Avtalsuppföljning på åtta veckor

Offentliga verksamheter brukar bedriva någon form av avtalsuppföljning, även när inga dedikerade resurser finns.

Vissa är bra på uppföljning av fordonskrav, andra har stenkoll på priser och leveransvillkor.

Den stora utmaningen är att lyfta blicken från ett specifikt krav och utforska alla delar av inköpsprocessen för att identifiera starka sidor, svagheter, förbättringspotential, risker, trender och nyckelpersoner i den.

Vi tolkar begreppet inköpsprocessen mycket bredare än sekvensen ”beställning-leverans-faktura”. I vår mening omfattar den även kravställning i upphandlingen, inköpsorganisation med sin beställarkompetens, samarbete med leverantörer och strategisk utveckling.

Nu skissar vi den inledande fasen av en avtalsuppföljningsprocess. En medarbetare får åtta veckor på sig för att ”ta tempen” på inköpen i organisationen, ta fram de viktigaste nyckeltalen, identifiera de viktigaste inköpen och skapa samarbetsytor med leverantörer och sina egna upphandlare.

VECKA 1

Inventering av avtal
Målet i detta steg är att identifiera och inventera alla giltiga avtal.

En organisation brukar ha någon form av avtalskatalog (en Excel-fil, en avtalsdatabas, en dokumentmapp eller en kombination av dessa).

Vi sammanställer data från dessa källor i en enkel Excel-fil. Vi kallar den för Avtalslista.

Spendanalys
Målet med detta steg är att identifiera otillåtna direktupphandlingar och att ta fram statistik avseende inköp från leverantörer med avtal.

Vi börjar med att få ut en inköpsrapport (utdrag ur ekonomisystemet) från det senaste året med antal fakturor och totalt fakturabelopp för varje leverantör. Vi kallar den för Spendlista.

Vi sorterar data per belopp och ser följande på vår Spendlista:

• leverantörer som fakturerat de absolut största beloppen
• leverantörer som fakturerat mer än 100 000 kronor per år
• Den så kallade ”Svansen”, det vill säga leverantörer som fakturerat mindre belopp eller väldigt sällan.

Nu kan vi komplettera Spendlistan med informationen från Avtalslistan och kategorisera leverantörer på Spendlistan.

Bara för att vi har ett avtal med leverantören betyder inte att alla inköp från denne gjorts enligt avtalet. Denna problematik kommer vi att ta upp senare i processen, just nu räcker det med en förenklad bild.

Försök att ta reda på vad leverantörer utan avtal, exklusive Svansen, säljer till oss. Besök www.allabolag.se eller leverantörens hemsida; alternativt gör ett stickprov på 5-10 fakturor från varje sådan leverantör och anteckna dina slutsatser i tabellen. Vi kommer att behöva denna information när det är dags att identifiera nya upphandlingsbehov.

VECKA 2

Klassificering av avtal
Syftet med klassificering av alla gällande avtal är att fastställa rätt ambitionsnivå och inse var fokus bör ligga på i avtalsförvaltningen utifrån avtalsvillkoren, värde och komplexitet. Upphandlingsmyndigheten har en bra rutin för detta.

I vår bedömning av ”betydelse/pris” kommer vi att använda siffrorna från spendanalysen. För att bedöma ”risk/komplexitet” kan vi be våra medarbetare om hjälp.

Klassificeringslistan kommer inte vara precis eller statisk, den kommer att uppdateras med hjälp av organisationens inköpare. Framtagning av Klassificeringslistan är första steget i avtalscontrollerns dialog och samarbete med organisationens intressenter (upphandlare, beställare och ledningen).

Vi kommer att använda Klassificeringslistan för att planera uppföljningsarbetet och välja rätt ambitionsnivå för varje uppföljningsprojekt.

Ambitionsnivå, prioriteringar och pilotprojekt
Så mycket data blev det på så kort tid… man kan känna sig överväldigad.

Det är dags att välja rätt ambitionsnivå och skapa en prioriteringslista för avtalsuppföljning.

Du kanske fick höra att en ny upphandling ska göras men ingen har koll på hur avtalet fungerar i dag. Ett krismöte kan ha ägt rum där arga medarbetare uttryckte sina åsikter om en viss leverantör eller varför ett visst avtal inte fungerar. Någon leverantör ville veta varför de inte får sälja till er lika mycket som utlovat… Allt detta kan – och kommer att – påverka prioriteringen och planeringen.

Börja med de största och viktigaste avtalen. Utgå från Klassificeringslistan, hämta in ytterligare information från Avtalslistan, Spendlistan och verksamheten.

När den första prioriteringslistan är klar är det dags att planera avtalsuppföljning.

Börja med ett mindre komplext varu- eller tjänsteavtal, till exempel ramavtalet för upphandlingskonsulter (pilotprojekt 1) och ramavtalet för kontorsmaterial (pilotprojekt 2).

Upphandlingen och övrigt arbetsmaterial för dessa avtal bör finnas nära till hands.

Dessa ”pilotprojekt” kommer att ge er kunskaper, färdigheter och insikter för tillämpning i större och mer komplexa uppföljningsprojekt.

Avtalets checklista
Målet är att analysera organisationens inköpsmönster i förhållande till existerande avtal. Därför måste vi ”backa bandet” och kartlägga upphandlingen och avtalet.

Gör en tabell med upphandlingens krav på leverantören och tjänster/varor; lägg märke till eventuella otydligheter. Syftet är att producera en Checklista över avtalet för snabb referens vid uppföljning av krav och villkor.

Studera avtalets prisbilaga noggrant utifrån upphandlingens krav och avtalets villkor. Finns det varor/tjänster/arbetsmoment som beskrivs i upphandlingsdokumenten men inte är prissatta i prisbilagan? Är avgränsningar mellan detta och övriga avtal tydliga? Vad gäller för underleverantörer, ÄTA, prisjusteringar, arbetstider, sortiment, rabatt, påslag?

Anteckna dina observationer och eventuella frågor i en separat kolumn. Se till att boka ett möte med upphandlare och/eller avtalsansvarig för att få klarhet i dessa frågor.

Bo Cederberg
Marina Ignatushchenko
Gaveto