Utvärdera kvalitet vid avrop av konsult

När avrop ska genomföras från ett ramavtal avseende konsulttjänster som inte är rangordnat, behövs någon form av utvärdering.

Om man inte väljer att enbart utvärdera på lägst pris, så behöver någon form av kvalitetsutvärdering genomföras.

Givet att man i ramavtalsupphandlingen specificerat vilka kvalitetskriterier man kan komma att använda vid en förnyad konkurrensutsättning, behöver dessa kvalitetskriterier på något sätt specificeras och bedömas. Vanligt förekommande kvalitetskriterier vid konsultupphandlingar är erfarenhet, kompetens och leveranstid.

Eftersom allt ska vara likabehandlande och transparent så har det utvecklats en del olika metoder för att utvärdera kvalitet vid konsultavrop, vissa bättre vissa sämre.

Jag ger nedan några exempel:

Kvalitetsbedömningen kan vara kvalitativ eller kvantitativ. Med en kvantitativ bedömning menar jag att kvalitet  mäts med fördefinierade mått, exempelvis kan leverantören få poäng beroende på hur många uppdrag av liknande karaktär offererad konsult har genomfört. Många upphandlare kallar detta för ”kvalitetsbedömning”, men jag menar att det är en ”kvantitetsbedömning”

Exempel:
0 uppdrag = 0 poäng
1 uppdrag = 1 poäng
2 uppdrag = 2 poäng
3 uppdrag = 3 poäng
4 uppdrag eller fler = 4 poäng

Men att en konsult har genomfört tio uppdrag av liknande karaktär säger ingenting om hur framgångsrika resultaten av uppdragen har varit, och vad är det som säger att en konsult som genomfört två liknande uppdrag skulle göra ett mindre framgångsrikt uppdrag än en konsult som genomfört fyra liknande uppdrag?

Att utvärdera konsulttjänster med enbart en kvalitetsbedömning av kvantitativ karaktär ger den upphandlande myndigheten/enheten långt ifrån de fakta om konsulten som behövs för att avgöra om det är rätt konsult för att genomföra de efterfrågade tjänsteleveranserna.

För en upphandlande myndighet/enhet finns det flera andra fakta om konsulten som är av betydligt mer relevant karaktär för att göra en kvalitetsbedömning, exempelvis konsultens planerade metodik för att genomföra uppdraget, konsultens erfarenhet av att genomföras specifika moment i uppdraget, konsultens erfarenhet av lagrum, riktlinjer, standarder och så vidare.

Ett tillvägagångssätt som visat sig vara framgångsrikt är att inom ramen för de obligatoriska kraven använda de kvantitativa kraven som en checklista för leverantören, exempelvis att ”erbjuden konsult ska ha genomfört minst tre uppdrag av liknande karaktär som de efterfrågade tjänsteleveranserna”, leverantören får sedan i löptext beskriva erbjuden konsults samlade erfarenhet och kompetens i förhållande till de tjänsteleveranser som den upphandlade myndigheten/enheter efterfrågar.

I alla lägen där kvalitet på något sätt ska bedömas så är det en balansgång mellan att vara tillräckligt tydlig och transparent samtidigt som modellen inte får öppna för att göra godtyckliga bedömningar.

I vissa avrop kan den upphandlande myndigheten/enheten ha ett behov av att träffa de erbjudna konsulterna på en intervju. Syftet är att kvalitetssäkra den information som leverantören lämnat i avropssvaret och för att få en fördjupad inblick över hur konsulterna kommer genomföra de efterfråga tjänsteleveranserna.

Här kan en avgränsning göras till att exempelvis de fem leverantörer, om så många lämnat avropssvar, som har högst sammanvägd poäng efter utvärdering av erfarenhet/kompetens och pris kallas till intervju.

För att utvärdera ovanstående exempel krävs att leverantören får möjlighet att uttrycka sig i löptext. Svårigheten med att låta leverantörerna lämna skriftliga avropssvar i form av löptexter är att på ett tydligt sätt definiera hur de lämnade uppgifterna kommer att utvärderas.

Vanligt förekommande är att använda sig av en mervärdesmodell eller en kvalitativ poängskala, exempelvis:

4 poäng    Beskrivningen visar på mycket hög förmåga att utföra efterfrågade tjänsteleveranser.

3 poäng    Beskrivningen visar på hög förmåga att utföra efterfrågade tjänsteleveranser.

2 poäng    Beskrivningen visar på förmåga att utföra efterfrågade tjänsteleveranser.

1 poäng    Beskrivningen visar på viss förmåga att utföra efterfrågade tjänsteleveranser.

0 poäng    Beskrivningen visar på avsaknad av förmåga att utföra efterfrågade tjänsteleveranser.

Vad är det som är viktigt för er? Att konsulten har genomfört tio liknande uppdrag oavsett positivt eller negativt utfall, eller konsultens förmåga att utföra de av er efterfrågade tjänsteleveranserna?

Som jag tidigare nämnde blir det en balansgång mellan fullständigt förutbestämda poäng baserat på något som kan mätas i någon form av antal eller dylikt, eller att våga sig på ”riktiga” kvalitetsmått som i så fall på något sätt måste bedömas.

Inför ert nästa avrop – fundera över vad det är viktigt att konsulten har erfarenhet av och kompetens inom, och ställ för uppdraget relevanta frågor kring detta.

Petter Ulander
Vd på AdviceU i Sundsvall

Har du frågor om it-upphandling till Petter Ulander? Mejla  info@inkopsradet.se