Att arbeta med leverantörsstyrning är ett sätt att se till att vi får ut mesta nyttan av våra skattepengar. Så länge vi gör någonting för att förbättra leverantörsstyrningen blir resultatet bättre än om vi inte gör någonting.
Vilka aktiviteter ska vi lägga tid och resurser på? Det beror såklart på hur mycket vi redan har gjort inom detta område.
Det finns någon form av hygiennivå. En upphandlingschef i en kommun sa till mig en gång att om de skulle sätta en person på att kvalitetsgranska alla fakturorna (att fakturorna stämmer överens med gjorda beställningar och avtalade priser) hade de på nolltid tjänat in den medarbetarens lönekostnader.
Har man inte möjlighet att anställa, trots ett vinnande business case, är e-handelssystemet en lösning. När vi använder e-handelssystemen fullt ut kommer vi att få detta på köpet. Dock kommer det nog att dröja många år innan vi har alla våra leverantörer i systemet.
Att ha koll på sina avtal hör också till de första saker som bör hanteras. Det behöver inte vara krångligt att skapa sig denna överblick. Saknas tillgång till en avtalsdatabas, även om de flesta upphandlingssystem har en sådan, funkar Excel.
Med en aktuell avtalsöversikt kommer vi ganska långt. Vi kan säga upp avtalen i tid, starta nya upphandlingar i tid, och undvika otillåtna direktupphandlingar (otillåtna förlängningar).
Tar vi detta ett steg längre och pratar avtalsförvaltning kan vi göra även det mer eller mindre avancerat. Önskeläget är att ha en ansvarig avtalsförvaltare som har full koll på innehållet i avtalet, leveransen och leverantörsrelationen, samt styr efter detta.
En aktivitet som kräver en större insats, men som ger frukt tämligen omgående, är att beräkna sin spend. Spend är våra kostnader för gjorda inköp, fördelade på produktkategorier. Där kan vi se organisationens köpmönster: hur mycket man köper, vem som köper, vilka våra största leverantörer är samt se hur lång leverantörssvansen är, det vill säga alla leverantörer med små värden.
Att analysera spenden ger underlag till beslut som konsolidering av avtal, nya upphandlingar och val av strategiska leverantörer. Spenden är en av grunderna i kategoristyrt inköpsarbete.
Hur är det då med relationerna med leverantören samt leverantörsutvecklingen? Det har länge varit ett tabuområde för oss inom den offentliga sfären.
Vi har varit alltför försiktiga med att träffa våra leverantörer för att undvika risker som att bryta mot principerna likabehandling och diskriminering. Tack och lov håller detta på att förändras.
Att ge leverantörerna möjlighet att bidra med sitt kunnande och ta bättre kontroll över leveransen – i och med att vi sitter i förarsätet – är två områden där vi kan skapa värde för våra verksamheter. Leverantörsrelationer och leverantörsutveckling kommer jag att utveckla i nästa inlägg.
När vi tränger djupare och blir mer specifika finns en olöst utmaning – i alla fall för mig. Hur kan vi styra valet av leverantörer? Vi har mest fokus på leverantörsstyrning när vi har en leverantör att styra, alltså när vi har ett avtal och en avtalad leverans.
Backar vi lite i processen, till när vi skriver vårt förfrågningsunderlag, önskar jag att vi kunde göra mer i kvalificeringskraven än vad som idag är tillåtet. Det jag tänker på är när vi ska upphandla ett partnerskap, när det handlar om en strategiskt viktig leverans.
Då skulle jag vilja ställa krav som leder till att vi får en leverantör som ”passar” oss – för att säkra att leverantörens företagskultur matchar vår företagskultur och att de förstår våra utmaningar. En möjlighet jag har provtryckt med jurist är att föra in det under krav på leverantörens yrkeskunnande och använda kap 11 kap 13 § i LOU.
Hur kan jag säkerställa att den leverantör som jag kommer att teckna avtal med fungerar som partner? Ett fyra år långt avtal med en leverantör som inte förstår oss och våra utmaningar. Det är katastrof!
Har du en framkomlig väg? Hör i så fall av dig! Just nu står jag och trampar vatten i denna fråga.
Visst är det spännande? Så många möjligheter att göra förbättringar. Vår utmaning är att vi oftast har för lite tid och resurser för att aktivt arbeta med leverantörsstyrning.
Som möjlighet att få stöd kan jag nämna att Upphandlingsmyndigheten håller på att skriva två vägledningar inom detta område. I mars-april ska de publicera en vägledning för avtalsförvaltning. Senare i år kommer vägledningen för hur vi kan arbeta med spenden.
Detta är del två i en serie om fem delar om leverantörsstyrning. Samtliga delar hittar du här:
Del 1: En bra början
Del 2: Praktiska råd
Del 3: Bättre affärer med bra relationer
Del 4: Ta kontroll över uppföljningen
Del 5: Så ger inköp ökad verksamhetsnytta