Del 7: Utvärdera kostnaden

ARTIKELSERIE Totalkostnadskalkyler är en central del för att utvärdera anbud i upphandlingar. Ta del av hur du ska tänka, vilka delar du ska utelämna ur kalkylen och hur du ska hantera osäkra framtida händelser.

Leda upphandlingar effektivt
Kommunicera bättre med leverantörer och verksamhet
Upphandla funktion i praktiken
GDPR & offentlig upphandling
Kvalificerad IT-upphandlare
Tillämpningen av upphandlingskontrakt


Inköpsrådet publicerar en serie med utdrag ur boken Metodhandboken av Mats Lindbäck. Det här är en del i den serien, för övriga avsnitt se längst ned i texten.

Med begreppet livscykelkostnad eller Life-Cycle Cost (LCC) avses alla kostnader under en produkts livslängd (produkt avser både varor och tjänster). Begreppet Total Cost of Ownership (TCO) förekommer också som synonym till LCC. Det finns dock väsentliga skillnader mellan en LCC-kalkyl vid investeringar och de kalkyler som kan användas inom offentlig upphandling.  För att markera skillnaden kallas livscykelkostnad och livscykelkostnadskalkyler för totalkostnad och totalkostnadskalkyler vid offentlig upphandling.

Det är inte ovanligt att inköpspriset är toppen på isberget då livscykelkostnaden analyseras för en vara eller tjänst som anskaffas. Exempelvis är det självklart vid inköp av en bil att andra ekonomiska delar tillkommer, exempelvis kostnader för försäkringar, service och inte minst driftskostnader. Faktiskt är det få områden vid offentlig upphandling där endast inköpspriset är av intresse att räkna på. I vart fall bör upphandlaren ställa sig frågan om livscykelkostnader kan vara vettiga att inkludera i kalkylen vid offentlig upphandling.

Totalkostnadskalkyler vid offentlig upphandling omfattar vanligen ett kortare tidsperspektiv än livscykelkalkyler, där man ofta betraktar alla kostnader och vinster kopplade till produkten under hela dess livstid. Vid offentlig upphandling är det viktigt att avgränsa utvärderingen till aspekter som kan kopplas direkt till upphandlingsföremålet. För tjänster kan avgränsningen vara avtalsperioden. För varor är slutdatum för totalkostnaden inte lika självklart, varan kan fortsatt brukas även efter att avtalet med leverantören upphör. I många fall finns också behov av service och avvecklingstjänster efter att avtalet upphört.

En annan skillnad mellan totalkostnad och livscykelkostnad är att totalkostnadskalkyler endast behöver omfatta de kostnadsposter som skiljer anbuden åt. Totalkostnad används således endast för att jämföra anbuden. De delar som är lika mellan anbuden är alltså oväsentliga vid jämförelsen. I livscykelkalkyler är alla kostnader av intresse då de kan påverka investeringsbesluten där kalkylerna är beslutsunderlag. Den totalkostnad som beräknas vid upphandling är ett jämförelsetal och alltså inte den verkliga livscykelkostnaden.

Den tredje skillnaden mellan totalkostnad och livscykelkostnad är att regelverket är mer restriktivt med vilka kostnadsposter som får inkluderas i kalkylen. Vid upphandling bör man undvika indirekta kostnader och man bör noga överväga om man ska inkludera omställningskostnader. Exempelvis är det oklokt att inkludera upphandlingskostnaden vid offentlig upphandling. Vid inköp av till exempel persondatorer kan det vara tveksamt att inkludera utbildningskostnader för datorernas nyttjande i totalkostnadskalkylen, om det inte finns en direkt koppling mellan utbildningen och anskaffade datorer.

Att utvärdera totalkostnaden innebär att inkludera andra kostnader än den självklara anskaffningskostnaden. Totalkostnaden inkluderar alla relevanta kostnader för att anskaffa och använda den produkt som upphandlas, sett över den tidsperiod som leverantören tillhandahåller tjänsten eller som varan används. De kostnader som vanligen förekommer kan delas in i följande typer:

  • Anskaffningskostnader. Kostnader som har samband med själva inköpet, till exempel inköpspris och kostnader för frakt, kapital, installation och montering.
  • Omställningskostnader. Kostnader för att byta leverantör eller för ändringar i samband med bytet, till exempel att en annan teknisk miljö etableras. Andra exempel är personalkostnader för ny personal eller avveckling av befintlig personal.
  • Löpande kostnader. Kostnader för hantering av produkten, till exempel försäkringar, leasingkostnader, driftskostnader, reparationer, service och så vidare.
  • Förbrukningskostnader. Kostnader som direkt beror på förbrukningen, till exempel för el eller datorkraft.
  • Avvecklingskostnader. Kostnader för att fasa ut en leverantör och produkter, vid hävning av avtal eller då avtalsperioden är slut.

Vid upphandling av IT-drift brukar omställningskostnaden som tumregel ligga på mellan 10–30 procent av hela kontraktsvärdet. Detta innebär att den nuvarande leverantören alltid har 10–30 procents fördel jämfört med en annan leverantör inför det nya kontraktet i det fall samma lösning (tjänster) upphandlas som vid föregående upphandling. Köpare som har en befintlig leverantör och som tar med omställningskostnader riskerar både legala åtgärder och ett ljumt intresse hos andra leverantörer. Totalkostnader som inkluderar omställningskostnader kan därför betraktas som konkurrensbegränsande.

Totalkostnader kan också delas in i

  • Leverantörskostnader i form av ersättning till leverantören eller andra leverantörer (till exempel för el). Leverantörskostnaderna kan alltid uttryckas i pengar.
  • Internkostnader hos köparen, till exempel för personal vid deltagande i olika möten och samverkan med leverantören. I detta fall utgår ingen ersättning till leverantören. Däremot finns en tydlig intern kostnad som torde gå att använda i totalkostnadskalkylerna. Exempelvis kan en köpare beräkna den interna kostnaden vid leveransförseningar eller vad egen personal kostar för samverkan med vald leverantör. Kostnadernas storlek i kronor syns inte på någon faktura, de baseras ofta på kalkyler med en rad antaganden, till exempel baserat på vad intern personal kostar för att utföra aktuella aktiviteter.

Att använda totalkostnad vid upphandlingar är inget som är mer lämpat för varor än för tjänster. För bilar är det självklart att se till helhetskostnaden då service- och förbrukningskostnader är påtagliga. Tjänster för IT-drift har en bred mix av olika kostnader som sprids över en avtalsperiod. I båda fallen bör totalkostnadskalkyler användas för att jämföra anbuden. Det är också rimligt att ta med kostnader baserat på uppskattningar eller antaganden snarare än att utesluta sådana kostnadsposter. Exempelvis kan det vara svårt att förutse reparationer på en bil eller antal konsulttimmar för IT-drift. Prispressen uteblir om sådana kostnadsposter exkluderas i kalkylen, vilket leder till att leverantörerna kan komma undan med extremt höga priser för exkluderade delar. Exempelvis finns ingen anledning för en leverantör att lämna ett lågt reparationspris eller låga timpriser för konsulter om dessa inte är med i totalkostnadskalkylen.

Intäkter kan vara möjligt att använda i kalkylerna beroende på situationen. Det kan vara acceptabelt att inkludera intäkter om köparen får ersättning från leverantören då denne säljer köparens gamla persondatorer. Ett annat, fast mer tveksamt exempel, är om köparens organisation tjänar mer pengar (eller upplever annan nytta) på grund av de tjänster som upphandlats.

Metod för att skapa en totalkostnadskalkyl

Nedan föreslås en metod för att skapa en totalkostnadskalkyl vid upphandling, från ”ax till limpa”. Metoden använder följande steg:

A. Identifiera tänkbara kostnadsposter, exklusive poster som

  • inte kommer att skilja mellan alternativen (anbuden)
  • inte går att räkna på i kronor (överväg att i stället klassa dessa som icke-ekonomiska kriterier)
  • inte är direkta kostnader för det som upphandlas (upphandlingsföremålet)
  • gynnar innevarande leverantör, det vill säga omställningskostnader.

B. Bestäm tidsperiod för kalkylen.

C. Överväg om någon eller några poster ska diskonteras (beräkna vad en betalning i framtiden är värd i dag).

D. Formulera kalkylmodellen, baserat på beslut för punkterna A–C. Inkludera en beskrivning av hur totalkostnaden beräknas i upphandlingens underlag, inklusive antaganden om volymer, tidsperioder och eventuell diskontering. Exemplifiera gärna kalkylen i upphandlingens underlag för att undvika missförstånd.

Exempel: Totalkostnad för tjänster vid IT-drift

Exemplet visar hur metodens steg A–D används i ett konkret fall.

Steg A: Identifiera kostnadsposter

Vid upphandling av tjänster inom IT-drift identifieras följande kostnadsposter:

Leverantörens köp av kundens befintliga utrustning, som leverantören övertar till bokfört restvärde.

Det fasta månadspriset för bastjänster inom IT-drift, inklusive centrala datorer, datalagring, nätverk & kommunikation, servicedesk, vissa grundläggande applikationer och persondatorer.

Tilläggstjänster som beställs vid behov utan att de levereras regelbundet.

Konsulttjänster för diverse tekniska utredningar som beställs vid behov utan att de levereras regelbundet.

Leverantören anskaffar kundens utrustning till restvärdet. Leverantören kommer att använda delar av denna utrustning och avyttra andra då den nya miljön för IT-drift etableras. Pris för detta efterfrågas och inkluderas i totalkostnadskalkylen.

Månadspriser efterfrågas för tjänsterna baserat på de volymer (antal användare) och för de så kallade servicenivåer som preciseras i upphandlingen, till ett fast pris per månad. Köparen är medveten om att den inledande situationen som beskrivs i kravspecifikationen inte kommer att bestå under hela avtalsperioden. Med syfte att prismässigt sett täcka upp några andra situationer över kalkylperioden, görs en förenkling (modell) som utgår från att situationen förändras (volymer, servicenivåer med mera.) tre gånger under kalkylperioden (situation 1–3). Totalkostnadskalkylen inkluderar hela avtalsperioden och de tre antagna situationerna 1–3. Pris för de tre olika situationerna efterfrågas och inkluderas i totalkostnadskalkylen.

Tilläggstjänster innebär att köparen beställer extra stöd vid tillfällen då förändringar genomförs i upphandlad datormiljö. Köparen vet inte exakt hur ofta dessa tilläggstjänster kommer att beställas. Köparen gör antagandet att detta utförs en gång per månad under helgtid. Pris för detta efterfrågas i anbudet och inkluderas i totalkostnadskalkylen.

Konsulttjänster innebär att köparen kommer att behöva köpa konsulttjänster för att utreda tekniska frågor kopplat till upphandlad datormiljö. Köparen vet inte hur mycket av olika konsulter som kommer att behövas, men gör ett antagande om sådana insatser baserat på historik. I kalkylen antas därför att man under avtalsperioden handlar en mix av olika typer av konsulter med 50 timmar per konsult. Pris för detta efterfrågas i anbudet och inkluderas i totalkostnadskalkylen.

Steg B: Tidsperiod för kalkylen

Investeringar för förnyelse av IT-drift kan vara mycket omfattande. En hel IT-miljö ska ersättas med en modernare. Anta att priset för uppdraget är 3 miljoner kronor årligen och att själva utbytet kostar 500 000 kronor. Givetvis behövs en lång avtalsperiod så att investeringskostnaden kan fördelas på flera år. Detta är anledningen till att IT-drift vanligen upphandlas med längre avtalsperioder. För exemplet bestäms basperioden till 4 år och att det ska finnas möjlighet att förlänga med 2 år. Efter avtalsperioden planeras en ny upphandling som leder till att en ny IT-miljö skapas, det vill säga livslängden upphör efter avtalsperioden. Det bestäms därför att kalkylen för totalkostnaden ska inkludera förlängningsoptionen och omfatta 6 år.

Steg C: Diskontering

Att göra kalkylen med diskontering är inte aktuellt då anbuden inte kommer att skilja sig åt. Om leverantörerna däremot hade friheten att fördela avgifterna på annat sätt över tid än den som köparen bestämt (månatliga avgifter) skulle en diskonteringsberäkning kunna vara motiverad.

Steg D: Formulera och beskriv kalkylmodellen

Upphandlaren kommer fram till att följande kalkyl ska användas för att beräkna totalkostnaden för 6 år (72 månader):

Totalkostnad = – Restvärde + (Månadspris A * 24) + (Månadspris B * 24) + (Månadspris C * 24) + (Tilläggstjänstpris * 72) + (Konsulttimpris typ 1 * 50) + (Konsulttimpris typ 2 * 50) + (Konsulttimpris typ 3 * 50) + (Konsulttimpris typ 4 * 50) 

Månadspris A är månadspriset för år 1–2 (situation 1)

Månadspris B är månadspriset för år 3–4 (situation 2)

Månadspris C är månadspriset för år 5–6 (situation 3)

Konsultpris typ 1–4 är timpriser för konsult av typ 1–4.

Kalkylen bygger på förenklingar och ett antal antaganden om volymer och antal för olika kostnadsposter. Det finns inga garantier för att det riktiga uppdraget kommer att utföras på exakt det sätt som kalkylen visar. Kalkylen är alltså en modell som förenklar verkligheten och som bygger på köparens antaganden. Det är viktigt att upphandlaren gör rimliga antaganden som går att försvara. Kalkylen ska uppfattas som upphandlarens förenklade bild av behovet.


Detta är en del i en serie med utdrag ur Metodhandboken
1. Att sätta en upphandlingsstrategi
2. Förankra upphandlingen
3. Exitstrategi och riskanalys
4. Krav i upphandlingar
5. Strukturera kraven
6. Att ställa funktionskrav
7. Utvärdera kostnaden
8. Selektera för effektivare process
9. Rationell utvärdering spar tid
10. Skapa tolerans i underlaget
11. Utvärdering: Viktade poäng för pris & kvalitet
12. Utvärdering: Monetära modeller
13. Utvärdering: Kvotmodellen

Metodhandboken är på 550 sidor och ger upphandlare inspiration, råd och idéer vid upphandling. Boken är ett uppslagsverk med fokus på hantverket, med förslag på metoder för hur upphandlaren löser sin uppgift i olika situationer vid offentlig upphandling. Boken kan beställas från SKL Kommentus. Se Metodhandboken.se för mer om hantverket upphandling.


Praxisdagen

Kommentatorerna ansvarar för sina egna inlägg

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *