Sök besparingar i de offentliga inköpen

SKR:s bedömer att kommuner och regioner kommer att få ett underskott på 24 miljarder kronor i år om inga åtgärder vidtas, det vill säga om inga besparingar identifieras, prioriteras och realiseras.

Vad behöver en organisation göra för att nå sin fulla besparingspotential?

Första steget är att organisationens ledning ska förstå att:

• ett antal slutsatser och nyckeltal kommer att tas fram under uppföljningsprocessen
• den bild över inköpen och inköpsbeteendet som växer fram vid uppföljningen kommer att avvika positivt eller negativt från den bild som skapats och rapporterats tidigare
• systematiska och spontana ”brott” mot avtalsvillkor kommer att uppdagas och kopplas till specifika leverantörer och/eller personer i egna organisationen
• dessa avvikelser kommer att analyseras och sammanställas
• både väl fungerande och misslyckade avtal kommer att identifieras.

Andra steget blir att besvara frågan: ”hur långt törs vi gå?” Det behövs en bred överenskommelse, ansvarstagande och handlingskraft inom organisationen för att hantera befintliga och undvika framtida avvikelser på ett konsekvent och bestämt sätt.

I dag förekommer modeller i form av eskaleringstrappor för att hantera avvikelser. Dessa är bra ur flera aspekter; den viktigaste är att det är mer lönsamt att utveckla ett leverantörsavtal än att säga upp det och börja om från början. Vi har få exempel på hur dessa modeller fungerar. Däremot har vi sett hur organisationer ”lägger locket på” när avvikelserapporter påvisar brister.

Att kräva pengarna tillbaka vid överdebitering känns logiskt men görs förvånansvärt sällan med tanke på hur enkelt det är att identifiera systematisk felfakturering.

Vad beror passiviteten på och varför blir det inga åtgärder? Vi har genom åren identifierat följande orsaker och ursäkter:

• avsaknad av uppföljning som är kopplad till efterlevnad av avtalsvillkor
• rädsla att bli osams med leverantören
• godkännande av fakturor utan granskning.

Ekonomisk uppföljning som bedrivs av ekonomiansvariga är mindre relevant för dessa frågeställningar eftersom den sker utan hänsyn till avtalsvillkoren. Det är de som har kunskap om både upphandlingslagar och verksamhetens avtal som ska analysera inköpen. Detsamma gäller in-data (prislistor) och ut-data (inköpsstatistik) från inköpsverktyg.

Argumentet att leverantören kan bli arg är intressant eftersom många använder det som ursäkt. I verkligheten blir leverantörernas reaktion helt annorlunda: de uppskattar faktabaserad återkoppling och detaljerad statistik på uppföljningsmöten… vissa till och med anmäler sig frivilligt för nästa uppföljningsrunda!

Vi minns när en avtalsleverantör undrade lite generat när det skulle bli dags för nästa uppföljningsmöte. Vårt svar blev: ”Ni har blivit så bra att det inte finns något att anmärka på. Vi kan prata om andra aspekter av vårt samarbete om ni vill.”.

Gedigen och detaljerad uppföljning med återbetalningskrav skapar förtroende hos leverantören som utgår ifrån att även mindre nogräknade konkurrenter får samma ”behandling”. Läs mer om våra åsikter om lämpliga krav på leverantörers kvalitetsledningssystem i artikel 3.

Vi har sett ett lika stort intresse för inköpsanalys med fokus på avtal från kommunala förvaltningar. Denna form av periodisk uppföljning med besparingsförslag blir ett viktigt komplement till deras Interna kontroll.

Det absolut största problemet är att fakturor godkänns utan granskning. Alla som granskar fakturor har inte djupa kunskaper om ingångna avtal, dock måste de använda sunt förnuft och göra en rimlighetsbedömning. Vi som är offentliga tjänstemän ska ta ansvar för våra gemensamma skattemedel.

Vi minns när en leverantör bifogade samma kvitto vid flera tillfällen; eller när UE-påslag (i procent) varierade kraftigt på fakturor kopplade till ett och samma avtal. Att upptäcka sådana avvikelser kräver nästan inga förkunskaper. Vår uppmaning är: bestrid och skicka tillbaka fakturan till leverantören!

När ingen logisk förklaring till en avvikelse kan hittas uppstår en misstanke om korruption. Enligt Transparency International ökar korruptionen inom upphandling i Sverige. Enligt SKR infiltrerar även den organiserade brottsligheten våra offentliga institutioner.

En avtalscontroller som upptäcker ett korruptionsupplägg riskerar mycket om ledningen inte tar sitt ansvar.

Det kraftigaste verktyget är att avvisa felaktiga fakturor innan de har betalats för att undvika problem ”nedströms”. En avtalscontroller vill hellre vara med i detta steg och hjälpa till med en simultan kvalitetssäkring av fakturor än att beräkna överdebiteringar retroaktivt något år senare.

Vad ska organisationen göra när avtalet inte fungerar – ska det sägas upp? En sanktionstrappa i avtalet med krav på åtgärder från leverantörens sida är ett bra verktyg.

En flexibel avropsmodell såsom momentan konkurrensutsättning eller förnyad rangordning ger oss möjlighet att ”rösta med plånboken”, det  vill säga sätta leverantörer som inte sköter sig i karantän.

Vårt första budskap är att en avtalscontroller bidrar med följande mervärden:

• Kartläggning av behov
• Marknadsanalys
• Kravspecifikation
• Avtalsimplementering
• Kapitalåtervinning och besparingar
• Avvikelsehantering
• Leverantörsrelationer.

Vårt andra budskap är att det inte finns några magiska lösningar eller verktyg. Vi måste gå hela den långa vägen för att realisera vår fulla besparingspotential.

En människa kommer alltid vara bättre än AI på att plocka fram och bearbeta relevanta data från olika källor, se mönster och knyta samman sina kunskaper, erfarenheter och lärdomar för att föreslå praktiska och lönsamma lösningar.

Med vår cirkulära modell och våra erfarenheter kan en offentlig organisation komma igång med avtalsuppföljning på åtta veckor.

De kommande artiklarna innehåller praktiska förslag och beskrivningar på hur man lyckas med sin avtalsuppföljning.

Bo Cederberg
Marina Ignatushchenko
Gaveto