Ta kontroll över uppföljningen

Räcker det med att vi har tydliga mål med upphandlingen som är kopplade till verksamhetsmålen, bra samverkan med våra leverantörer och en effektiv intern organisation? Wow, det låter toppen! Men vi kommer ändå inte ända fram. Vi behöver ta ett steg till och följa upp våra avtal och leveranser och konstatera att besparingen är realiserad eller att vi fick det ökade värdet vi önskade. Helt enkelt få visshet om att det vi gör leder till önskad nytta.

Hinner inte med

Det jag hör när jag pratar med inköpskollegor runt om i Sverige är att när vi har för mycket att göra på inköpsenheten, är det uppföljningen som får stryka på foten. Tyvärr är det så rätt ofta, att vi har tidsbrist. Då går man ofta tillbaka till att agera som en avtalsfabrik.

Hur ska vi kunna ta kontrollen när leverantören sköter uppföljningen?

När vi inte har utrymme för avtalsförvaltning och uppföljning är det nära till hands att vi litar för mycket på våra leverantörer, eller till och med ”sitter i knät” på dem. Hur ska vi kunna ta kontrollen när leverantören sköter uppföljningen åt oss? Jag har varit i en sådan situation. Vi hade inte tillgång till leverantörens uppföljningssystem och hade inget eget, så vi hade ingenting att sätta emot när leverantören kom med sin statistik. Tack vare påtryckningar och krav i nästkommande upphandling fick vi tillgång till statistiken. Det är först då, när vi har kontroll, som vi kan möta upp leverantören och vara med och styra utvecklingen. Tack och lov är situationen en helt annan nu. Med större marknads- och områdeskännedom och bättre leverantörsstyrning är vi en bättre motpart till vår leverantör. Nu kan vi utveckla leveransen tillsammans och även mäta nyttan/besparingen.

Aktiv avtalsförvaltning

Inom projektarbete är det en självklarhet att klargöra nyttorna med projektet innan det startas och sedan löpande efter projektets avslut följa upp dessa. Vi behöver göra likadant inom offentligt inköp. Jag anser att vi behöver gå hela vägen för att säkerställa att vi använder skattepengarna på bästa sätt. Vi behöver skapa utrymme för att arbeta aktivt med avtalsförvaltning, följa upp leveransen och effektmålen som är kopplade till verksamhetsmålen.

Inom Lantmäteriets IT-enhet har vi startat en pilot för att säkerställa att vi får ut önskat värde av våra inköp. Pilotområdet är leverans av externa IT-tjänster. Tidigare var funktionscheferna avtalsansvariga och leveransteamen hade ansvar för leveransen. I piloten utbildade vi ett antal avtalsansvariga som sitter i leveransteamen. De har kontroll över både leverans och avtal, vilket är en nödvändighet för att effektivt kunna styra och följa upp.

Viktiga verktyg

Vi höll en omfattande intern utbildning förra våren, bland annat inom leverantörsstyrning, inköp, avtal, avtalsuppföljning och -förvaltning samt hur man skriver en tjänstespecifikation för att de skulle ha en bra grund att stå på. Under hösten överlämnades de pågående avtalen till respektive avtalsansvarig. I år är vi igång med arbetet att aktivt säkerställa nyttan med avtalen. Två viktiga verktyg är samverkansmodellen och modellen för avtalsförvaltning. Uppföljningen kommer att göras med hjälp av NKI-mätningar, uppföljning av leveransen, avtalsvillkoren samt leverantörssamverkan. Det ska bli riktigt spännande att göra uppföljningen av piloten i höst.

Detta är del fyra i en serie om fem delar om leverantörsstyrning. Samtliga delar hittar du här:

Del 1: En bra början
Del 2: Praktiska råd 
Del 3: Bättre affärer med bra relationer
Del 4: Ta kontroll över uppföljningen
Del 5:  Så ger inköp ökad verksamhetsnytta