Sätt realistiska mål för kartläggningen

Fråga: Vi försöker påverka upphandlingarna innan de kommer ut, särskilt hos befintliga kunder. Vi lyckas dock olika bra på olika kunder och internt i säljkåren. Vi är osäkra på om det är personen eller budskapet eller både och som inte räcker till. Vad kan vi göra för att få bättre resultat?

Svar: Mitt korta svar är: sätt realistiska mål för kartläggningen.

Jag har tidigare skrivit om hur man kartlägger marknaden rent statistiskt vad gäller avtalsperioder, kontraktsvärden med mera. Det är helt rätt sätt att starta på men det räcker dock inte. Det måste också göras en kartläggning som hanterar mer ”mjuka” värden som relationer och kundmognad. Här kommer några tankar om det.

När du har koll på hur många upphandlingar som görs i din bransch, vilket deras totala värde är och vilka som har lämnat anbud i tidigare upphandlingar kan du sätta upp realistiska mål och få en bra bild av spelplanen. När ni är mogna kan ni bygga ut kartläggningen med ytterligare några parametrar:

• Relation till er som leverantör. Nivån på relationer kan mätas och det finns företag som inte lämnar anbud om de saknar relation till kunden. Ett sätt att mäta hur stark en relation är, är att räkna hur många möten ditt företag har haft med kunden. Ditt företag kanske väljer principen att bara lämna anbud till dem ni mött minst tre gånger. Även om ditt företag inte vill fastslå en princip, antar jag att det står glasklart för dig som läsare att relationen är viktig för framgången. Med relation menar jag dock inte bara den enskilde säljarens band till sin eller sina kontaktpersoner. Jag menar hela företagets samlade kontaktyta till kunden, från ledning till servicetekniker.

• Dagens leverantörer. Vilken leverantör har kontraktet i dag? På vilka sätt liknar det företaget ditt? På vilka sätt skiljer de sig åt? Ditt företag kommer troligen att få det svårare att bli leverantör om ni har en helt annan storlek, erfarenhet, inriktning eller specialisering än dagens leverantörer.

• Beslutsnivå. På vilken nivå fattar myndigheten beslut om att göra investeringar i ditt företags produkter eller tjänster? Vem bestämmer att de ska köpa in? Företagets representanter måste ha kontakt med så många av kundens beslutsfattarnivåer som möjligt. Om kunden har beslutsfattare eller påverkare på fem nivåer, från vaktmästare till generaldirektör, måste företaget ha personer på motsvarande nivåer för att matcha kunden. Då talar varje nivårepresentant med en person med motsvarande intresse. Exempelvis talar teknikern med en användare om tekniska problem och en processkunnig från företaget med en högre chef om hur verksamhetens processer kan effektiviseras.
  
  
• Mognad hos kunden. Hur van är myndigheten vid att göra upphandlingar? Hur vana är de att göra upphandlingar där kvalitet och resultat är i fokus?
• Relation till den kommande upphandlingen.  Det är ofta så att dem man normalt träffar hos kunden, till exempel användare, har liten eller ingen inblandning i den kommande upphandlingen. För att känna dig trygg med att du möter rätt personer, ska du alltid ställa frågan: Vilken roll har du i den kommande upphandlingen?

Fortsätt sedan med frågorna: Har du valt att vara med (är du med av fri vilja) eller har du beordrats att vara det? Varför är det så?

Genom att ställa de frågorna får du kläm dels på personens eget engagemang, dels på vilka nivåer som är berörda av upphandlingen. Därefter är din uppgift att ta reda på vilken agenda personen har: Vilket intresse har du i upphandlingen? Vad vill du ska hända när upphandlingen är klar?

Nu börjar er kartläggning bli intressant både för er och för kunderna och då blir det lättare att fortsätta dialogen så att kunden kanske till och med hjälper er med kartläggningen – om de är intresserade av att ni ska vinna. Pröva i alla fall.

Lycka till med affärerna!

Magnus Josephson