Jag har arbetat med upphandling i över 20 år och under den tiden måste jag ha läst tusentals förfrågningsunderlag. De skiljer sig åt på alla möjliga sätt, men en sak som i princip anges i vartenda förfrågningsunderlag är – trumvirvel – ”köparen förbinder sig inte att köpa vissa volymer från avtalet”.
Vilken effekt en sådan skrivning kan få på affären varierar. I vissa fall, undantagsvis skulle jag vilja påstå, spelar det ingen roll alls för leverantörens erbjudande att köp till viss omfattning inte utlovas. De lämnar samma anbud oavsett hur mycket eller lite som kommer att köpas från avtalet.
Andra gånger kan leverantören utgå från att den indikativa uppgift om tidigare års inköpsvolymer som nästan alltid anges i förfrågningsunderlag är en tillräcklig information för att kunna optimera sitt anbud. Har kommunen köpt toalettpapper för 100 000 kronor de tre föregående åren kommer de troligtvis göra det även kommande år.
I andra upphandlingar kan däremot oklara uppgifter om volymer innebära att leverantörer har svårt att optimera sina anbud. Det behöver inte begränsas till att de inte kan lämna bästa möjliga pris utan kan även påverka anbudet negativt i andra delar.
Kanske törs leverantören inte erbjuda snabb leverans eller korta inställelsetider då de inte törs hålla lager eller resurser i beredskap om efterfrågan blir låg. Kanske vill de inte erbjuda sina bästa konsulter då de väljer att prioritera dessa till kunder där de kommande leveranserna är säkrare.
Det kan naturligtvis vara svårt att som upphandlande myndighet lova någonting, om man verkligen är osäker på vad man kan hålla. Kanske törs ni inte lova hela föregående års volym, men ni kanske kan lova hälften av den och ge en något mer informativ beskrivning av vad som kommer att påverka hur mycket som kommer att köpas utöver det?
Information om när avrop förväntas göras eller vilka delar av ramavtalet som kommer att nyttjas mest gör det lättare för leverantörerna att lämna bra anbud.
Det finns även andra sätt att ge löften om leverans. Om ni sluter ramavtal kan ni exempelvis överväga hur lång den initiala avtalstiden ska vara i förhållande till förlängningar. För en leverantör innebär tre initiala år med möjlighet till ett förlängningsår ett större löfte än ett avtal som bara löper på två initiala år med möjlighet till ett plus ett års förlängning.
I det första fallet kan de kalkylera med tre säkra år och ett bonusår medan de i det andra fallet bara kan göra en säker kalkyl på två år. Naturligtvis kan det finnas andra skäl som talar emot en längre initial avtalsperiod. Exempelvis svårigheten att bli av med en dålig leverantör.
Det jag vill säga är: sätt inte avtalstiden slentrianmässigt utan gör ett medvetet val. Kanske kan rädslan för att inte bli av med en dålig leverantör vägas upp genom vassare hävningsgrunder.
Även hur många leverantörer som den upphandlande myndigheten avser att sluta ramavtal med påverkar affärens potential. Sluts ramavtal med förnyad konkurrensutsättning med fem leverantörer kan var och en av dessa utgå från att de kanske får 20 procent av alla köp. Ett ramavtal med tre leverantörer borde kunna ge en ”normalbra” leverantör drygt 30 procent av volymen.
För få ramavtalsleverantörer kan naturligtvis vara problematiskt, men även här, gör ett medvetet val.
Det här vara några exempel på ganska små justeringar som kan göra er till attraktivare kunder. Det finns naturligtvis många andra sätt att uppnå detta. Skärskåda därför såväl avtalet som förfrågningsunderlaget i övrigt för att se vilka justeringar ni kan göra i den aktuella upphandlingen.
Magnus Nilsson
Upphandlingskonsult, Peak Procurement
Vill du ställa frågor till Magnus Nilsson? Mejla info@inkopsradet.se
Oftast är problemet dålig köptrohet mot avtalet och det vet upphandlaren.
Handlar mycket om vilka beslut som finns om att avtalen ska användas.
Frågan är hur många otillåtna direktupphandlingar som görs.