Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Ämnen
    • EU-domstolen
    • Hyresundantaget
    • Kvalificering
    • Likabehandlingsprincipen
    • Processregler
    • Ramavtal
    • Sekretess
    • Upphandlingsskadeavgift
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Kontakta oss
    • Integritetsspolicy

Bättre lösningar med funktion

Rädsla för att prova något nytt i kombination med ovana gör att upphandlare inte gärna väljer att upphandla med funktion trots de uppenbara fördelarna. Lösningen är kunskap – och att börja i det lilla.

| 2018-09-03

I en traditionell upphandling tänker du dig en viss lösning och ställer kraven efter det. Det brukar ofta vara väldigt detaljerade krav som tar många timmar att jobba fram för upphandlaren. Risken är dessutom påtaglig att upphandlaren bestämmer vad som ska köpas innan man vet vilka lösningar som finns.

Mats Lindbäck som är lärare på utbildningen ”Upphandla funktion i praktiken” menar att det kan bli en mycket bättre upphandling med funktionskrav. Det är ofta leverantörerna som vet vilka lösningar som passar bäst i olika sammanhang. Men frågar du inte efter lösningar får du heller aldrig ett anbud med olika innovativa alternativ.

– När jag frågar upphandlare varför de inte gör funktionsupphandlingar får jag svaret att det känns svårt och läskigt. De är vana att göra på ett sätt sedan tidigare och då känns det säkrare även om det blir sämre, kostar mer och tar längre tid, konstaterar Mats Lindbäck.

Du kan upphandla funktion i både mindre och större grad. Det kan mer vara ett tankesätt vid kravställningen att du inte berättar för leverantörerna hur de ska lösa en uppgift eller vilken produkt det ska vara och hur den ska vara utformad. Leverantören får då möjlighet att använda sin innovativa förmåga för att föreslå en lösning oavsett om det är en vara eller en tjänst.

– Jag försöker få upphandlare att för varje liten del tänka: Kan jag ställa funktionskrav här och vad skulle det i så fall vara? I en upphandling kan du handla en mängd saker och då kan du välja att göra en traditionell upphandling till 90 procent och i en liten del ställa funktionskrav, säger Mats Lindbäck.

Ju mer du använder leverantörernas erfarenhet desto bättre lösningar kan du få.

– Det är bara om du vet att det du ska upphandla måste vara på ett visst sätt som du inte ska använda funktion. Gäller det exempelvis en kontorsprodukt kan det vara svårt att vara så hemskt innovativ och då är det bara dumt att göra en funktionsupphandling.

Om man väljer att funktionsupphandla kan det bli mycket bättre med förhandling. En leverantör kan ha flera alternativ för att lösa en uppgift. Då är det en verklig fördel att du som köpare kan välja vilket alternativ du vill prata vidare om och ni kan förstå varandra bättre.

– LOU är otroligt fyrkantigt. Har man missförstått varandra är det väldigt svårt att klara ut det om du inte har valt förhandling. Det du har skrivit som ska-krav kan du aldrig backa på.

Med förhandling kan du nå en bättre lösning dels genom att ni kan ha en dialog där leverantören får möjlighet att justera sin lösning och ändra på priserna. Dels kan ni jobba fram en lösning som passar dig som köpare bättre och som matchar de behov du har.

– Många upphandlare tror att man inte kan jämföra päron och äpplen. Men det kommer jag att visa på kursen att du med en utvärderingsmodell faktiskt kan ställa en lösning med högre kvalitet mot en annan lösning. Och göra den jämförelsen på ett schyst sätt.

Varför kvalificerar du dig som lärare för den här utbildningen?
– Jag har många års erfarenhet av funktionsupphandlingar både av att göra dem själv och att som upphandlingskonsult hjälpa andra organisationer. Sedan har jag skrivit en hel del om funktion i min bok ”Metodhandboken”.

Vad får man lära sig på kursen?
– Du kommer att förstå vad funktionsupphandling är ända ner till hur du skriver ett underlag. Vi går även igenom hur du skriver ett underlag så att det går att förhandla och du får exempel på hur du kan genomföra en förhandling under en upphandling.

Vem vänder sig kursen till?
– Målgruppen är upphandlare som vill ha lite mer råd, få inspiration och se exempel innan de vågar prova funktionsupphandling. Den vänder sig även till upphandlingschefer som har som mål att öka graden funktionsupphandlingar som görs och därför vill kunna greppa området.

FAKTA:
Mats Lindbäcks 3 bästa tips
* Lägg mer tid på förberedelser. Kika om någon gjort det här tidigare, ta hjälp av någon eller prata med leverantören – kanske har de några goda exempel?
* Våga låta bli att reglera leverantören när det gäller detaljer.
* Välj förhandling. Det ger större frihetsgrad att klara ut missförstånd.

[Utbildning_Funktion]

Annons

Lär dig förhandla inom LOU
Vill du bli bättre på att utnyttja de möjligheter till förhandling som LOU trots allt ger? Vill du bli bättre på att förhandla? Då är utbildningen Praktisk förhandlingsteknik under Petra Rantzows ledning rätt utbildning för dig. Läs mer här >>

Läs mer: FörhandlingKarriärMetodPraktisktUpphandlingUtbildning

Maria Agrén

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

Strategisk Entreprenad­upphandlare/­kategori­ledare till Stockholm Vatten och Avfall

  • Avtalscontroller till Sektionen för inköp och upphandling
  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Pernilla Norman

Kursen gör SUA begripligt

Anna David, upphandlare vid Jönköping Energi, rekommenderar alla som upphandlar något skyddsvärt att gå utbildningen Säkerhetsskyddad upphandling:
– Kursen är jättebra, pedagogisk, lätt att förstå och följa, säger Anna David.

Advokatbyråns 15 förbättringsförslagAdvokatbyråns 15 förbättringsförslag
Oklara omständigheter för preklusionsreglerOklara omständigheter för preklusionsregler
Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 årUpphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli juristAnnika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
Allvarligt fel när vd begått brottAllvarligt fel när vd begått brott
Fel att förkasta anbud som onormalt lågtFel att förkasta anbud som onormalt lågt
Subjektiv objektivitetSubjektiv objektivitet
Ok med förhandlat oannonserat förfarandeOk med förhandlat oannonserat förfarande

Nytt från Upphandling24

  • Kontrolltjänst med förhinder
  • Riksdagsenighet om IPI
  • Utlovar enklare annonsering
  • Nya perspektiv från syd
  • Växer med kommunsamverkan
  • Politisk träta om extramiljoner
  • Inköpsvolymen ökar kraftigt

Kommentarer från läsarna

Björn : Fel att förkasta anbud som onormalt lågt
Den som följer diskussioner om onormalt låga priser måste slås av myndigheternas och rättsväsendets total oförmåga att tackla relativt enkla…
Frans : Oklara omständigheter för preklusionsregler
Intressant! "Skäl till varför en omständighet ska få åberopas utgör knappast i sig en omständighet till stöd för en talan…
Eva : Subjektiv objektivitet
Förbittrad som leverantör blir man, när det hänvisas till ospecifiecad "kvalitet" Hur skall man som leverantör veta vad som kan…
Nils Larsson : Subjektiv objektivitet
Jag håller med, det är inte bra när utvärderingar ser godtyckliga ut, oavsett om de är det eller inte. Bortsett…
Johan : Ok med förhandlat oannonserat förfarande
Lagstiftaren har gjort det väldigt krångligt för alla inblandade genom att skilja på anbud som är: 1. ogiltiga 2. olämpliga…
En annan Björn : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
"Oaktat detta anser vi att den här typen av domar är betydelsefulla för övergripande diskussioner och debatt." Jag håller med!…
Håkan : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
2010? Skulle kunna tolkas som år 2010? Lite äldre än 3 år då..
David Sundgren : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
Jag anser nog att "datum" betyder att en viss dag ska kunna identifieras. "Oktober 2020" är således inget datum. Det…
Björn : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
Är det någon annan som undrar vem som bestämde att ett datum betyder "YYYYMMDD"? Jag anser att exempelvis "17 februari"…
Jakob Waldersten : Referensuppdraget godkändes inte
Ah, tack för förtydligandet! Och jag håller med om att det förekommer flera logiska glapp i LOU och bakomvarande direktiv.…

Senaste inläggen

  • Advokatbyråns 15 förbättringsförslag
  • Oklara omständigheter för preklusionsregler
  • Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
  • Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
  • Allvarligt fel när vd begått brott
  • Fel att förkasta anbud som onormalt lågt
  • Subjektiv objektivitet
  • Ok med förhandlat oannonserat förfarande
  • Leverantörer från tredjeland kan uteslutas
  • Hur bevisas yrkesmässig kapacitet?
  • Inte ok med koncernbolag i samma upphandling
  • Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
  • Tilldelningsbeslut = slutbehandlat ärende
  • Tydligare gränser för hyresundantaget
  • Sunda företag vill ha högre hållbarhetskrav

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Robusta IT-avtal | 28 april
  • Hållbar upphandling | 29 april
  • LOU på två dagar | 6-7 maj
  • Entreprenadupphandling och AMA AF | 8 maj
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 14 maj
  • Kvalificerad IT-upphandlare – Steg 2 praktisk tillämpning | Hösten 2025
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | Hösten 2025
  • Anbudsutvärdering | Hösten 2025
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | Hösten 2025
  • Leda upphandlingar effektivt | Hösten 2025
  • Få fart på er avtals­förvaltning | Hösten 2025
  • Kvalificerad IT-upphandlare | Hösten 2025
  • Ramavtal – fördjupningskurs | Hösten 2025