Det nya stödet har både en del som riktar sig mot upphandlande organisationer och en del mot leverantörsmarknaden.
Upphandlingsjuristen Mattias Ljungkvist har lett arbetet på Upphandlingsmyndigheten och säger att många av de frågor som kommer in till myndigheten är gemensamma från både upphandlande organisationer och leverantörer.
Det kan exempelvis gälla om uppgifter kring priser, organisationsbeskrivningar och offererade konsulters CV ska vara offentliga eller inte.
-Från upphandlande organisationer kommer exempelvis också frågor om hur sekretessprövning av anbud påverkas av att vissa leverantörer begärt sekretess för vissa uppgifter medan andra leverantörer inte begärt sekretess för motsvarande uppgifter. Grundregeln där är att individuella prövningar ska göras för uppgifterna i varje anbud, oavsett hur förutsättningarna ser ut.
-Från leverantörshåll kommer ibland frågor om att det dröjer med svar från en upphandlande organisation på en begäran att få ta del av allmänna handlingar, säger Mattias Ljungkvist.
Han tillägger att skyndsamhetskravet väger tungt i tryckfrihetsförordningen
-Som huvudregel innebär det att handlingarna ska tillhandahållas eller lämnas ut redan samma dag som begäran kommer in eller i vart fall senast nästkommande dag. Det innebär att man kan behöva lägga annat arbete åt sidan. En lämplig lösning, om det handlar om stora mängder material, kan vara att man gör en sekretessprövning av materialet i olika delar och lämnar ut handlingarna allt eftersom, med undantag för de uppgifter som omfattas av sekretess.
Det stöd som vänder sig mot upphandlande organisationer fokuserar på hur sekretessreglerna är utformade och dess tillämpning för offentlig upphandling.
Upphandlingsmyndigheten betonar att tryckfrihetsförordningen har som utgångspunkt att det är offentlighet som gäller för allmänna handlingar.
-Även om det finns undantag så tycker jag att man ska ha det i åtanke. Att inte lämna ut en allmän handling med hänvisning till att enstaka uppgifter i handlingen omfattas av sekretess är i regel inte en korrekt hantering av en begäran att ta del av en allmän handling, säger Mattias Ljungkvist.
Han lyfter fram betydelsen av en självständig sekretessprövning.
-Dels för att det ska göras, dels för att det finns en risk att domstolen skickar tillbaka ärendet om beslutet överklagas och upphandlade organisation får då börja om med arbetet.
-Sekretessdomar är ofta kortfattat skrivna och kan uppfattas som abstrakta och svåra att få vägledning från, men i grunden handlar det om att göra en ordentlig prövning kring risken för skada om uppgifterna lämnas ut och tydligt motivera beslutet till att en viss uppgift inte lämnas ut, säger Mattias Ljungkvist.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Det är viktigt med tydliga och rättssäkra upphandlingar, och vi utgår från att det är varje upphandlande myndighets ambition att främja det. Vi undrar därför hur tydligheten och rättssäkerheten påverkas av att anbudslämnarnas bevis för att de uppfyller ska-kraven i upphandlingar sekretessbeläggs. Väldigt ofta är konsulternas cv:n sekretessbelagda, och lämnas ut fullständigt maskade.
Är det rimligt? Hur ska vi kunna se att den som vinner upphandlingen verkligen har den kompetens, erfarenhet och utbildning som krävs? Enligt vår erfarenhet är det inte alltid som upphandlande myndigheter kan avgöra om en utbildning är ”motsvarande” den utbildning som de kräver i ska-kraven. Inte heller om vissa referensuppdrag verkligen ger den erfarenhet som uppdragen kräver.
Det här är ett problem för oss som är konsulter i en kunskapsbransch. Vi ser att konsulter utan rätt kunskap, kompetens och erfarenhet vinner upphandlingar med låga priser. Men vi kan inte påpeka det för de upphandlande myndigheterna, eftersom cv:na är sekretessbelagda i sin helhet. Det är inte ens alltid som konsulternas namn är offentliga, så att vi kan ta reda på om de har till exempel rätt utbildning för att kunna utföra uppdragen på ett bra sätt. Namnen spelar inte så stor roll, varken på konsulten eller uppdragsgivare i referenslistan. Men det är avgörande att konsulternas utbildning och typ av referensuppdrag är omaskade för att vi ska till exempel kunna överklaga. Eller avstå från att överklaga.
Det här urholkar synen på vår kompetens och vår yrkeskår, förutom att det sänker priserna helt i onödan. Billigt är inte alltid billigast. Hur ska vi komma undan den här ovanan att slentrianmässigt begära – och bevilja – sekretess på uppgifter som är avgörande för att vi ska kunna säga att upphandlingsprocessen i Sverige faktiskt är öppen och rättvis? Det vore intressant att höra både vad en expert på sekretess i upphandlingar har att säga, och hur Upphandlingsmyndigheten ser på sitt uppdrag ur det här perspektivet.
Mycket väl skrivet – håller fullkomligt med!
Det är ett minst sagt lika stort bekymmer i entreprenadbranschen med upphandlande myndigheter som går helt på sekretessbegäran istället för att göra den lagstadgade kvalificerade sekretessbedömningen.
Vidare verkar många offentliga organ missa att det är uppgifter och inte handlingar som kan sekretessbeläggas. Handlingen ska fortfarande lämnas ut, om än maskerad!
Vad gäller när ett företag begär att deras priser skall vara sekretessbelagda?
1.Har det företaget ändå rätt att begära in priserna från de andra företagen?
2.Hur skall de andra företagen kunna bedöma att upphandlingen gått rätt till då det ofta är en kombination av pris och utvärdering poäng som gäller för att man valt vilken leverantör som blir vinnare.
Offentlighet av en allmän handling i upphandlingssammanhang är inte en utgångspunkt i rådande praxis. Varken (de flesta) myndigheter eller domstolar bedömer på det sättet och gör det med full vetskap att de ignorerar regelverket. Sekretess är inte så sällan att verktyg för myndigheter att undvika granskning eller överprövning, vilket är helt klart olämpligt. Först behöver alla inse verkligheten, sedan kan man diskutera.