Efter att i 20-år jobbat som rådgivare vid upphandling av it-system (standardsystem) har jag samlat på mig ett antal ”förbjudna” ord som ofta orsakar problem i olika faser av en upphandling och/eller vid införandet av systemet. Med standardsystem menar jag här motsatsen till egenutvecklade system, alltså ett system som finns och säljs på öppna marknaden, där leverantören vanligtvis tillhandahåller tjänster för att konfigurera och driftsätta systemet som en paketerad leverans.
Exempel på de ord jag skulle vilja förbjuda när det gäller kravställning av systemets funktion är: användarvänlig, enkel, snabb, flexibel och automatisk. Vidare diverse småord som etc, osv, mm.
Orsaken är lika enkel som komplicerad. Det är oerhört svårt att utvärdera krav eller frågor som innehåller dessa ord, oavsett om det är ett ska-krav som ska kontrolleras, eller om det är ett bör-krav, eller en fråga som ska utvärderas.
- ”Systemet ska innehålla en användarvänlig och flexibel rapportgenerator.” Vad svarar leverantörerna på det?
- ”Systemet bör innehålla en användarvänlig och flexibel rapportgenerator.” Ja, svarar leverantörerna, frågan är hur vi ska utvärdera svaret?
På samma sätt får vi problem under införandeprojektet, när vi ska göra leveranskontroll. Vi menar att systemets rapportgenerator inte alls är ”användarvänlig och flexibel” och rapporterar det som en avvikelse vid leveranskontrollen.
Leverantören är helt oförstående och menar att vi behöver utbilda personalen i större omfattning.
- ”Det ska vara enkelt att söka i systemet…” Går det att utvärdera? Går det att kontrollera i en leveranskontroll?
Varför skriver vi då så här?
I de flesta fall beror det på att många upphandlingar av standardsystem bemannas med personer, som visserligen har ett gediget it- eller verksamhetskunnande, men kanske inte tillräcklig erfarenhet av upphandling av standardsystem.
Ibland tar man in personer utifrån med kravkompetens, som då ofta jobbat med att kravställa systemutvecklingsprojekt, vilket är något annat än att kravställa vid upphandling av ett standardsystem. Det brukar leda det till att kravställningen blir mer konstruktionsinriktad än funktionsinriktad.
De bästa kravställningsprojektgrupperna jag jobbat med består ofta av verksamhetskunniga människor, som får en genomgång/utbildning om hur man skriver krav/frågor som både går att utvärdera och senare också går att använda vid leveranskontroll av systemet.
Det finns så klart goda exempel på tydliga kravspecifikationer vid upphandling av standardsystem, men jag blir fortfarande förvånad över hur ofta man stöter på en kravspecifikation på ett standardsystem som innehåller sida upp och sida ner med de ”förbjudna orden”.
Om vi tar exemplet med rapportgeneratorn, så säger min erfarenhet att frågan hellre skulle ställas som: Innehåller systemet en användarvänlig, eller flexibel rapportgenerator? Har förgäves letat efter system som uppfyller båda dessa kriterier. Nu skulle vi inte använda dessa förbjudna ord alls, så hur gör vi då?
Vi får helt enkelt ställa några frågor om rapportgeneratorns olika funktioner, kanske även ta in användbarhetsperspektivet på rapportgeneratorn, när vi utvärderar systemets användbarhet.
Just utvärdering av användbarhet, är ett annat område, jag ber att få återkomma till i en kommande artikel.
Genom att inledningsvis i ett upphandlingsprojekt som avser köp av standardsystem ta upp och diskutera denna typ av ord och formuleringar med alla som kommer att vara med i upphandlingsprojektet, så kan man undvika en hel del bekymmer, både vid utvärdering av anbud, men även vid leveranskontrollen i det införandeprojekt som genomförs som ett resultat av upphandlingen.
Viktigt är också att andra intressenter såsom styrgrupp och eventuell referensgrupp till projektet får samma information/utbildning, så att inte de kommer med kommentarer som ”att det saknas frågor om systemets ”flexibilitet” och ”användarvänlighet”.
Om vi då tittar på leverantörssidan, vilka ord och begrepp använder man sig av där?
En fem minuters googling på två kända standardsystemleverantörers webbsidor gav följande napp, vad avser ”förbjudna” ord.
Hur ser det ut i era kravspecar?
Petter Ulander
Har du frågor om it-upphandling till Petter Ulander? Mejla info@inkopsradet.se
Petter Ulander är i grunden civilekonom men har jobbat som it-upphandlingskonsult de senaste 20 åren och då enbart som rådgivare på den köpande sidan. Uppdragsgivarna har varit allt från stora och små kommuner, myndigheter, kommunala bolag och även en del uppdrag på den privata sidan. Han är även huvudlärare vid Inköpsrådets utbildning Kvalificerad it-upphandlare. Petter Ulander är vd på AdviceU i Sundsvall.
Ta klivet och bli kvalificerad IT-upphandlare
