Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Ämnen
    • EU-domstolen
    • Hyresundantaget
    • Kvalificering
    • Likabehandlingsprincipen
    • Processregler
    • Ramavtal
    • Sekretess
    • Upphandlingsskadeavgift
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Kontakta oss
    • Integritetsspolicy

Börja med avtalsuppföljning

AvtalsuppföljningDEL 4 Upphandlaren samlar ofta en referensgrupp av sakkunniga från sin organisation för att ställa relevanta obligatoriska krav i en upphandling. Men det som glöms bort är en detaljerad avtalsuppföljning, skriver Bo Cederberg och Marina Ignatushchenko.

| 2024-01-29
Bo Cederberg och Marina Ignatushchenko, Gaveto.

Det är vanligt att starta med den ”gamla” upphandlingen eller någon annan myndighets upphandling som underlag inför en ny. När referensgruppen samlas saknas därför en storskalig avtalsuppföljning som inkluderar inköpsanalys, leverantörsmöten,  beställarmöten och marknadsanalys som underlag för referensgruppen.

Om man hoppar över denna faktainsamling eller suboptimerar något av dessa steg eller, dessvärre, bara kopierar en gammal upphandling riskerar man att få otydliga, motstridiga och oproportionella krav med svag koppling till verksamhetens aktuella behov.

För att skapa nya relevanta obligatoriska krav utöver kvalificeringskraven bör följande frågor inledningsvis besvaras (tycker avtalscontrollern):

  • Vem ställer kraven och varför?
  • Hur ska kraven verifieras och av vem?
  • När och hur ska kraven följas upp under avtalsperioden?
  • Överensstämmer kravställd lista på produkter/tjänster med verksamhetens behov?
  • Är kraven förankrade i hela verksamheten?

Inom life science-branschen är det vanligt att man gör det vi kallar för kvalificeringsupphandlingar. I dessa upphandlingar är det enda obligatoriska kravet, förutom kvalificeringskraven, att anbudsgivaren ska ange vilka definierade varugrupper de lämnar anbud på utan att verifiera att de faktiskt säljer produkterna inom dessa varugrupper.

Vi utmanade denna kravmodell en gång genom att lämna anbud i en sådan upphandling trots att vi inte hade de efterfrågade produkterna i ”vårt sortiment”. Vi blev antagna på grund av att även kvalificeringskraven var för lågt satta.

Om den här typen av upphandlingar är förenliga med LOU är en fråga för upphandlingsjuristerna.

Vi minns flera konsultupphandlingar där antal konsulter, namn och kompetenser inte behövde anges. Cv:er skulle begäras in först vid avrop. Anbudsgivarna behövde bara svara ”ja” på frågan om teknisk och yrkesmässig kapacitet… gissa om någon svarade ”nej”?

En detaljerad avtalsuppföljning inför upphandlingen hjälper upphandlaren att ifrågasätta rimligheten i egna krav och besluta vilka bevis som ska begäras in.    

Ur en avtalscontrollers perspektiv ger dessa två exempel följande kedja av problem: lågt ställda eller obefintliga krav – risk för överprövning av tilldelningsbeslut eller upphandlingsunderlag – ingen kontroll på att efterfrågad kvalitet levereras – låg avtalstrohet.

Upphandlarens och referensgruppens viktigaste uppdrag är således att skapa tydliga upphandlingsdokument med relevanta och proportionella krav som går att följa upp.

Tyvärr utmanas inte de inlämnade bevisens trovärdighet i utvärderingssteget; i stället görs detta vid en överprövning av anbudsgivare som misstänker eller vet att den vinnande konkurrenten inte uppfyller kraven.

I en konsultupphandling där den vinnande konsulten fabricerat uppgifter om genomförda upphandlingar i sitt anbud ifrågasattes detta av en annan anbudsgivare vid en överprövning och inte vid upphandlarens gransknings av beviset.

Det är upphandlarens ansvar att kontrollera att efterfrågade bevis uppfyller kraven. Efter tilldelning blir dessutom viktiga bevis ofta sekretessbelagda av den upphandlande myndigheten.

Ett krav på en vara eller tjänst kan vara konkurrensbegränsande. Ibland sker det oavsiktligt, det vill säga på grund av okunskap. Ett klassiskt exempel på detta är hänvisning till en produkt som tillhandahålls av en specifik leverantör, såsom ”toalettpapper Katrin Basic”.

I stället behöver man beskriva den önskade produktens egenskaper med hjälp av en kunnig beställare och egen uppföljningsstatistik. Det nya kravet blir kanske ”toalettpapper 2-lags 50-60 m”.

I vissa fall kräver man att en viss parameter ska ha ett exakt värde. Vi minns en upphandling där fordonets totalvikt skulle vara exakt 5 000 kilo. Det framgick inte varför ett fordon som är ett kilo tyngre eller är inom ett visst viktintervall inte skulle godkännas. En lämplig åtgärd vore att hitta en relevant kravnivå med hjälp av inköps- och marknadsanalys, eller ta bort kravet helt.

Antalet frågor som rör obligatoriska krav under anbudstiden har ökat senaste tiden.
Hur många frågor är det rimligt att hantera och besvara utan att avbryta sin upphandling? Det högsta antalet vi sett utan att upphandlingen avbröts är 97 frågor och svar inklusive så kallade informationsmeddelanden. 

Bristfällig uppföljning och analys i ett tidigare skede resulterar i att det egna underlaget blir otydligt och att många frågor behöver besvaras under anbudstiden vilket gör upphandlingsunderlaget än mer otydligt.

Anbudsgivarnas ”aktivitetsplikt” som infördes för två år sedan innebär att de måste påpeka fel och brister i upphandlingsdokumenten och begära förtydliganden för att kunna bevisa att man uppfyller skaderekvisitet vid en eventuell överprövning.

Detta leder till att en anbudsgivare inte längre får ”spara” sina argument till överprövningen och att antalet frågor ökar. Leverantörerna överprövar nu allt oftare upphandlingsdokumenten i stället för att vänta på ett tilldelningsbeslut baserat på otydliga krav.

Vi har sett flera upphandlingar som avbrutits eller gjorts om på grund av överprövning under anbudstiden. Detta är ett pris som organisationerna får betala för bristande uppföljning och analys med otydliga underlag som resultat inför en upphandling. 

Vårt budskap är, enligt punktlistan ovan, att ett obligatoriskt krav som inte kommer att kontrolleras och följas upp inte ska ställas — och ett krav som inte behövs är kostnadsdrivande.

Bo Cederberg
Marina Ignatushchenko
Gaveto

Serien Avtalsuppföljning – en cirkulär process:

Del 1: Följa upp avtal – en cirkulär process
Del 2: Ekonomisk uppföljning i praktiken
Del 3: Viktigt med bra kvalificeringskrav
Del 4: Börja med avtalsuppföljning
Del 5: Tre steg för att nå önskat resultat
Del 6: Håll koll på de ”heta punkterna”
Del 7: Sök besparingar i de offentliga inköpen
Del 8: Avtalsuppföljning på åtta veckor
Del 9: Ekonomisk uppföljning i tre nivåer
Del 10: Avtalscontrollern – en nyckelperson

 

Läs mer: Avtalsuppföljning

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

Strategisk Entreprenad­upphandlare/­kategori­ledare till Stockholm Vatten och Avfall

  • Avtalscontroller till Sektionen för inköp och upphandling
  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Lär dig LOU av en expert

En kursledare med ambitionen att förenkla upphandlarens vardag. Grundläggande LOU med nyheter och praxis. Mathias Sylvan guidar dig rätt i regelverket och djupdyker i valda delar.

Advokatbyråns 15 förbättringsförslagAdvokatbyråns 15 förbättringsförslag
Oklara omständigheter för preklusionsreglerOklara omständigheter för preklusionsregler
Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 årUpphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli juristAnnika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
Allvarligt fel när vd begått brottAllvarligt fel när vd begått brott
Fel att förkasta anbud som onormalt lågtFel att förkasta anbud som onormalt lågt
Subjektiv objektivitetSubjektiv objektivitet
Ok med förhandlat oannonserat förfarandeOk med förhandlat oannonserat förfarande

Nytt från Upphandling24

  • Kontrolltjänst med förhinder
  • Riksdagsenighet om IPI
  • Utlovar enklare annonsering
  • Nya perspektiv från syd
  • Växer med kommunsamverkan
  • Politisk träta om extramiljoner
  • Inköpsvolymen ökar kraftigt

Kommentarer från läsarna

Björn : Oklara omständigheter för preklusionsregler
Jag saknar grundläggande information i fallet. Det verkar uppenbart att domstolen inte iaktog kontexten så jag anser är av avgörande…
Björn : Fel att förkasta anbud som onormalt lågt
Den som följer diskussioner om onormalt låga priser måste slås av myndigheternas och rättsväsendets total oförmåga att tackla relativt enkla…
Frans : Oklara omständigheter för preklusionsregler
Intressant! "Skäl till varför en omständighet ska få åberopas utgör knappast i sig en omständighet till stöd för en talan…
Eva : Subjektiv objektivitet
Förbittrad som leverantör blir man, när det hänvisas till ospecifiecad "kvalitet" Hur skall man som leverantör veta vad som kan…
Nils Larsson : Subjektiv objektivitet
Jag håller med, det är inte bra när utvärderingar ser godtyckliga ut, oavsett om de är det eller inte. Bortsett…
Johan : Ok med förhandlat oannonserat förfarande
Lagstiftaren har gjort det väldigt krångligt för alla inblandade genom att skilja på anbud som är: 1. ogiltiga 2. olämpliga…
En annan Björn : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
"Oaktat detta anser vi att den här typen av domar är betydelsefulla för övergripande diskussioner och debatt." Jag håller med!…
Håkan : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
2010? Skulle kunna tolkas som år 2010? Lite äldre än 3 år då..
David Sundgren : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
Jag anser nog att "datum" betyder att en viss dag ska kunna identifieras. "Oktober 2020" är således inget datum. Det…
Björn : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
Är det någon annan som undrar vem som bestämde att ett datum betyder "YYYYMMDD"? Jag anser att exempelvis "17 februari"…

Senaste inläggen

  • Advokatbyråns 15 förbättringsförslag
  • Oklara omständigheter för preklusionsregler
  • Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
  • Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
  • Allvarligt fel när vd begått brott
  • Fel att förkasta anbud som onormalt lågt
  • Subjektiv objektivitet
  • Ok med förhandlat oannonserat förfarande
  • Leverantörer från tredjeland kan uteslutas
  • Hur bevisas yrkesmässig kapacitet?
  • Inte ok med koncernbolag i samma upphandling
  • Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
  • Tilldelningsbeslut = slutbehandlat ärende
  • Tydligare gränser för hyresundantaget
  • Sunda företag vill ha högre hållbarhetskrav

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Robusta IT-avtal | 28 april
  • Hållbar upphandling | 29 april
  • LOU på två dagar | 6-7 maj
  • Entreprenadupphandling och AMA AF | 8 maj
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 14 maj
  • Kvalificerad IT-upphandlare – Steg 2 praktisk tillämpning | Hösten 2025
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | Hösten 2025
  • Anbudsutvärdering | Hösten 2025
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | Hösten 2025
  • Leda upphandlingar effektivt | Hösten 2025
  • Få fart på er avtals­förvaltning | Hösten 2025
  • Kvalificerad IT-upphandlare | Hösten 2025
  • Ramavtal – fördjupningskurs | Hösten 2025