Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Ämnen
    • EU-domstolen
    • Hyresundantaget
    • Kvalificering
    • Likabehandlingsprincipen
    • Processregler
    • Ramavtal
    • Sekretess
    • Upphandlingsskadeavgift
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
    • Praxisdagen • 4 nov 2025 • Stockholm
    • Praxisdagen • 11 nov 2025 • Göteborg
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Kontakta oss
    • Integritetsspolicy

Tre steg för att nå önskat resultat

AvtalsuppföljningDEL 5 Hur bidrar avtalsuppföljningen till bättre utvärderingskriterier som resulterar i bra pris på kravställd kvalitet? Bo Cederberg och Marina Ignatushchenko pekar på tre nödvändiga steg.

| 2024-02-05
Bo Cederberg och Marina Ignatushchenko, Gaveto.

Här är de tre stegen:

Första steget är att fånga upp produkter och tjänster som verksamheten behöver, kvantifiera dem och bedöma deras storleks- och prioritetsordning.

Andra steget är att välja en utvärderingsmodell som är enkel, transparent och relevant för upphandlingen.

Tredje steget är att simulera utfallet, det vill säga använda priser och/eller kvalitetsparametrar från nuvarande leverantörer och andra aktörer på marknaden för att ”provköra” och justera modellen.

Data från avtalsuppföljning är en absolut förutsättning för dessa steg.

Vi har sett många upphandlingar där man återvunnit samma utvärderingsmodell eller prisbilaga från förra upphandlingen. Det beror på avsaknad av uppföljningsdata.

Ett typiskt exempel som vi minns är när ingen berättade för upphandlaren att slipning av parkettgolv skulle tas bort från prisbilagan då parkett ersatts av andra produkter. Utvärdering på pris för parkettgolv ger fel utfall.

Ett annat återkommande problem är ”kravinflationen”: allt ska vara modernare, mer miljövänligt och så vidare. Anbudsgivare som svarar ”ja” på dessa bör-krav får oftast ett prisavdrag i utvärderingen.

Vi hade ett uppdrag på en kommun som hade upphandlat markskötsel (gräsklippning). Kravet var att tjänsten skulle utföras med batteridriven utrustning. Kommunens personal irriterades en dag av högljudda bensindrivna maskiner när de från fönster studerade hur den antagna leverantören utförde tjänsten.

Var detta avtalsbrott ett resultat av ett ogenomtänkt krav eller en felaktig utvärderingsgrund? Kanske passar eldrivna maskiner bättre i en villaträdgård? Hur kommer en leverantör som förlorar på grund av kostnadsdrivande bör-krav resonera när man förlorar upphandlingen till en anbudsgivare som svarar ”ja” men sedan inte uppfyller kraven under avtalstiden?

I många upphandlingar används pris i kombination med kvalitetsparametrar eller fast pris för att möjliggöra utvärdering på kvalitet. I dessa fall krävs det ännu bättre insikt i organisationens behov och inköpsmönster så att utfallet kan styras ”åt rätt håll”.

Vi minns en kommunal upphandling av bemanningstjänster, lärarvikarier, där priset för behörig vikarie var lågt och fast men priset för obehörig vikarie skulle offereras och utvärderas.

Utfallet blev att leverantörerna skickade olika obehöriga vikarier då det var mer lönsamt för dem. Klagomålen från verksamheten handlade därför om kvalitet och kontinuitet i tjänsternas utförande – det vill säga ett oönskat utfall.

Att utvärdera endast på kvalitetsparametrar är ännu svårare och kräver en förstudie av organisationens kvalitetskrav och prioriteringar.

Vi har sett exempel på upphandlingar med otydliga kvalitetskriterier som resulterar i en litterär tävling mellan anbudsgivare som besvarar dem med abstrakta texter, numera även AI-genererade. Utvärdering av sådana kriterier sker ofta på ett godtyckligt sätt. Uppföljning av dessa parametrar är per definition meningslös.

Först när de önskade produkterna, tjänsterna och eventuella kvalitetsparametrarna är identifierade ska man vikta dem, det vill säga ange deras relativa volymer baserat på detaljerad inköpsstatistik och verksamhetens kvalitetskrav.

Viktning ska baseras på riktiga data i den egna organisationen och inte fiktiva värden så att utvärderingsmodellen ger ett rättvisande utfall.

Avsaknad av egna inköpsdata kan leda till att utvärderingskriterier och deras viktning kopieras från en annan upphandling. En gång frågade vi en kommun: ”vi kan inte koppla era inköpsdata till prislistan… vems prislista är det?” Svaret blev: ”grannkommunens… konsulten tyckte att den skulle fungera även för oss”.

En annan viktig fråga uppstår i detta skede: vilken avropsordning ska man använda? Upphandlaren och verksamheten kan ha skilda åsikter i denna fråga. Det är avtalscontrollerns uppföljningsrapport som leder till ett faktabaserat beslut om avropsordning för att undvika situationen där verksamheten säger:

”Ni lyssnade inte på oss när ni upphandlade och nu struntar vi i era avtal”.

Varuupphandlingar anses vara komplexa och besvärliga. Vi minns följande kommentar från en upphandlarkollega: ”usch, varuupphandlingar?… du menar när man måste skapa listor med tusentals artiklar?”

I en varuupphandling är det viktigt att identifiera efterfrågade produktgrupper och de mest köpta produkterna (”volymprodukter”) inom dem. Nu kan man ställa kraven inom respektive produktgrupp, specificera egenskaper och ange relevanta viktningar för volymprodukterna, samt skapa en utvärderingsmodell baserat på volymprodukternas priser och eventuella rabatter. En gång hjälpte det oss att pressa priserna på volymprodukter i en varuupphandling med upp till 70 procent.

Hur ofta kan man jämföra utfallet av två likadana varuupphandlingar, det vill säga en med utvärdering på viktade volymprodukter baserat på inköpsstatistik och en utan?

Detta ”experiment” har ovetandes gjorts på ett svenskt universitet i en ramavtalsupphandling där utvärdering på volymprodukterna helt togs bort av den inhyrda konsulten och endast rabatterna på produktgrupperna lämnades kvar. Resultatet blev en kostnadsökning på 20-30 procent på ett avtalsvärde om 400 miljoner kronor.

Gällande utvärderingskriterier bör följande frågor besvaras (tycker avtalscontrollern):

  • klarar man av att följa upp alla krav på produkter/tjänster enligt egna specifikationer under utvärderingen?
  • hur kan man följa upp att kraven är uppfyllda under avtalstiden?
  • har organisationen resurser, personal, metoder och kompetens att under avtalstiden fånga upp produkter/tjänster som inte uppfyller utvärderingskraven?
  • hur ska man hantera sådana avvikelser? hur långt är organisationen beredd att gå?

I vår nästa artikel berättar vi om implementering av avtal samt hur man kan analysera, utvärdera och presentera upphandlingens resultat inklusive avvikelser för att ge oss svar på frågan:

 ”Hur tänkte vi och hur blev det i verkligheten?”.

Bo Cederberg
Marina Ignatushchenko
Gaveto

Serien Avtalsuppföljning – en cirkulär process:

Del 1: Följa upp avtal – en cirkulär process
Del 2: Ekonomisk uppföljning i praktiken
Del 3: Viktigt med bra kvalificeringskrav
Del 4: Börja med avtalsuppföljning
Del 5: Tre steg för att nå önskat resultat
Del 6: Håll koll på de ”heta punkterna”
Del 7: Sök besparingar i de offentliga inköpen
Del 8: Avtalsuppföljning på åtta veckor
Del 9: Ekonomisk uppföljning i tre nivåer
Del 10: Avtalscontrollern – en nyckelperson

 

Läs mer: Avtalsuppföljning

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 22-23 oktober
  • Ramavtal – fördjupningskurs | 6 november
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 12-13 november
  • Leda upphandlingar effektivt | 20 november
  • Entreprenadupphandling och AMA AF | 25 november
  • AI för upphandlare | 27 november
  • LOU på två dagar | 2-3 december
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 4 december
  • Kvalificerad IT-upphandlare – Steg 2 praktisk tillämpning | Hösten 2025
  • Få fart på er avtals­förvaltning | Hösten 2025
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Lär dig LOU av en expert

En kursledare med ambitionen att förenkla upphandlarens vardag. Grundläggande LOU med nyheter och praxis. Mathias Sylvan guidar dig rätt i regelverket och djupdyker i valda delar.

Om vikten av det kontradiktoriska förfarandetOm vikten av det kontradiktoriska förfarandet
Förslag 4: Förbättra för näringslivet att delta i totalförsvaretFörslag 4: Förbättra för näringslivet att delta i totalförsvaret
Tillämpat krav som inte uttryckligen framgåttTillämpat krav som inte uttryckligen framgått
Hetaste rättsfallen från första kvartaletHetaste rättsfallen från första kvartalet
Mer restriktiv bedömning av avvikelser?Mer restriktiv bedömning av avvikelser?
Bakläxa om utredningsansvarBakläxa om utredningsansvar
Juridisk rapport om miljömärkning i upphandlingJuridisk rapport om miljömärkning i upphandling
Förtroendet för rättskipningen riskerar att urholkasFörtroendet för rättskipningen riskerar att urholkas

Nytt från Upphandling24

  • Bygger assistent för upphandling
  • Standardiserade fordonskrav ger mer trafik för pengarna
  • Attendo slår tillbaka mot Västerås
  • Dubbla böter för Strängnäs
  • Nacka: Vi har visst valfrihet
  • Robust inköpsförmåga på agendan i Almedalen
  • Många bollar i luften för baskettränaren på upphandlingsavdelningen

Kommentarer från läsarna

Björn : Tillämpat krav som inte uttryckligen framgått
Otroligt intressant mål i sin enkelhet (tack vare sin enkelhet). Korrekt utfall ska ha varit given för vem som helst…
Fredrik : Hetaste rättsfallen från första kvartalet
Tack för bra "Reader's Digest".
Björn : Förtroendet för rättskipningen riskerar att urholkas
Jag instämmer med slutsatserna. Inte bara att KR tar upp väldigt få mål trots att det svämmar över av domstolsbeslut…
Louise Bylund : Följa upp avtal – en cirkulär process
Hej! Jag har en fundering om den cirkulära modellen har något specifikt namn? Med vänliga hälsningar, Louise, Offentlig upphandlare student.
Marianne Hammarström : Förslag 3: Ta bort verksamhetskriteriet i Hamburg-undantaget
Mycket bra. Tack för att ni driver detta och håller med att det är mycket svårtolkat.
Annika S : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Hej! Kan ni reda ut den här meningen lite - jag går vilse i olika "inte". Vidare har det förhållandet…
Andreas : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Någon som har målnummer på kammarrättspraxis angående de fakultativa grunderna och att man kan välja tillämpning där? Hade missat det.
Upphandlare : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
En fråga till författarna med anledning av analysens första stycke. Skulle det alltså vara ok att UM behåller valfriheten att…
Mikael Johansson : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Tack för att du lyfter detta. Det borde rimligtvis bli större möjligheter att använda det alla fall. Jobbade med LUF…
Anna : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Jag är helt med på Davids linje att genomföra förhandlat förfarande i ett steg. Jag har även kombinerat konkurrenspräglad dialog…

Senaste inläggen

  • Om vikten av det kontradiktoriska förfarandet
  • Förslag 4: Förbättra för näringslivet att delta i totalförsvaret
  • Tillämpat krav som inte uttryckligen framgått
  • Hetaste rättsfallen från första kvartalet
  • Mer restriktiv bedömning av avvikelser?
  • Bakläxa om utredningsansvar
  • Juridisk rapport om miljömärkning i upphandling
  • Förtroendet för rättskipningen riskerar att urholkas
  • Förslag 3: Ta bort verksamhetskriteriet i Hamburg-undantaget
  • Inga krav som inte uttryckligen följer dokument
  • Förslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättläst
  • Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
  • Så ändras överprövnings- och skadeståndsreglerna
  • Avsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgift
  • Ny vägledning för att hantera leverantörer utanför EU