Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Nyheter
    • Arbetsmarknad
      • Karriär
      • Lön
    • Bransch
      • IT
      • Livsmedel
      • Samhällsbyggnad
      • Transport
      • Utbildning
      • Vård & omsorg
      • Övriga tjänster
    • Hållbarhet
      • Miljökrav
      • Sociala krav
    • Innovation
    • Juridik
      • Avtal
      • Korruption
      • Lagstiftning
      • Upphandlingsavgift
      • Överprövning
    • Praktiskt
      • Metod
      • Upphandlingsstöd
      • Utvärderingsmodell
    • Samhälle
      • EU
      • Insyn
      • Konkurrens
      • Politik
    • Upphandling
      • Dialog
      • Direktupphandling
      • Förfrågningsunderlag
      • Ramavtal
      • Uppföljning
      • Anbud
  • Domstolskoll
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Vi som jobbar här
    • Integritetsspolicy

Öka din attraktion som köpare

ExpertkommentarJag hör rätt ofta leverantörer uttrycka sitt missnöje med att upphandlande myndigheter lovar för lite i sina upphandlingar. Inte sällan framförs kritik mot att det till exempel inte finns några utfästelser om köp till vissa volymer, skriver Inköpsrådets expert Magnus Nilsson.

| 2020-08-17
Magnus Nilsson är en av Inköpsrådets experter.

Jag har arbetat med upphandling i över 20 år och under den tiden måste jag ha läst tusentals förfrågningsunderlag. De skiljer sig åt på alla möjliga sätt, men en sak som i princip anges i vartenda förfrågningsunderlag är – trumvirvel – ”köparen förbinder sig inte att köpa vissa volymer från avtalet”.

Vilken effekt en sådan skrivning kan få på affären varierar. I vissa fall, undantagsvis skulle jag vilja påstå, spelar det ingen roll alls för leverantörens erbjudande att köp till viss omfattning inte utlovas. De lämnar samma anbud oavsett hur mycket eller lite som kommer att köpas från avtalet.

Andra gånger kan leverantören utgå från att den indikativa uppgift om tidigare års inköpsvolymer som nästan alltid anges i förfrågningsunderlag är en tillräcklig information för att kunna optimera sitt anbud. Har kommunen köpt toalettpapper för 100 000 kronor de tre föregående åren kommer de troligtvis göra det även kommande år.

I andra upphandlingar kan däremot oklara uppgifter om volymer innebära att leverantörer har svårt att optimera sina anbud. Det behöver inte begränsas till att de inte kan lämna bästa möjliga pris utan kan även påverka anbudet negativt i andra delar.

Kanske törs leverantören inte erbjuda snabb leverans eller korta inställelsetider då de inte törs hålla lager eller resurser i beredskap om efterfrågan blir låg. Kanske vill de inte erbjuda sina bästa konsulter då de väljer att prioritera dessa till kunder där de kommande leveranserna är säkrare.

Det kan naturligtvis vara svårt att som upphandlande myndighet lova någonting, om man verkligen är osäker på vad man kan hålla. Kanske törs ni inte lova hela föregående års volym, men ni kanske kan lova hälften av den och ge en något mer informativ beskrivning av vad som kommer att påverka hur mycket som kommer att köpas utöver det?

Information om när avrop förväntas göras eller vilka delar av ramavtalet som kommer att nyttjas mest gör det lättare för leverantörerna att lämna bra anbud.

Det finns även andra sätt att ge löften om leverans. Om ni sluter ramavtal kan ni exempelvis överväga hur lång den initiala avtalstiden ska vara i förhållande till förlängningar.  För en leverantör innebär tre initiala år med möjlighet till ett förlängningsår ett större löfte än ett avtal som bara löper på två initiala år med möjlighet till ett plus ett års förlängning.

I det första fallet kan de kalkylera med tre säkra år och ett bonusår medan de i det andra fallet bara kan göra en säker kalkyl på två år. Naturligtvis kan det finnas andra skäl som talar emot en längre initial avtalsperiod. Exempelvis svårigheten att bli av med en dålig leverantör.

Det jag vill säga är: sätt inte avtalstiden slentrianmässigt utan gör ett medvetet val. Kanske kan rädslan för att inte bli av med en dålig leverantör vägas upp genom vassare hävningsgrunder.

Även hur många leverantörer som den upphandlande myndigheten avser att sluta ramavtal med påverkar affärens potential. Sluts ramavtal med förnyad konkurrensutsättning med fem leverantörer kan var och en av dessa utgå från att de kanske får 20 procent av alla köp. Ett ramavtal med tre leverantörer borde kunna ge en ”normalbra” leverantör drygt 30 procent av volymen.

För få ramavtalsleverantörer kan naturligtvis vara problematiskt, men även här, gör ett medvetet val.

Det här vara några exempel på ganska små justeringar som kan göra er till attraktivare kunder. Det finns naturligtvis många andra sätt att uppnå detta. Skärskåda därför såväl avtalet som förfrågningsunderlaget i övrigt för att se vilka justeringar ni kan göra i den aktuella upphandlingen.

Magnus Nilsson
Upphandlingskonsult, Peak Procurement

Vill du ställa frågor till Magnus Nilsson? Mejla info@inkopsradet.se

Annons

Vill du bli en fena på att formulera avtal?
Den populära utbildningen Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF reder ut komplexiteten i att skriva och hantera avtal.
Läs mer här!

Läs mer: AvtalExpertkommentarFörfrågningsunderlagRamavtal

Magnus Nilsson

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

En kommentar på “Öka din attraktion som köpare”

  1. Po skriver:
    2020-08-17 kl. 13:21

    Oftast är problemet dålig köptrohet mot avtalet och det vet upphandlaren.
    Handlar mycket om vilka beslut som finns om att avtalen ska användas.
    Frågan är hur många otillåtna direktupphandlingar som görs.

    Svara

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Magnus Nilsson

Magnus Nilsson
Magnus Nilsson är upphandlingskonsult med mer än 20-års branscherfarenhet. Han bistår i alla delar av upphandlingsarbetet. Han genomför upphandlingar, håller utbildningar och utvecklar upphandlingsorganisationen.

Lediga jobb

Upphandlare till Upphandlingsbyrån, Umeå kommun

  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Pernilla Norman

Kursen gör SUA begripligt/

Anna David, upphandlare vid Jönköping Energi, rekommenderar alla som upphandlar något skyddsvärt att gå utbildningen Säkerhetsskyddad upphandling:
– Kursen är jättebra, pedagogisk, lätt att förstå och följa, säger Anna David.

Håll dig informerad

Prenumerera på Inköpsrådets kostnadsfria nyhetsbrev.

Prenumerera, v2
Specialområde
Sending

Senaste inläggen

Vi bör alla bli lite mer brittiskaVi bör alla bli lite mer brittiska
Föreslår att kinesiskt anbud förkastasFöreslår att kinesiskt anbud förkastas
Ett steg fram — 22 steg tillbakaEtt steg fram — 22 steg tillbaka
Så fixade hon jätteupphandlingenSå fixade hon jätteupphandlingen
Polisens ändringar var inte tillåtnaPolisens ändringar var inte tillåtna
Miljömärkning för att nå en giftfri miljöMiljömärkning för att nå en giftfri miljö
Rivstartade nytt avtal med mässaRivstartade nytt avtal med mässa
Tillsynsbeslut gick inte att överklagaTillsynsbeslut gick inte att överklaga
ANNONS FRÅN AFF

Kan vi byta leverantör för tjänst som betalas per timme?

Som fastighetsägare kan du skriva avtal med leverantörer med både fast eller rörlig ersättning. Men får du byta leverantör av en tjänst om det betalas rörligt, alltså per timme eller per kvadratmeter? Vad säger Aff?

Nytt från Upphandling24

  • Ser slutet på speciellt halvår
  • ”Krafttag” mot regelbrott
  • Trio lyfter kategoristyrning
  • Efter kor kommer hönor
  • Kräver bättre uppföljning
  • Ydre i topp
  • Hård kritik mot Göteborgsbolag

Senaste inläggen

  • Vi bör alla bli lite mer brittiska
  • Föreslår att kinesiskt anbud förkastas
  • Ett steg fram — 22 steg tillbaka
  • Så fixade hon jätteupphandlingen
  • Polisens ändringar var inte tillåtna
  • Miljömärkning för att nå en giftfri miljö
  • Rivstartade nytt avtal med mässa
  • Tillsynsbeslut gick inte att överklaga
  • Rättspraxis i praktiken
  • Ramavtal – inte auktorisationssystem
  • Det finns en trygghet i gamla hjulspår
  • Avtal med SKR:s dotterbolag ogiltigt
  • Överprövning tar fortfarande lång tid
  • Snåriga säkerhetskrav styr upphandling
  • Samspel bakom avtalade sommarjobb

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Anbudsutvärdering | 18 oktober
  • Agil upphandling | 19 oktober
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 25-26 oktober
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 9 november
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | 14 november
  • Få fart på er avtals­förvaltning | 15 november
  • Förhandling som redskap inom offentlig upphandling | 16 november
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 22-23 november
  • Leda upphandlingar effektivt | 30 november
  • LOU på två dagar | 6-7 december
  • Ramavtal – fördjupningskurs | Hösten 2023
  • Hållbar upphandling | Hösten 2023