De senaste tio åren har utvecklingen vad det gäller bevisningen av hållbarhetskraven i livsmedelsupphandlingar varit en ganska skakig resa och lett till en stor andel överprövningar.
Kraven ställdes tidigare på hela det offererade sortimentet vilket ledde till enorm administration då det i en livsmedelsupphandling oftast är över tusen produkter som ska kontrolleras. Ingen visste riktigt vad som räckte som bevis och resultatet blev att en upphandlare godtyckligt fick försöka bedöma hundratals dokument.
För att förenkla uppföljningen började man i stället använda sig av en leverantörsförsäkran som dåvarande Miljöstyrningsrådet (nu UHM) tog fram. Genom försäkran garanterade grossisten att alla offererade produkter uppfyllde ställda hållbarhetskrav.
Diskussionerna kring om en leverantörsförsäkran var bevis nog gick heta i branschen. Olika domare gjorde olika bedömning av vad som egentligen räckte som bevis. Vissa ansåg att en leverantörsförsäkran från grossisten var tillräcklig, medan andra sa att det var tvunget att bevisas genom tredjepartsrevision. Detta ledde till stor osäkerhet i branschen.
Grossisterna var inte helt nöjda över att behöva stå för ansvaret för att alla offererade produkter uppfyllde kraven, utan ville få det ändrat till att kraven skulle bevisas per produkt i stället och ansvaret på så sätt läggas över till den som producerade produkten.
I dag kontrolleras hållbarhetskrav i upphandlingsfasen genom krav på produkten som sedan bevisas genom hänvisning till vilka krav en produkt uppfyller samt en leverantörsförsäkran. Men räcker detta verkligen?
Vi som arbetar med upphandling och uppföljning av livsmedelsupphandlingar har nog mer än en gång råkat ut för att om vi går djupare ner i vår uppföljning så visar sig informationen som producenten lämnat inte vara korrekt. Konkurrerar alla leverantörer då verkligen på samma villkor eller blir uppföljningen bara ett ”spel för gallerierna”?
Ibland känns det som att vi kommuner ställer krav bara för att vi ska, men att bevisningen blir sekundär. Så länge försäkran är ikryssad så är vi nöjda. Eller så har det åtminstone varit fram till nu.
Den senaste tiden har jag sett allt fler upphandlingar där kommuner inte bara begär in en leverantörsförsäkran utan även vill ha ut bevisen bakom. Exempelvis körjournaler ifrån djurtransporter som bevis på att transporten av levande djur inte översteg 8h.
Men vems är då ansvaret om det visar sig att produkten inte uppfyller kraven? Är det grossisten som svarat på anbudet som ska ta kostnaden eller producenten som inte haft koll på sin värdekedja eller som medvetet angivit fel information?
Att som köpare få ut information ner på gårdsnivå om en gris fått antibiotika, hur många kycklingar som dog i transport till slakt eller vilken båt som fångade fisken är i dag i stort sett omöjligt. Tekniken finns men det systematiska och standardiserade inhämtandet av data finns inte.
Varför är det då så svårt att få ut korrekt information? En förklaring kan vara att förvånansvärt mycket information i produktionsledet fortfarande finns i pärmar eller isolerade system som inte delar information med varandra.
Detta blir ett stort problem vid kontroller att lagar, regler och certifiering efterlevs. Digital information finns helt enkelt inte tillgänglig. Vissa livsmedel som består av många komponenter kan ha hundratals olika producenter som är involverade i värdekedjan utan att dela information med varandra.
Att på ett enkelt sätt få ut detaljerad information kommer precis som för tio år sedan att kräva väldigt mycket resurser, både av säljledet och köpare. Något vi har idag som vi inte hade för tio år sedan är möjligheten att digitalisera och verifiera information digitalt genom exempelvis system som blockchain, blockkedjeteknik.
Om alla i ledet digitaliserar sin process kommer inte nödvändigtvis krav på bevisning utöver leverantörsförsäkran bli så kostsam. Alla har att vinna på att effektivisera och kvalitetssäkra information.
Vi kan inte luta oss tillbaka och göra som vi alltid gjort. Vi måste utmana och våga tänka nytt. Det är dags att vi tar uppföljningen ett steg längre.
Jag vill uppmana livsmedelsbranschen att ta ansvar för att om de kryssar ja i en ruta så måste de också ha sin underliggande dokumentation på plats. Det kan inte vara så att det är något man tar fram om någon mot förmodan skulle begära in det. Skulle alla kommuner plötsligt bestämma att en leverantörsförsäkran inte länge räcker som bevisning så har vi ett stort problem.
Linda Bjarle
Livsmedelscontroller, Helsingborgs stad
