Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Ämnen
    • EU-domstolen
    • Hyresundantaget
    • Kvalificering
    • Likabehandlingsprincipen
    • Processregler
    • Ramavtal
    • Sekretess
    • Upphandlingsskadeavgift
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
    • Praxisdagen • 4 nov 2025 • Stockholm
    • Praxisdagen • 11 nov 2025 • Göteborg
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Kontakta oss
    • Integritetsspolicy

Håll koll på de ”heta punkterna”

AvtalsuppföljningDEL 6 Avtalet är signerat och publicerat i avtalskatalogen och registrator har arkiverat handlingarna. Nu är det dags att börja analysera resultaten och dra slutsatser om upphandlingen. Vilka villkor är de "heta punkterna"? undrar Bo Cederberg och Marina Ignatushchenko.

| 2024-02-12
Bo Cederberg och Marina Ignatushchenko, Gaveto.

Frågan ”när ska vi påbörja avtalsuppföljning?” kan bäst besvaras med: ”så fort som möjligt men med det är aldrig för sent”. Avtalen som är nytecknade och de som närmar sitt bäst före-datum bör prioriteras, även avtalen som man misstänker inte bör förlängas ska inkluderas.

Förhoppningsvis har ni haft uppstartsmöten med avtalsleverantörerna och kanske med egen verksamhet. Under dessa möten kan man få första indikationer på ”heta punkter”, det vill säga avtalsvillkor som är kostnadsdrivande, otydliga, kräver specifika arbetsinsatser, eller kan tolkas på olika sätt av leverantören och verksamheten. Dessa heta punkter kommer att ligga till grund för en strukturerad avtalsuppföljning.

När vi följer upp avtalen i olika organisationer och presenterar resultaten får vi ofta frågan: ”men herregud… hur visste du att du skulle hitta den där avvikelsen?”

Svaret är att vi vet vilka heta punkter som brukar finnas och som därför ska kontrolleras i olika typer av avtal. Exempelvis dagböcker i konsultavtal, underentreprenörspåslag i entreprenadavtal, städschema i lokalvårdsavtal eller avtalade nettopriser i varuavtal. Det räcker att följa upp ett par avtal av varje typ i sin organisation för att skaffa sig en ganska nyanserad bild av heta punkter.

Vi börjar alltid med att systematisera upphandlingens krav och avtalsvillkoren i en tabellform. Detta ger avtalscontrollern en mall för analys av upphandlingens resultat.

I detta skede kan vi identifiera ”klippa och klistra-fel” som är resultat av att man inte klarade av att hålla ordning på alla villkor, syftningar och underliggande andemening i upphandlingsunderlagets olika paragrafer.

Ett tydligt upphandlingsunderlag underlättar och stöder avtalscontrollerns arbete enormt. Med otydliga upphandlingsdokument känner man sig bakbunden. Vi minns när en större organisation behövde kalla in sin externa upphandlare långt efter avtalsskrivning och be denne att förklara hur avtalet var tänkt att fungera eftersom varken verksamheten eller leverantörerna lyckats förstå och tillämpa det.

Nästa steg är att se om avropsordningen följs när det finns mer än en avtalsleverantör – en enkel uppgift för enkla avropsordningar och leverantörer med bara ett avtal; en större arbetsinsats i övriga fall. Vi finner att avropsordning inte följs i överraskande många fall och att detta oftast beror på att avtalet inte speglar verksamhetens behov och önskemål.

För tio år sedan genomförde vi en stor varuupphandling utformad enligt vår modell med produktgrupper och volymprodukter som vi omnämnde i vår föregående artikel.

Med en ny avropsordning (momentan konkurrensutsättning eller dynamisk avropsordning) ökade leverantörs- och avtalstroheten från mindre än 50 procent till mer än 80 procent. Resultatet för beställarna var enklare avropsförfarande, upp till 70 procent lägre priser och en nöjd avtalscontroller.

Stora avvikelser i avropsordning ska utredas genast tillsammans med verksamheten, antingen beror de på ett utbrett missnöje med avtalet eller på leveransproblem från leverantörssidan. Vår slutsats är att avvikelser från avropsordningen oftast är ett resultat av beställarnas negativa erfarenheter med och synpunkter på leverantörers prissättning, kapacitet och kvalitet i utförande.

Många ser viten som ett bra påtryckningsmedel när leverantörens efterlevnad av avtalsvillkor är dålig. Vi ser en pågående inflation både i vitens omfattning och belopp, ofta utan genomtänkt syfte.

Ett klassiskt exempel är vite för utebliven rapportering av avtalsleverantörers försäljningsstatistik till organisationer som implementerat e-handelsverktyg. Borde inte dessa verksamheter kunna ta fram denna statistik själva, det vill säga är dessa viten ett erkännande att e-handeln inte fungerar?

En verksamhet behöver leverans av bra tjänster och bra varor enligt avtalsvillkor, inte ekonomisk ersättning för det motsatta. Om stora problem uppstår och upprepas bör avtalet eller delar av det sägas upp och/eller inte förlängas.

I nästa skede ska priser analyseras. Köper vi avtalade varor/tjänster till avtalade priser? Om leverantören feldebiterar måste avtalscontrollern ta kontakt med denne och med den berörda verksamheten.

I vissa fall finns det en klausul i avtalet som möjliggör att sätta leverantören i karantän under utredningen eller ändra avropsordningen (så kallad förnyad rangordning). Detta är mer konstruktivt och kan fungera bättre än viten.

Är avvikelserna sporadiska eller systematiska? Med systematiskt felaktiga priser kan man se mönstret direkt även vid stickprovskontroller.

Ibland är priserna korrekta men man behöver gräva djupare för att hitta felkällor och koppla dem till avtalsvillkoren. Vi minns uppföljning av ett konsultavtal där timpriset och totalt antal timmar på den elektroniska månadsfakturan inte väckte några frågor. Det var den bifogade dagboken som avslöjade att konsulten redovisade 20-timmars arbete varje dag inom en hel vecka.

För att framgångsrikt implementera avtalet i en organisation krävs styrning av inköpen. Positiva resultat av avtalet skapas, och får fotfäste i verksamheten, genom tydlig information om avtal och avropsmodell, till exempel i form av en ”avtalsguide” för varje avtal kombinerad med beställarutbildning.

Dessa insatser motverkar otillåtna direktupphandlingar som inte fångas upp av e-handelsverktyg och som kräver ett riktigt detektivarbete för att upptäckas.

Vad händer när avtalscontrollern har producerat sin uppföljningsrapport med analys av utfallet, avvikelser och besparingspotential? Hur och för vem presenterar denne sina resultat? I vår nästa artikel berättar vi mer om våra erfarenheter av vad man vill, kan och törs göra med sina resultat.

Bo Cederberg
Marina Ignatushchenko
Gaveto

Serien Avtalsuppföljning – en cirkulär process:

Del 1: Följa upp avtal – en cirkulär process
Del 2: Ekonomisk uppföljning i praktiken
Del 3: Viktigt med bra kvalificeringskrav
Del 4: Börja med avtalsuppföljning
Del 5: Tre steg för att nå önskat resultat
Del 6: Håll koll på de ”heta punkterna”
Del 7: Sök besparingar i de offentliga inköpen
Del 8: Avtalsuppföljning på åtta veckor
Del 9: Ekonomisk uppföljning i tre nivåer
Del 10: Avtalscontrollern – en nyckelperson

Läs mer: Avtalsuppföljning

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 22-23 oktober
  • Ramavtal – fördjupningskurs | 6 november
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 12-13 november
  • Leda upphandlingar effektivt | 20 november
  • Entreprenadupphandling och AMA AF | 25 november
  • AI för upphandlare | 27 november
  • LOU på två dagar | 2-3 december
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 4 december
  • Kvalificerad IT-upphandlare – Steg 2 praktisk tillämpning | Hösten 2025
  • Få fart på er avtals­förvaltning | Hösten 2025
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Lär dig LOU av en expert

En kursledare med ambitionen att förenkla upphandlarens vardag. Grundläggande LOU med nyheter och praxis. Mathias Sylvan guidar dig rätt i regelverket och djupdyker i valda delar.

Om vikten av det kontradiktoriska förfarandetOm vikten av det kontradiktoriska förfarandet
Förslag 4: Förbättra för näringslivet att delta i totalförsvaretFörslag 4: Förbättra för näringslivet att delta i totalförsvaret
Tillämpat krav som inte uttryckligen framgåttTillämpat krav som inte uttryckligen framgått
Hetaste rättsfallen från första kvartaletHetaste rättsfallen från första kvartalet
Mer restriktiv bedömning av avvikelser?Mer restriktiv bedömning av avvikelser?
Bakläxa om utredningsansvarBakläxa om utredningsansvar
Juridisk rapport om miljömärkning i upphandlingJuridisk rapport om miljömärkning i upphandling
Förtroendet för rättskipningen riskerar att urholkasFörtroendet för rättskipningen riskerar att urholkas

Nytt från Upphandling24

  • Bygger assistent för upphandling
  • Standardiserade fordonskrav ger mer trafik för pengarna
  • Attendo slår tillbaka mot Västerås
  • Dubbla böter för Strängnäs
  • Nacka: Vi har visst valfrihet
  • Robust inköpsförmåga på agendan i Almedalen
  • Många bollar i luften för baskettränaren på upphandlingsavdelningen

Kommentarer från läsarna

Björn : Tillämpat krav som inte uttryckligen framgått
Otroligt intressant mål i sin enkelhet (tack vare sin enkelhet). Korrekt utfall ska ha varit given för vem som helst…
Fredrik : Hetaste rättsfallen från första kvartalet
Tack för bra "Reader's Digest".
Björn : Förtroendet för rättskipningen riskerar att urholkas
Jag instämmer med slutsatserna. Inte bara att KR tar upp väldigt få mål trots att det svämmar över av domstolsbeslut…
Louise Bylund : Följa upp avtal – en cirkulär process
Hej! Jag har en fundering om den cirkulära modellen har något specifikt namn? Med vänliga hälsningar, Louise, Offentlig upphandlare student.
Marianne Hammarström : Förslag 3: Ta bort verksamhetskriteriet i Hamburg-undantaget
Mycket bra. Tack för att ni driver detta och håller med att det är mycket svårtolkat.
Annika S : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Hej! Kan ni reda ut den här meningen lite - jag går vilse i olika "inte". Vidare har det förhållandet…
Andreas : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Någon som har målnummer på kammarrättspraxis angående de fakultativa grunderna och att man kan välja tillämpning där? Hade missat det.
Upphandlare : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
En fråga till författarna med anledning av analysens första stycke. Skulle det alltså vara ok att UM behåller valfriheten att…
Mikael Johansson : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Tack för att du lyfter detta. Det borde rimligtvis bli större möjligheter att använda det alla fall. Jobbade med LUF…
Anna : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Jag är helt med på Davids linje att genomföra förhandlat förfarande i ett steg. Jag har även kombinerat konkurrenspräglad dialog…

Senaste inläggen

  • Om vikten av det kontradiktoriska förfarandet
  • Förslag 4: Förbättra för näringslivet att delta i totalförsvaret
  • Tillämpat krav som inte uttryckligen framgått
  • Hetaste rättsfallen från första kvartalet
  • Mer restriktiv bedömning av avvikelser?
  • Bakläxa om utredningsansvar
  • Juridisk rapport om miljömärkning i upphandling
  • Förtroendet för rättskipningen riskerar att urholkas
  • Förslag 3: Ta bort verksamhetskriteriet i Hamburg-undantaget
  • Inga krav som inte uttryckligen följer dokument
  • Förslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättläst
  • Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
  • Så ändras överprövnings- och skadeståndsreglerna
  • Avsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgift
  • Ny vägledning för att hantera leverantörer utanför EU