Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Ämnen
    • EU-domstolen
    • Hyresundantaget
    • Kvalificering
    • Likabehandlingsprincipen
    • Processregler
    • Ramavtal
    • Sekretess
    • Upphandlingsskadeavgift
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Kontakta oss
    • Integritetsspolicy

Dags ta uppföljning ett steg längre

ExpertkommentarNågot vi ofta säger i upphandlingsvärlden är att ”ställ inga krav du inte kan följa upp”. Men hur vet vi att vi behandlar alla leverantörer lika om vi inte är säkra på att produkterna vi köper verkligen uppfyller ställda krav? skriver Linda Bjarle, Inköpsrådets expert.  

| 2023-06-19
Linda Bjarle är livsmedelscontroller och en av Inköpsrådets experter.

De senaste tio åren har utvecklingen vad det gäller bevisningen av hållbarhetskraven i livsmedelsupphandlingar varit en ganska skakig resa och lett till en stor andel överprövningar.

Kraven ställdes tidigare på hela det offererade sortimentet vilket ledde till enorm administration då det i en livsmedelsupphandling oftast är över tusen produkter som ska kontrolleras. Ingen visste riktigt vad som räckte som bevis och resultatet blev att en upphandlare godtyckligt fick försöka bedöma hundratals dokument.

För att förenkla uppföljningen började man i stället använda sig av en leverantörsförsäkran som dåvarande Miljöstyrningsrådet (nu UHM) tog fram. Genom försäkran garanterade grossisten att alla offererade produkter uppfyllde ställda hållbarhetskrav.

Diskussionerna kring om en leverantörsförsäkran var bevis nog gick heta i branschen. Olika domare gjorde olika bedömning av vad som egentligen räckte som bevis. Vissa ansåg att en leverantörsförsäkran från grossisten var tillräcklig, medan andra sa att det var tvunget att bevisas genom tredjepartsrevision. Detta ledde till stor osäkerhet i branschen.

Grossisterna var inte helt nöjda över att behöva stå för ansvaret för att alla offererade produkter uppfyllde kraven, utan ville få det ändrat till att kraven skulle bevisas per produkt i stället och ansvaret på så sätt läggas över till den som producerade produkten.

I dag kontrolleras hållbarhetskrav i upphandlingsfasen genom krav på produkten som sedan bevisas genom hänvisning till vilka krav en produkt uppfyller samt en leverantörsförsäkran. Men räcker detta verkligen?

Vi som arbetar med upphandling och uppföljning av livsmedelsupphandlingar har nog mer än en gång råkat ut för att om vi går djupare ner i vår uppföljning så visar sig informationen som producenten lämnat inte vara korrekt. Konkurrerar alla leverantörer då verkligen på samma villkor eller blir uppföljningen bara ett ”spel för gallerierna”?

Ibland känns det som att vi kommuner ställer krav bara för att vi ska, men att bevisningen blir sekundär. Så länge försäkran är ikryssad så är vi nöjda. Eller så har det åtminstone varit fram till nu.

Den senaste tiden har jag sett allt fler upphandlingar där kommuner inte bara begär in en leverantörsförsäkran utan även vill ha ut bevisen bakom. Exempelvis körjournaler ifrån djurtransporter som bevis på att transporten av levande djur inte översteg 8h.

Men vems är då ansvaret om det visar sig att produkten inte uppfyller kraven? Är det grossisten som svarat på anbudet som ska ta kostnaden eller producenten som inte haft koll på sin värdekedja eller som medvetet angivit fel information?

Att som köpare få ut information ner på gårdsnivå om en gris fått antibiotika, hur många kycklingar som dog i transport till slakt eller vilken båt som fångade fisken är i dag i stort sett omöjligt. Tekniken finns men det systematiska och standardiserade inhämtandet av data finns inte.

Varför är det då så svårt att få ut korrekt information? En förklaring kan vara att förvånansvärt mycket information i produktionsledet fortfarande finns i pärmar eller isolerade system som inte delar information med varandra.

Detta blir ett stort problem vid kontroller att lagar, regler och certifiering efterlevs. Digital information finns helt enkelt inte tillgänglig. Vissa livsmedel som består av många komponenter kan ha hundratals olika producenter som är involverade i värdekedjan utan att dela information med varandra.

Att på ett enkelt sätt få ut detaljerad information kommer precis som för tio år sedan att kräva väldigt mycket resurser, både av säljledet och köpare. Något vi har idag  som vi inte hade för tio år sedan är möjligheten att digitalisera och verifiera information digitalt genom exempelvis system som blockchain, blockkedjeteknik.

Om alla i ledet digitaliserar sin process kommer inte nödvändigtvis krav på bevisning utöver leverantörsförsäkran bli så kostsam. Alla har att vinna på att effektivisera och kvalitetssäkra information.

Vi kan inte luta oss tillbaka och göra som vi alltid gjort. Vi måste utmana och våga tänka nytt. Det är dags att vi tar uppföljningen ett steg längre.

Jag vill uppmana livsmedelsbranschen att ta ansvar för att om de kryssar ja i en ruta så måste de också ha sin underliggande dokumentation på plats. Det kan inte vara så att det är något man tar fram om någon mot förmodan skulle begära in det. Skulle alla kommuner plötsligt bestämma att en leverantörsförsäkran inte länge räcker som bevisning så har vi ett stort problem.

Linda Bjarle
Livsmedelscontroller, Helsingborgs stad

Få din fråga om upphandling besvarad
Skickar

Läs mer: ExpertkommentarHållbarhetKravuppfyllelseLivsmedelUppföljning

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

Upphandlingsjurister till Statens inköpscentral på Kammarkollegiet

Svenska Bostäder söker entreprenadupphandlare

Avtalscontroller inom välfärdsbrottslighet till Sollentuna kommun

  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet

Linda Bjarle

Linda Bjarle är livsmedelscontroller på Inköpsenheten i Helsingborgs stad och ansvarar för stadsövergripande livsmedelsupphandlingar. Hon är med i Fokusgrupp upphandling inom Kost&Näring, som är Sveriges största branschförening för personer som leder landets offentliga måltidsverksamheter.
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Pernilla Norman

Kursen gör SUA begripligt

Anna David, upphandlare vid Jönköping Energi, rekommenderar alla som upphandlar något skyddsvärt att gå utbildningen Säkerhetsskyddad upphandling:
– Kursen är jättebra, pedagogisk, lätt att förstå och följa, säger Anna David.

Förslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättlästFörslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättläst
Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Så ändras överprövnings- och skadeståndsreglernaSå ändras överprövnings- och skadeståndsreglerna
Avsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgiftAvsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgift
Ny vägledning för att hantera leverantörer utanför EUNy vägledning för att hantera leverantörer utanför EU
Misstanke om jäv räcker inte för att avbrytaMisstanke om jäv räcker inte för att avbryta
Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skälFörslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Krävs mer än spekulationer för utredningsansvarKrävs mer än spekulationer för utredningsansvar

Nytt från Upphandling24

  • UKÄ tvingas böta 90 000
  • Tveksamt asfaltsköp på Åland
  • Kvinnor dominerar växande kår
  • Falkenberg rekryterar dubbelt
  • Mot nollutsläpp med nya grepp
  • Livsmedelsupphandlare med många järn i elden
  • Pionjär inom cirkulära förkläden

Kommentarer från läsarna

Andreas : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Någon som har målnummer på kammarrättspraxis angående de fakultativa grunderna och att man kan välja tillämpning där? Hade missat det.
Upphandlare : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
En fråga till författarna med anledning av analysens första stycke. Skulle det alltså vara ok att UM behåller valfriheten att…
Mikael Johansson : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Tack för att du lyfter detta. Det borde rimligtvis bli större möjligheter att använda det alla fall. Jobbade med LUF…
Anna : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Jag är helt med på Davids linje att genomföra förhandlat förfarande i ett steg. Jag har även kombinerat konkurrenspräglad dialog…
David Sundgren : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Håller helt med! Jag har genomfört förhandlade förfaranden i ett steg och så länge ingen lider skada ser jag inget…
David Sundgren : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Ja, men vad är det som hindrar att anbuden justeras efter ett anbudsmöte i ett öppet förfarande om inga obligatoriska…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Precis! Kostnader, såsom transaktionskostnader, måste som du är inne på alltid vägas mot nyttan. Min uppfattning är dock att det…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Intressanta reflektioner. Jag har dock lite svårt att se att risken för oproportionerligt ökad favorisering och korruption skulle vara större…
Undrande upphandlare : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Jag har personligen alltid under alla år jag har jobbat med detta (ca 20) undrat över varför ett förhandlat förfarande…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Det stämmer att anbudspresentationer och andra typer av möten kan genomföras även i exempelvis öppna förfaranden, men några förhandlingar får…

Senaste inläggen

  • Förslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättläst
  • Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
  • Så ändras överprövnings- och skadeståndsreglerna
  • Avsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgift
  • Ny vägledning för att hantera leverantörer utanför EU
  • Misstanke om jäv räcker inte för att avbryta
  • Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
  • Krävs mer än spekulationer för utredningsansvar
  • Ogiltigt, oacceptabelt, olämpligt – en orimlig (o)ordning?
  • Advokatbyråns 15 förbättringsförslag
  • Oklara omständigheter för preklusionsregler
  • Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
  • Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
  • Allvarligt fel när vd begått brott
  • Fel att förkasta anbud som onormalt lågt

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Säkerhetsskyddad upphandling | 14 maj
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 22-23 oktober
  • Ramavtal – fördjupningskurs | 6 november
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 12-13 november
  • Leda upphandlingar effektivt | 20 november
  • Entreprenadupphandling och AMA AF | 25 november
  • LOU på två dagar | 2-3 december
  • Kvalificerad IT-upphandlare – Steg 2 praktisk tillämpning | Hösten 2025
  • Få fart på er avtals­förvaltning | Hösten 2025