Så här lockar du fram fler anbud

I de upphandlingar som annonserades år 2015 inkom anbud från i genomsnitt 4,4 anbudsgivare. Detta var en minskning jämfört med året då i genomsnitt 4,6 anbudsgivare lämnade anbud per upphandling.

Rapporten Statistik om offentlig upphandling 2016 bekräftar att trenden är fallande. År 2009 var snittet 5,3. Även om det statistiska underlaget haltar något, uppgift om antal anbudsgivare saknas för ungefär en tredjedel av upphandlingarna, är utvecklingen oroväckande.

Solna stad, där Johan Wennborg är upphandlingschef, toppar undersökningarna om bra lokalt näringslivsklimat. Hur gör ni för att locka fler anbud och hålla konkurrenstrycket uppe?

– Jag och mina kolleger är mycket noga med att ta reda på exakt vad vi behöver och sätta oss in i marknaden innan vi går ut i en upphandling, säger Johan Wennborg som själv har en bakgrund som leverantör och anbudsgivare.

Receptet är marknadsmässiga krav presenterade i upphandlingsdokument som är lätta att förstå.

– Vi skriver inte för jurister, utan målgruppen är ju företagare. Är vi fyrkantiga, mångordiga och överdrivet byråkratiska i formuleringarna kommer inte anbuden.

Redan i höstas publicerade Hässleholms kommun en upphandlingsplan för 2017. Upphandlingschef Rikard Muth berättar att det gav en hel del samtal från intresserade leverantörer, från olika delar i landet:

– Jag kan inte säkert säga att det har gett fler anbud, men intresset var uppmuntrande, säger han.

Johan Wennborg håller med om vikten av information. I hans långsiktiga arbete mot fler och bättre anbud ingår vässade leverantörskontakter. Utöver det formella tilldelningsbeslutet kontaktas de anbudsgivare som inte blev utvalda för en genomgång av upphandlingens utfall.

– Att vi upphandlare är tillgängliga, både internt och för leverantörer, är också jätteviktigt eftersom vi har ett serviceyrke.

Att, när det är möjligt, dela upp upphandlingar för att locka även mindre företag är inskrivet i nya upphandlingslagstiftningen. Så sker också i Solna. I den städupphandling som nu pågår delas staden exempelvis i fyra områden.

Bra uppföljning är ett annat måste. Johan Wennborg föreslår, halvt på skämt och halvt på allvar, att LOU/LUF/LUK borde kompletteras med en lag om avtalsuppföljning. Koll på leveransen inger respekt, säger han:

– Goda leverantörsrelationer ger helt enkelt bättre affärer.