Kvalificeringskrav ställs i så gott som alla offentliga upphandlingar. Syftet med kvalificeringskraven är att säkerställa att de anbudsgivare som deltar i upphandlingen har tillräcklig förmåga att kunna utföra det åtagande som upphandlingen avser.
Den här typen av krav ställs alltså inte för att identifiera vilken anbudsgivare som är bäst, utan för att klargöra vilka anbudsgivare som är tillräckligt bra för att klara av att utföra leveransen i fråga.
Kvalificeringskraven kan ta sikte på anbudsgivarens förutsättningar ur olika aspekter och kan avse ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga förutsättningar som bedöms vara nödvändiga för att anbudsgivaren ska kunna utföra åtagandet.
Ibland ser jag kvalificeringskrav som särbehandlar nystartade företag på ett för dem fördelaktigt sätt genom att de tillåts uppfylla krav på andra sätt än andra anbudsgivare. Det kan till exempel se ut så här:
”Anbudsgivande företag ska ha tre års tidigare erfarenhet av att utföra leveranser motsvarande de som nu upphandlas. Detta ska styrkas genom en beskrivning av tidigare erfarenhet och genom att till anbudet bifoga två referenser för uppdrag av liknande karaktär som har utförts under de tre senaste åren räknat från sista anbudsdag.
Anbudsgivare som är nystartade kan istället för att lämna ovan efterfrågad beskrivning av erfarenhet och referenser avseende anbudsgivaren ange tidigare erfarenheter och referenser för anställda nyckelpersoner hos anbudsgivaren som visar att dessa har motsvarande erfarenhet.”
Att göra en sådan särbehandling ska man vara väldigt försiktig med av både upphandlingsjuridiska och affärsmässiga skäl.
Om kraven har ställts för att det har bedömts nödvändigt att företaget har erfarenheten blir det inkonsekvent att säga att vissa, men inte alla, företag bedöms kunna utföra åtagandet utan att besitta erfarenheten.
En märklig effekt kan bli att ett företag (företag A) som har bedrivit sin verksamhet i två år och elva månader och har en handfull mycket erfarna nyckelpersoner som samtliga varit verksamma i branschen under mycket lång tid inte kan uppfylla kravet i upphandlingen.
Ett helt nystartat företag (företag B) som drivs av en enskild individ som personligen varit verksam i branschen i precis tre år kan däremot delta och uppfylla kravet i upphandlingen trots att företag B rimligen har betydligt mindre erfarenhet än företag A.
Självklart är det positivt att det finns en vilja att möjliggöra för även nyare företag att kunna delta i upphandlingar om de bedöms vara tillräckligt bra. Det bör dock göras på ett annat sätt.
Jag tycker att man i den här situationen, och innan upphandlingen annonseras, bör ifrågasätta sitt eget krav.
Är det så att det faktiskt är tillräckligt att anställda nyckelpersoner innehar erfarenheten bör kravet omformuleras så att det inte riktar sig mot det anbudsgivande företaget utan istället dess anställda – inte bara för nystartade företag utan för alla företag som vill delta i upphandlingen.
Ett annat alternativ är att öppna för att samtliga anbudsgivare kan uppfylla kravet antingen genom företagets erfarenhet eller anställdas erfarenhet.
Jag kommer att återkomma med lite knep om hur man på andra sätt kan ge en hjälpande hand till såväl små som nystartade företag i upphandlingar.
Magnus Nilsson
Upphandlingskonsult, Peak Procurement
Jag fick en kommentar på min text som kan sammanfattas så här.
Texten anger att ”Anbudsgivande företag ska ha tre års tidigare erfarenhet av att utföra leveranser motsvarande de som nu upphandla.”
Den som lämnat kommentaren påtalar helt rikta att ett företag har långtgående rätt att åberopa annans finansiella, yrkesmässiga och tekniska kapacitet och kravet borde hellre lyda ”Anbudsgivande ska ha tre års tidigare erfarenhet av att utföra leveranser motsvarande de som nu upphandla.” Dvs ordet ’företag’ skulle inte finnas med i kravet. Det skulle medföra att det inte är det anbudsgivande företaget som måste ha denna kapacitet, denna juridiska person lämnar dock in anbudet, men lämnar det öppet för att åberopa annans kapacitet.
Det är helt riktig att en anbudsgivare har en långtgående rätt att åberopa annans kapacitet. Det framgår av såväl praxis (Mål C-176/98: Holst Italia SpA), EU-direktiv och de svenska upphandlingslagarna. Den rätten gäller naturligtvis även om den upphandlande enheten väljer att utrycka sig i termer som ’Anbudsgivande företag’.
Min text handlar egentligt inte alls om åberopande av kapacitet utan det jag vill belysa är att olika typer av företag inte ska behandlas olika och att upphandlare bör överväga hur kraven kan utformas för att möjliggöra för så många som möjligt att delta i upphandlingen, med eller utan att åberopa andras kapacitet.