Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Ämnen
    • EU-domstolen
    • Hyresundantaget
    • Kvalificering
    • Likabehandlingsprincipen
    • Processregler
    • Ramavtal
    • Sekretess
    • Upphandlingsskadeavgift
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Kontakta oss
    • Integritetsspolicy

Dags ta uppföljning ett steg längre

ExpertkommentarNågot vi ofta säger i upphandlingsvärlden är att ”ställ inga krav du inte kan följa upp”. Men hur vet vi att vi behandlar alla leverantörer lika om vi inte är säkra på att produkterna vi köper verkligen uppfyller ställda krav? skriver Linda Bjarle, Inköpsrådets expert.  

| 2023-06-19
Linda Bjarle är livsmedelscontroller och en av Inköpsrådets experter.

De senaste tio åren har utvecklingen vad det gäller bevisningen av hållbarhetskraven i livsmedelsupphandlingar varit en ganska skakig resa och lett till en stor andel överprövningar.

Kraven ställdes tidigare på hela det offererade sortimentet vilket ledde till enorm administration då det i en livsmedelsupphandling oftast är över tusen produkter som ska kontrolleras. Ingen visste riktigt vad som räckte som bevis och resultatet blev att en upphandlare godtyckligt fick försöka bedöma hundratals dokument.

För att förenkla uppföljningen började man i stället använda sig av en leverantörsförsäkran som dåvarande Miljöstyrningsrådet (nu UHM) tog fram. Genom försäkran garanterade grossisten att alla offererade produkter uppfyllde ställda hållbarhetskrav.

Diskussionerna kring om en leverantörsförsäkran var bevis nog gick heta i branschen. Olika domare gjorde olika bedömning av vad som egentligen räckte som bevis. Vissa ansåg att en leverantörsförsäkran från grossisten var tillräcklig, medan andra sa att det var tvunget att bevisas genom tredjepartsrevision. Detta ledde till stor osäkerhet i branschen.

Grossisterna var inte helt nöjda över att behöva stå för ansvaret för att alla offererade produkter uppfyllde kraven, utan ville få det ändrat till att kraven skulle bevisas per produkt i stället och ansvaret på så sätt läggas över till den som producerade produkten.

I dag kontrolleras hållbarhetskrav i upphandlingsfasen genom krav på produkten som sedan bevisas genom hänvisning till vilka krav en produkt uppfyller samt en leverantörsförsäkran. Men räcker detta verkligen?

Vi som arbetar med upphandling och uppföljning av livsmedelsupphandlingar har nog mer än en gång råkat ut för att om vi går djupare ner i vår uppföljning så visar sig informationen som producenten lämnat inte vara korrekt. Konkurrerar alla leverantörer då verkligen på samma villkor eller blir uppföljningen bara ett ”spel för gallerierna”?

Ibland känns det som att vi kommuner ställer krav bara för att vi ska, men att bevisningen blir sekundär. Så länge försäkran är ikryssad så är vi nöjda. Eller så har det åtminstone varit fram till nu.

Den senaste tiden har jag sett allt fler upphandlingar där kommuner inte bara begär in en leverantörsförsäkran utan även vill ha ut bevisen bakom. Exempelvis körjournaler ifrån djurtransporter som bevis på att transporten av levande djur inte översteg 8h.

Men vems är då ansvaret om det visar sig att produkten inte uppfyller kraven? Är det grossisten som svarat på anbudet som ska ta kostnaden eller producenten som inte haft koll på sin värdekedja eller som medvetet angivit fel information?

Att som köpare få ut information ner på gårdsnivå om en gris fått antibiotika, hur många kycklingar som dog i transport till slakt eller vilken båt som fångade fisken är i dag i stort sett omöjligt. Tekniken finns men det systematiska och standardiserade inhämtandet av data finns inte.

Varför är det då så svårt att få ut korrekt information? En förklaring kan vara att förvånansvärt mycket information i produktionsledet fortfarande finns i pärmar eller isolerade system som inte delar information med varandra.

Detta blir ett stort problem vid kontroller att lagar, regler och certifiering efterlevs. Digital information finns helt enkelt inte tillgänglig. Vissa livsmedel som består av många komponenter kan ha hundratals olika producenter som är involverade i värdekedjan utan att dela information med varandra.

Att på ett enkelt sätt få ut detaljerad information kommer precis som för tio år sedan att kräva väldigt mycket resurser, både av säljledet och köpare. Något vi har idag  som vi inte hade för tio år sedan är möjligheten att digitalisera och verifiera information digitalt genom exempelvis system som blockchain, blockkedjeteknik.

Om alla i ledet digitaliserar sin process kommer inte nödvändigtvis krav på bevisning utöver leverantörsförsäkran bli så kostsam. Alla har att vinna på att effektivisera och kvalitetssäkra information.

Vi kan inte luta oss tillbaka och göra som vi alltid gjort. Vi måste utmana och våga tänka nytt. Det är dags att vi tar uppföljningen ett steg längre.

Jag vill uppmana livsmedelsbranschen att ta ansvar för att om de kryssar ja i en ruta så måste de också ha sin underliggande dokumentation på plats. Det kan inte vara så att det är något man tar fram om någon mot förmodan skulle begära in det. Skulle alla kommuner plötsligt bestämma att en leverantörsförsäkran inte länge räcker som bevisning så har vi ett stort problem.

Linda Bjarle
Livsmedelscontroller, Helsingborgs stad

Få din fråga om upphandling besvarad
Skickar

Läs mer: ExpertkommentarHållbarhetKravuppfyllelseLivsmedelUppföljning

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

Strategisk Entreprenad­upphandlare/­kategori­ledare till Stockholm Vatten och Avfall

  • Avtalscontroller till Sektionen för inköp och upphandling
  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet

Linda Bjarle

Linda Bjarle är livsmedelscontroller på Inköpsenheten i Helsingborgs stad och ansvarar för stadsövergripande livsmedelsupphandlingar. Hon är med i Fokusgrupp upphandling inom Kost&Näring, som är Sveriges största branschförening för personer som leder landets offentliga måltidsverksamheter.
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Lär dig LOU av en expert

En kursledare med ambitionen att förenkla upphandlarens vardag. Grundläggande LOU med nyheter och praxis. Mathias Sylvan guidar dig rätt i regelverket och djupdyker i valda delar.

Advokatbyråns 15 förbättringsförslagAdvokatbyråns 15 förbättringsförslag
Oklara omständigheter för preklusionsreglerOklara omständigheter för preklusionsregler
Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 årUpphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli juristAnnika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
Allvarligt fel när vd begått brottAllvarligt fel när vd begått brott
Fel att förkasta anbud som onormalt lågtFel att förkasta anbud som onormalt lågt
Subjektiv objektivitetSubjektiv objektivitet
Ok med förhandlat oannonserat förfarandeOk med förhandlat oannonserat förfarande

Nytt från Upphandling24

  • Kontrolltjänst med förhinder
  • Riksdagsenighet om IPI
  • Utlovar enklare annonsering
  • Nya perspektiv från syd
  • Växer med kommunsamverkan
  • Politisk träta om extramiljoner
  • Inköpsvolymen ökar kraftigt

Kommentarer från läsarna

Björn : Oklara omständigheter för preklusionsregler
Jag saknar grundläggande information i fallet. Det verkar uppenbart att domstolen inte iaktog kontexten så jag anser är av avgörande…
Björn : Fel att förkasta anbud som onormalt lågt
Den som följer diskussioner om onormalt låga priser måste slås av myndigheternas och rättsväsendets total oförmåga att tackla relativt enkla…
Frans : Oklara omständigheter för preklusionsregler
Intressant! "Skäl till varför en omständighet ska få åberopas utgör knappast i sig en omständighet till stöd för en talan…
Eva : Subjektiv objektivitet
Förbittrad som leverantör blir man, när det hänvisas till ospecifiecad "kvalitet" Hur skall man som leverantör veta vad som kan…
Nils Larsson : Subjektiv objektivitet
Jag håller med, det är inte bra när utvärderingar ser godtyckliga ut, oavsett om de är det eller inte. Bortsett…
Johan : Ok med förhandlat oannonserat förfarande
Lagstiftaren har gjort det väldigt krångligt för alla inblandade genom att skilja på anbud som är: 1. ogiltiga 2. olämpliga…
En annan Björn : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
"Oaktat detta anser vi att den här typen av domar är betydelsefulla för övergripande diskussioner och debatt." Jag håller med!…
Håkan : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
2010? Skulle kunna tolkas som år 2010? Lite äldre än 3 år då..
David Sundgren : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
Jag anser nog att "datum" betyder att en viss dag ska kunna identifieras. "Oktober 2020" är således inget datum. Det…
Björn : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
Är det någon annan som undrar vem som bestämde att ett datum betyder "YYYYMMDD"? Jag anser att exempelvis "17 februari"…

Senaste inläggen

  • Advokatbyråns 15 förbättringsförslag
  • Oklara omständigheter för preklusionsregler
  • Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
  • Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
  • Allvarligt fel när vd begått brott
  • Fel att förkasta anbud som onormalt lågt
  • Subjektiv objektivitet
  • Ok med förhandlat oannonserat förfarande
  • Leverantörer från tredjeland kan uteslutas
  • Hur bevisas yrkesmässig kapacitet?
  • Inte ok med koncernbolag i samma upphandling
  • Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
  • Tilldelningsbeslut = slutbehandlat ärende
  • Tydligare gränser för hyresundantaget
  • Sunda företag vill ha högre hållbarhetskrav

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Robusta IT-avtal | 28 april
  • Hållbar upphandling | 29 april
  • LOU på två dagar | 6-7 maj
  • Entreprenadupphandling och AMA AF | 8 maj
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 14 maj
  • Kvalificerad IT-upphandlare – Steg 2 praktisk tillämpning | Hösten 2025
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | Hösten 2025
  • Anbudsutvärdering | Hösten 2025
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | Hösten 2025
  • Leda upphandlingar effektivt | Hösten 2025
  • Få fart på er avtals­förvaltning | Hösten 2025
  • Kvalificerad IT-upphandlare | Hösten 2025
  • Ramavtal – fördjupningskurs | Hösten 2025