För snart två veckor sedan publicerade Upphandlingsmyndigheten upphandlingsstatistik för 2024. En siffra som sticker ut är att antalet upphandlingar som genomförts som förhandlat förfarande med föregående annonsering har ökat från 630 år 2023 till 861 år 2024. Andelen har därmed stigit från 3,7 till 4,9 procent av samtliga upphandlingar som genomförts under året. Samtidigt innebär det fortfarande att endast en av tjugo annonserade upphandlingar genomförs med förhandling och en av tio över tröskelvärdet.
Det ska också tilläggas att förhandling tekniskt sett kan förekomma i upphandlingar under tröskelvärdena, där förfarandet i större utsträckning kan utformas friare. Eftersom det saknas samlad statistik för dessa är det svårt att bedöma den faktiska omfattningen.
Det väcker frågan om varför vi fortfarande i hög grad verkar förlita oss på öppet förfarande, som står för mer än hälften av samtliga genomförda upphandlingar. Ofta motiveras det med att det är tryggare, enklare, inte lika tidskrävande och mindre riskfyllt. Men statistiken ger inte fullt stöd för den bilden.
År 2024 överprövades 4,2 procent av upphandlingarna som genomfördes med förhandlat förfarande, medan motsvarande siffra för öppet förfarande var 5,9 procent. Det vanligaste förfarandet är alltså också det som överprövas i högre utsträckning.
Förhandlat förfarande ger upphandlade organisationer och leverantörer möjlighet att reda ut oklarheter, justera krav, gå igenom kostnadsdrivande faktorer (jag lovar att det finns gott om dessa i våra upphandlingsunderlag) men framför allt att skapa sig en ömsesidig förståelse för varandra. I stället för att låsa sig fast vid en kravspecifikation som kanske inte fullt ut speglar behovet, skapas utrymme för dialog. Utan dialog tar leverantörer ofta höjd för osäkerheter och risker som kanske ändå aldrig realiseras.
I förhandlingen blir det tydligare vad leverantören faktiskt behöver prissätta och inte, vilket minskar risken för missförstånd, överkrav och kostsamma ändringar efter tilldelning och kontraktsskrivning. I mer komplexa affärer, inte minst inom IT, som är mitt huvudområde, är det ofta just dialogen som avgör om resultatet blir en god affär i stället för att det bara blir en formellt korrekt process.
Av egen erfarenhet behöver förhandlade upphandlingar dessutom inte vara omfattande och komplicerade. Förhandling kan genomföras strukturerat och effektivt, med begränsat antal rundor och tydlig agenda. Det är ett verktyg som kan användas både enkelt och mer avancerat, beroende på affärens komplexitet och organisationens mognad/erfarenhet.
Mitt råd är att börja i mindre skala, dra lärdomar av det och skala upp när tryggheten finns. Ökningen av upphandlingar som genomförs med ett förhandlat förfarande visar att något håller på att förändras. Det går dock långsamt. Förhandlingar ger bättre affärer och förvaltning av skattemedel. Så varför stanna vid 1 av 20 förhandlade upphandlingar när vi skulle kunna göra det som regel i stället för undantag?
TEXT: Sajmon Winter, IT-upphandlingskonsult, EFFSO
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Klokt som alltid!
Väl talat! Varför göra en bra affär när man kan göra den bättre!
Din bästa affär är alltid din nästa affär
Ett hinder som jag har noterat är att man ofta är så fokuserad på att komma igång med kravställningen på upphandlingsföremålet och att det här med att först göra en ordentlig analys av leverantörsmarknaden inte känns särskilt angeläget. Sen faller förhandlat förfarande bort så snart man börjar prata om vilka kvalificeringskrav och inte minst urvalskriterier som skulle kunna vara relevanta att ställa, utöver de sedvanliga och lättillgängliga hygienkraven.
Tiden är en faktor – alltid bråttom hos UM. Därför undviker UM förhandlat förfarande som lär ta en längre tid – dock det kan ge bättre resultat i längden.
Bråttom är en ursäkt för dålig planering. Om en upphandlare är involverad i hela processen och inte bara pakethållare så kan man få med UM på förhandlingståget.
En sak jag har svårt att förstå är varför förhandlat förfarande egentligen måste vara ett tvåstegsförfarande. Det går alldeles ypperligt att i ett vanligt enstegsförfarande pröva och utvärdera på ett bra, transparent och likabehandlande sätt för att sålla fram de bästa som man vill inleda förhandling med. Det skulle spara mycket tid och bli bättre resultat, då man tidigt vill kunna se utfall både på kvalificeringskrav och hur man klarar av kraven på tjänsten/varan. Att behöva sålla ut företag innan man har fått se hur de svarar upp på kraven på upphandlingsföremålet medför en betydande risk att fel eller åtminstone mindre lämpade leverantörer kvalificerar sig i vissa typer av upphandlingar, framförallt i vissa typer av kunskapsintensiva tjänsteupphandlingar, där det ofta är svårt hitta riktigt bra och träffsäkra kvalificeringskrav som verkligen säger ngt. Antalet upphandlingar med förhandlat förfarande hade då ökat markant tror jag, vilket hade gynnat alla.