Viktigt med bra kvalificeringskrav

Kraven som ställs i kvalificeringssteget kopieras ofta från tidigare upphandlingar. Kraven diskuteras kanske inte heller med den interna ”beställaren”.

Vår avsikt är inte att gå igenom 15 kapitlet i LOU utan i stället ge exempel på slentrianmässiga kvalificeringskrav som aldrig följs upp av organisationen vid avtalsuppföljningen.

Varför ställs kvalificeringskrav i en upphandling?
Kvalificeringskravens uppgift är att beskriva för anbudsgivarna vad som efterfrågas hos företaget i  upphandlingen. Syftet är med andra ord att ta reda på om en anbudsgivare uppfyller organisationens förväntningar.

Förutom krav som upphandlande myndighet själv följer upp (exempelvis betalning av skatter eller kreditvärdering) så ställs även andra krav där anbudsgivaren endast behöver svara ”ja” som bevis på att kravet uppfylls. Kvalificeringskrav med ja-svar är ofta förekommande.

I överprövningar brukar domstolarna skriva att en upphandlande myndighet inte behöver ifrågasätta sanningshalten i ett ja-svar.

Men man bör tänka tvärtom: Vilket bevis kan jag fråga efter för att verifiera att ett kvalificeringskrav uppfylls? När kravet endast ska bekräftas med ett ja-svar är risken att en anbudsgivare chansar.
Våra retoriska frågor blir:

• Hur ofta följer vi upp kvalificeringskrav under avtalsperioden?
• Kan vi säga upp ett avtal med en leverantör som aldrig uppfyllt ett kvalificeringskrav?
• Vem ska ta på sig skulden för detta?

Exempel på ett kvalificeringskrav som är kopplat till teknisk och yrkesmässig kapacitet är anbudsgivarens omsättning. En omsättning som motsvarar dubbla kontraktsvärdet är ofta tillräckligt för att sortera fram anbudsgivare som har en tillräckligt stor verksamhet för att klara andra krav som ställs i förhållande till upphandlingsobjektet.

Organisationens beställare har bra uppfattning om vilka leverantörer som har kapacitet och flexibilitet som är nödvändig för uppdraget och kan bidra med rätt kravnivå.

Är kraven proportionerliga och likabehandlande?
Exempel på kvalificeringskrav som ofta blir fel är kravställningen på Ledningssystem enligt ISO-standarden eller eget motsvarande system. Följande text är hämtat från en pågående upphandling hos en region.

”Anbudsgivare ska arbeta systematiskt med kvalitetssäkring.

Anbudsgivare ska som bevis på att ovanstående krav är uppfyllt på begäran ge in information rörande anbudsgivarens arbete med kvalitetssäkring.”

Vad är problemet med formuleringen av detta kvalificeringskrav?

• Det är tveksamt om information kommer att begäras in.
• Finns inga kriterier om hur informationen ska bedömas.
• Oavsett vilken information som lämnas av anbudsgivaren så är kravet uppfyllt.

Den här typen av kvalificeringskrav där bevis inte begärs in och granskas eller saknar proportion kan lika gärna uteslutas.

Ett kommunalt bolag skriver så här:
”Anbudsgivaren ska arbeta efter ett kvalitetsledningssystem, antingen i form av en ISO 9001-certifiering, FR2000, Povel-diplomering eller annan certifiering/diplomering, eller i form av annat dokumenterat kvalitetsledningssystem. ”

Bolaget begär som bevis antingen ett intyg/certifikat alternativt ”En kort redovisning av det icke certifierade/diplomerade kvalitetsledningssystem som anbudsgivaren arbetar efter.”

Denna skrivning är tack och lov alltmer ovanlig men pekar på att det ställda kravet inte är likabehandlande.

Ett företag som har ett ISO-certifikat har investerat flera år av arbete med att utveckla sitt ledningssystem som uppfyller ISO-standarden och investerar årligen fem- eller sexsiffriga belopp för att en oberoende tredje part certifierar systemet.

Det alternativa beviset, kort redovisning, kan skrivas på 15 minuter av en spökskrivare eller AI-verktyg eller kopieras från internet.

I dag krävs ibland ett certifikat, punkt slut. Alternativt efterfrågas väl definierade bevis som ska lämnas för att kravet ska anses uppfyllt och därmed vara likvärdigt med ett ISO-certifikat.

Ovanstående resonemang är även relevant för krav på miljöledningssystem.

Är kraven relevanta?
Kvalificeringskravens relevans styrs dels av upphandlingsobjektet, dels av den interna uppdragsgivarens behov.

Ett krav i kvalificeringssteget kan vara kostnadsdrivande och generera ”dyrare” anbud som inte ryms inom upphandlingens ekonomiska ram.

Ett krav kan vara oväsentligt för beställaren men försvårande för en anbudsgivare.

Ska kvalificeringskrav följas upp vid avtalsuppföljning?
När det gäller avtalsuppföljning kan det av olika skäl vara svårt att följa upp kvalificeringskrav. Orsakerna till detta kan vara många:

• Kravet är inte relevant – är det hämtat från ett annat upphandlingsunderlag?
• Kravet är svårt att följa upp – kan bara leverantören verifiera att kravet uppfylls?
• Kravet är inte längre uppfyllt – vad gör vi då?
• Uppföljningsresurser är otillräckliga- har vi tid, råd och kompetens att följa upp?

Kvalificeringskrav och obligatoriska krav har gemensamma frågor men i perspektivet avtalsuppföljning finns skillnader som vi belyser i nästa artikel.