I sitt arbete med bättre avtalsuppföljning har Sveriges Television, SVT, utgått från den klassiska Kraljics-matrisen. Där delas leverantörerna in i fyra olika kategorier utifrån betydelse och risk.
SVT:s har valt att använda begreppen strategiska leverantörer, hävstångsleverantörer, flaskhalsleverantörer och rutinleverantörer.
Till varje kategori finns en styrningsmodell för uppföljning som de strategiska inköparna Emma Coan och Robin Holmquist utvecklat.
Tanken är att inte lägga ner en massa tid och resurser på rutinleverantörer, som är lätta att byta ut, utan satsa mer på de leverantörer som är strategiska och verksamhetskritiska.
– Den som avropar ska tänka till och inte boka ett möte bara för att leverantören ringer och vill prata. Vi ska styra relationen och alltid dokumentera vad som sägs på mötena, säger Emma Coan.
Arbetssättet gör att det blir mer fokus framåt.
– Vi kan berätta för våra strategiska leverantörer om våra behov om tre år, så att de kan vara med och utveckla lösningarna, säger Emma Coan.
Förflyttningen inleddes i juni 2018. Startskottet var att avdelningen för produktion och teknik hade uttryckt ett behov av att öka beställarnas kompetens och få dem att jobba mer enhetligt mot leverantörerna.
– Vi ordnade en workshop där deras drygt 100 leverantörer kategoriserades. Det gav en hel del aha-upplevelser och vi konstaterade att det behövdes bättre uppföljning, säger Emma Coan.
En insikt var att det saknades överblick. Ett företag kunde leverera till enhet A utan att enhet B visste om det.
Hösten 2018 inleddes ett sex månader långt pilotprojekt för att testa de fyra styrningsmodellerna på en mindre enhet.
– Vi insåg vikten av tydlig kommunikation och skapade en gemensam plattform för dokumentation i sharepoint där olika användare har olika behörighet, säger Robin Holmquist.
Där finns exempelvis protokoll från alla möten med leverantörerna. Dokumentationen underlättar när inköpsavdelningen ska göra nya upphandlingar.
– Det är en viktig informationsbank. Vi kan se om det är något i avtalet som lett till många åtgärdspunkter och kan anpassa nästa kravställning efter det, säger Emma Coan.
Reaktionerna på det nya arbetssättet har varit positiva. Efter att ha fått grönt ljus från företagsledningen har det rullats ut successivt under 2020. Hittills har man haft tio workshops och fångat upp de största avtalen och pengarna.
Målet är att hela företaget ska arbeta så här 2021.
SVT har inte räknat på några ekonomiska vinster, men enligt Robin Holmquist innebär det nya arbetssättet att medarbetarna använder sin tid bättre.
– Genom att vi har bättre koll och dokumentation så minskar också risken för exempelvis felaktiga fakturor. Vi kan se att vi verkligen får det vi betalar för, säger han.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
