Avtalsuppföljningen startar direkt efter att en upphandling har avslutats och kontrakt tecknats. I stora avtal ger det organisationen en direkt respons på hur avtalet fungerar.
Vi ansvarade för ett ramavtal som omsatte cirka 250 miljoner kronor per år på en myndighet. Tre månader in på avtalstiden följde vi upp den största leverantören som omsatte en miljon kronor i veckan. Detaljerad analys gjordes av fakturor från en månad med följande utfall:
- Överdebitering skedde med två procent av fakturerat värde vilket motsvarade cirka en miljon kronor per år – en potentiell besparing som hade kunnat finansiera ytterligare en avtalscontroller.
- Felaktiga inköp gjordes av användarna, det vill säga otillåtna direktupphandlingar identifierades och orsakerna till dem analyserades och eliminerades.
- Ej upphandlade produkter som direktupphandlats identifierades inför kommande upphandlingar.
Tidig uppföljning ger organisationen kunskap och möjlighet att i dialog med leverantören styra så att avtalets syfte uppnås på ett bra sätt.
Genom en strukturerad uppföljning är vår uppfattning att potentiella besparingar som motsvarar 15-30 procent av det totala upphandlingsvärdet i Sverige kan identifieras.
Den cirkulära modellen innehåller följande övergripande steg:
- Ekonomisk uppföljning
- Besparingspotential
- Kvalificeringskrav
- Obligatoriska krav
- Utvärderingskriterier
- Avtalet
I kommande artiklar skriver vi detaljerat om de olika stegen. De avslutande artiklarna innehåller praktiska förslag på hur man kommer igång med avtalsuppföljning på åtta veckor.
Marina Ignatushchenko
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer