphandlingsdokumenten till anbuden.

Förhandlingar i offentlig upphandling blir  därför mer ensidiga än förhandlingar mellan privata parter, där det finns större utrymme för ”givande och tagande”.

Därutöver måste den upphandlande myndigheten under hela det förhandlade förfarandet iaktta de grundläggande principerna och offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser om anbudssekretess.

Det är bland annat inte tillåtet att läcka information från förhandlingar med en anbudsgivare till en annan anbudsgivare (se HFD 2015 ref 63). Det är alltså inte tillåtet att berätta om vilka priser övriga leverantörer har lämnat i förhandlingen. Det är inte heller tillåtet att komma med direkta uppmaningar som ”ni måste sänka priset med 30 procent för att kunna vinna affären”.

Det är också viktigt att alla deltagande anbudsgivare får samma information vid samma tillfälle, så att de får samma förutsättningar.

Av LOU framgår att om ändringar görs i upphandlingsdokumenten under förhandlingarna, ska den upphandlande myndigheten skriftligen informera alla kvarvarande anbudsgivare om detta och ge dem skälig tid att ändra sina anbud.

Eftersom obligatoriska krav och tilldelningskriterier inte får ändras är det som avses i stället andra ändringar, som förhandlingarna kan ge upphov till. Förhandlingarna får alltså inte leda till väsentliga ändringar av förutsättningarna för upphandlingen.

En upphandlande myndighet får med andra ord inte förhandla i sådan utsträckning att föremålet för upphandlingen ändras mot vad som ursprungligen stod i upphandlingsdokumenten.

En förhandling kan handla om bara pris, en ren ”prutrunda”. Typiskt sett är dock förändringar av priset kopplade till andra förändringar, som till exempel ”om ni får möjlighet att leverera en vecka senare än ni erbjudit i ert anbud, hur påverkar det priset?”.

Successiva steg
Förhandlingarna får delas upp i successiva steg för att minska antalet anbud, under förutsättning att det har angetts i något av upphandlingsdokumenten.

Den upphandlande myndigheten får efter varje sådant förhandlingssteg välja de anbud som myndigheten ska fortsätta att förhandla om, och valet ska då göras med de tilldelningskriterier som framgår av upphandlingsdokumenten.

Efter varje förhandlingssteg görs alltså en preliminär anbudsutvärdering baserad på tilldelningskriterierna och vissa anbudsgivare faller ifrån medan andra går vidare till nästa förhandlingssteg. Hur denna process ska gå till bör också framgå av upphandlingsdokumenten.

Det slutliga antalet anbud måste dessutom vara så stort att effektiv konkurrens uppnås, under förutsättning att det finns ett tillräckligt antal anbud eller lämpliga anbudssökande.

Det finns ingen exakt gräns för hur mycket information som måste finnas i upphandlingsdokumenten om hur de successiva stegen ska gå till. Men ju mer som klargörs i förväg, desto säkrare kan man vara på att uppfylla kraven om transparens.

Ett sätt är att beskriva antalet steg och hur många som ska vara kvar efter varje steg. Ett annat kan vara att beskriva hur många som faller ifrån i varje steg, till dess att ett visst antal är kvar.

Det är en öppen fråga om samtliga tilldelningskriterier måste användas i alla steg eller om man kan välja att i vissa steg endast tillämpa några av kriterierna (under förutsättning att man klargjort vilka på förhand).

I typfallet, det som vi tror lagstiftaren haft i åtanke, görs den preliminära utvärderingen med hjälp av alla tilldelningskriterier och de anbudsgivare som ligger bäst till efter en sådan utvärdering går vidare till nästa steg.

Förhandlingarnas avslutande
När den upphandlande myndigheten har för avsikt att avsluta förhandlingarna, ska myndigheten informera de anbudsgivare som fortfarande deltar i förhandlingarna och ge dem en (lika lång) tidsfrist för dem att lämna slutliga anbud. De slutliga anbuden får sedan inte bli föremål för förhandlingar.

Kristian Pedersen
Tahmina Sahibli

Kristian Pedersen är advokat och delägare i Advokatfirman Kahn Pedersen och Tahmina Sahibli är advokat och managing associate vid Advokatfirman Kahn Pedersen.

 
 
Detta är del 2 i en artikelserie om förhandling som omfattar tre delar:

1. När får man förhandla?

 

Annons

Lär dig förhandla inom LOU
Vill du bli bättre på att utnyttja de möjligheter till förhandling som LOU trots allt ger? Vill du bli bättre på att förhandla? Då är utbildningen Praktisk förhandlingsteknik under Lennart Borghagens ledning rätt utbildning för dig. Läs mer här >>

Läs mer: FörhandlingUpphandling

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

2 kommentarer på "Så ska förhandlingen gå till"

  1. Peter skriver:
    2020-12-23 kl. 10:25

    Hur ser ni på möjligheterna att endast förhandla med en leverantör? Låt oss säga att upphandlande myndighet (UM), utifrån upphandlingens tilldelningskriterier, vid preliminär utvärdering ser att en (1) leverantör klart har det ”ekonomiskt med fördelaktiga” anbudet jämfört resterande anbudsinlämnare.

    Är det förenligt med lagstiftning och grundläggande principer att förhandla endast med denne leverantör givet att UM möjliggjort detta i upphandlingsdokumentet?

    Svara
  2. Stefan Gustafsson skriver:
    2021-01-14 kl. 10:58

    Vad tror ni är anledningarna till varför EU vill begränsa möjligheterna för upphandlande myndigheter att kunna förhandla sina upphandlingar?

    Svara

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

  • Strategisk upphandlare med inriktning entreprenad

Lediga jobb

  • Upphandlingscenter söker strategisk upphandlare med inriktning entreprenad
  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet

Åsikter på sajten

  • Överprövning av offentlig upphandlingAnledning till överprövningar i Sverige ligger i linje med vad Ulf Sjölin har framfört. Efter över 20 års erfarenhet av...
  • Vår produkt klarar inte ett ska-kravEn lösning, om inte övriga metoder ger bra utdelning, kan kanske vara att leverera en annan produkt som uppfyller kraven....
  • Överprövning av offentlig upphandlingJag håller med alla ovanstående men jag tror att det finns ytterligare en väg att gå, minska ned den mängd...
  • Överprövning av offentlig upphandlingÄr det inte så enkelt att många regler = många överprövningar? Lagstiftningen har blivit allt för omfattande. Idag ska man...
  • Överprövning av offentlig upphandlingUr ett affärsmässigt perspektiv är normalt sett en garanterad minsta volym som ska levereras betydligt mer intressant att veta än...
  • Överprövning av offentlig upphandlingUppfylls 1, 2 och 5 så kommer i princip 3 och 4 med på köpet. I grunden tycker jag att...
  • Överprövning av offentlig upphandlingHåller med om att överprövningsdebatten är onödigt rörig och tror att en starkt bidragande faktor till det är just att...
  • Hur cirkulära är dina inköp?Bra och inspirerande artikel, detta behöver vi göra mer av! Kanske också att inköpare söker mer av delningstjänster också i...
  • Överprövning av offentlig upphandlingJag tror inte att det går att besvara frågan om det är för många överprövningar med utgångspunkt i antal överprövningar...
  • Vår produkt klarar inte ett ska-kravGulligt, men i verkligheten är lou något som ytterst få bryr sig om. Inga känner till detta bättre än myndigheter...

Senaste inläggen

  • ”Avtala inte bort rätten till sanktioner”
  • Vem, var, när? – och 7 smarta tips
  • Så löste Jönköping spritbristen
  • Överprövning av offentlig upphandling
  • Leverantörsrelation i förändring
  • Rödvit förebild för grön omställning
  • Vår produkt klarar inte ett ska-krav
  • ”Alla vill göra skillnad”
  • Ingen skada av utvärderingsmodell
  • Brittisk upphandling reformeras
  • Överger LOU för ny modell
  • Mod som verktyg i försäljningen
  • Allvarligt fel i yrkesutövningen
  • Tydliga men svåra villkor
  • Måste krav på anbudsspråk uppfyllas?
Bo Nordlin

Bo Nordlin, tidigare chefredaktör för Upphandling24, startade i september 2015 Inköpsrådet. Det är en ny sajt med fokus på inköp och upphandling och med större djup och mer analys.

Inköpsrådet är en sajt för kunskapsutbyte både mellan inköpare och upphandlare, men också mellan köpare och säljare.

Vill du hålla dig uppdaterad om vad som händer med Inköpsrådet, prenumerera då på vårt kostnadsfria nyhetsbrev.

Prenumerera, v2
Specialområde
Sending

Vill du veta mer? Läs då om Inköpsrådets mål och vilka vi är.

Du kan också följa oss på Twitter, Facebook och Linkedin.

Vår integritets- och personuppgiftspolicy hittar du här.

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 9-10 februari
  • Få fart på er avtals­förvaltning | 9 mars
  • Leda upphandlingar effektivt | 10 mars
  • Upphandla funktion i praktiken | 18 mars
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 23 mars 2021
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 21-22 april 2021
  • Hantera överprövningar | våren 2021
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | våren 2021